Frågor och svar

Endast generella frågor anges under denna rubrik eftersom specifika frågor redovisas under respektive ramavtalsområde. Svaren anges direkt under respektive fråga.

  • Vad gör jag om inga avropssvar inkommer?
    Svar:

    Myndigheten bör i första hand se över om avropsförfrågan på något sätt brister och i så fall hur den kan utformas för att få svar. Om myndigheten inte kan konstatera några brister bör Statens inköpscentral kontaktas för stöd i ärendet. Att inga avropssvar inkommit utgör inte skäl att direktupphandla eller övergå till förhandlat förfarande utan föregående annonsering.

  • Får en förnyad konkurrensutsättning avbrytas?
    Svar:

    Ja, en förnyad konkurrensutsättning får avbrytas. Dock krävs sakliga skäl. Ett avbrytandebeslut kan, liksom tilldelningsbeslut, bli föremål för överprövning. Exempel på sakliga skäl för avbrytande kan vara att endast ett svar inkommit, att avropssvaren överskrider budgeten för föremålet för avropet eller att det i efterhand visar sig vara omöjligt att fastställa lägsta pris.

  • Får ett tilldelningsbeslut återkallas?
    Svar:

    Ja, ett tilldelningsbeslut utgör inte ett positivt förvaltningsbeslut enligt förvaltningslagen och kan därför återkallas och ändras. Det nya tilldelningsbeslutet kan dock bli föremål för överprövning. Uppmärksamma att ett tilldelningsbeslut i vissa fall kan ses som en civilrättsligt bindande accept av leverantörens anbud.

  • Om det efter genomförd RFI (Request for information)/marknadsundersökning visar sig att inte alla ramavtalsleverantörer kan erbjuda efterfrågad produkt, måste jag ändå ställa avropsförfrågan till alla leverantörer?
    Svar:

    Enligt LOU ska en avropsförfrågan skickas till samtliga leverantörer som är i stånd att leverera den efterfrågade varan eller tjänsten. Om en leverantör skulle ansöka om överprövning har myndigheten bevisbördan för att leverantören inte kunnat leverera. Uppmärksamma att i de flesta statliga ramavtalen krävs det att avropsförfrågan skickas oavsett vad som framkommit vid en RFI.

  • Vi vill lägga till nya tilldelningskriterier i avropsförfrågan i den förnyade konkurrensutsättningen - får vi det?
    Svar:

    Det framgår av ramavtalet vilka tilldelningskriterier som får användas vid den förnyade konkurrensutsättningen.

  • Vårt kontrakt håller på att löpa ut och den pågående upphandlingen är överprövad. Kan vi förlänga vårt kontrakt?
    Svar:

    Ja, förutsatt att det finns en förlängningsoption i kontraktet, annars nej. En överprövning i sig utgör inte skäl att förlänga ett kontrakt.

  • När får man frångå en rangordning?
    Svar:

    I respektive ramavtal anges när rangordningen kan frångås.  Ett exempel på när rangordning vanligtvis får frångås är vid s.k. ersättningsköp dvs. när myndigheten pga. avtalsbrott hävt eller sagt upp kontrakt och ska teckna nytt kontrakt för samma behov, då tillfrågas nästa leverantör i rangordningen. Vid nytt behov ska dock rangordningen åter följas som vanligt.

  • Får man förhandla i samband med ett avrop?
    Svar:

    Som huvudregel får man inte förhandla i samband med avrop. Förhandling kan dock vara möjligt förutsatt att ramavtalet har upphandlats med ett förhandlat förfarandet och ramavtalet tillåter förhandling.  Observera att man aldrig får förändra villkoren i ett ramavtal på ett väsentligt sätt.

  • Får min organisation använda ramavtalen?
    Svar:

    Ramavtalen som Statens inköpscentral upphandlar ska användas för avrop av statliga myndigheter under regeringen samt andra offentligt styrda organ som lämnat bekräftelse på att vara avropsberättigad på ett ramavtal. På IT- och telefoniområden har även kommuner och landsting som lämnat bekräftelse rätt att avropa från aktuellt ramavtal.

    Myndigheter under regeringen deltar med stöd av förordning (1998:796) om statlig inköpssamordning. Landsting och kommuner samt myndigheter under riksdagen och andra offentligt styrda organ deltar med stöd av den bekräftelse  de lämnat  till Statens inköpscentral.

    Statens inköpscentrals ramavtal innehåller alltid en förteckning över vilka som är avropsberättigade.

    Statens inköpscentral genomför upphandlingen, fattar samtliga beslut och tecknar ramavtal samt förvaltar dessa. Statens inköpscentral ansvarar för att upphandlingen genomförs i enlighet med gällande upphandlingsregler och är motpart vid en eventuell domstolsprövning. Avropsberättigad ansvarar för att avrop och tilldelning av kontrakt sker i enlighet med ramavtalet och upphandlingslagstiftningen. Det är avropsberättigad som fattar tilldelningsbeslut i det enskilda avropet samt blir motpart vid en eventuell domstolsprövning gällande avropet.

  • Är vår myndighet skyldig att använda ramavtalen som tecknats inom ramen för den statliga inköpssamordningen och kan avsteg från ramavtalen göras?
    Svar:

    Som huvudregel ska myndigheter under regeringen använda de statliga ramavtalen, detta framgår av 2 § förordning (1998:796) om statlig inköpssamordning.

    Enligt 3 § samma förordning har myndigheter under regeringen möjlighet att göra avsteg från de statliga ramavtalen om de finner att en annan form av avtal sammantaget är bättre.

    I enlighet med 4 § i förordningen om statlig inköpssamordning ska myndigheter under regeringen anmäla avsteg till Statens inköpscentral. Formulär för avstegsanmälan finns på www.avropa.se.

  • Om en återförsäljare är partner till flera ramavtalsleverantörer, kan man då skriva ett enda leveransavtal som avser avrop från fler än ett ramavtal?
    Svar:

    Nej, det är inte möjligt.

  • Vad är frivillig avtalsspärr?
    Svar:

    Avtalsspärr är en period under vilken kontrakt inte får ingås. Avtalsspärr gäller i minst tio dagar från det att underrättelsen om tilldelningsbeslut skickats med ett elektroniskt medel, såsom exempelvis e-post eller telefax. Om tilldelningsbeslut meddelas på ett annat sätt, såsom till exempel vanligt brev gäller avtalsspärren i minst 15 dagar. En upphandlande myndighet kan välja att tillämpa en längre avtalsspärr men aldrig en kortare än minimum 10 eller 15 dagar efter att tilldelningsbeslut skickats.

    Vid avrop från ett ramavtal med förnyad konkurrensutsättning kan den avropande myndigheten välja att teckna kontrakt direkt efter fattat tilldelningsbeslut. Om myndigheten däremot önskar undvika en ogiltighetstalan av kontraktet i framtiden kan myndigheten välja att iaktta den frivilliga avtalsspärren. Om myndigheten väljer att beakta en avtalsspärr ska det framgå uttryckligen i tilldelningsbeslutet samt när myndigheten tidigast kommer att teckna kontrakt.

    Tilldelningsbeslutet ska kommuniceras till de leverantörer som lämnat avropssvar men bör kommuniceras med samtliga ramavtalsleverantörer.

  • Hur genomförs ett avrop från ramavtal med förnyad konkurrensutsättning?
    Svar:

    Av respektive ramavtal med förnyad konkurrensutsättning framgår det hur den förnyade konkurrensutsättningen ska gå till. Vanligtvis skickar myndigheten en avropsförfrågan, dvs. en skriftlig inbjudan till ramavtalsleverantörerna att lämna anbud i enlighet med de villkor som angetts i ramavtalet. Myndigheten får i avropet precisera och komplettera villkor i enlighet med vad som framgår enligt ramavtalet. Myndigheten ska ange tidpunkt för när avropssvaret ska vara ingivet och denna tidsfrist ska vara tillräcklig (skälig) med hänsyn tagen till avropets art och omfattning.

    Tänk på följande vid avrop från ramavtal med förnyad konkurrensutsättning:

    ◦ det råder absolutsekretess för anbuden (19 kap. 3 § Offentlighets- och sekretesslagen)

    ◦ om tilldelningsbeslut fattas ska det kommuniceras med alla som svarat på avropet.

    ◦ om den frivilliga avtalsspärren ska tillämpas (16 kap. 15 § LOU)

    ◦ om den sista dagen för avtalsspärr inträffar på en lördag, söndag eller annan helgdag gäller den s.k. söndagsregeln enligt lag (1930:173) om beräkning av lagstadgad tid.

     

  • Hur genomförs ett avrop från ramavtal med rangordning
    Svar:

    Vid avrop från ramavtal med rangordning, ska den avropsberättigade först kontakta den ramavtalsleverantör som har plats nummer ett i rangordningen. Om nummer ett inte kan leverera enligt ramavtalet ska nästa leverantör i rangordningen kontaktas dvs. nummer två osv. Det framgår av ramavtalet om och när rangordningen kan frångås.

    Vid avrop från ett rangordnat ramavtal tecknas kontrakt direkt. Myndigheten behöver därmed inte beakta en avtalsspärr. Det finns enligt LOU ingen skyldighet för myndigheten att informera övriga leverantörer på ramavtalet om att kontrakt har tecknats.

  • Varför är ramavtalen olika?
    Svar:

    Alla ramavtal är olika. Varje ramavtal utformas efter de behov som har identifierats under upphandlingens förstudie, exempelvis vilka krav som ska ställas på leverantören och upphandlingsföremålet eller hur lång löptid ramavtalet ska ha. Vidare är vissa ramavtal upphandlade under olika lagar och tidpunkter vilket också kan ha påverkat deras utformning. För att få en korrekt bild av ett specifikt ramavtal ta del av den dokumentation som finns publicerad på avropa.se under respektive ramavtal.

  • Hur blir man leverantör på ett ramavtal?
    Svar:

    För att bli ramavtalsleverantör på Statens inköpscentrals ramavtal måste man delta i våra ramavtalsupphandlingar.

    Specifik information om planerade och pågående förstudier/upphandlingar finner du på avropa.se/Upphandlingar.

    Generell information om hur man blir leverantör till offentlig förvaltning finner du på Upphandlingsmyndighetens webbplats.

     

  • Vad är den engelska översättningen av ramavtal och avrop?
    Svar:

    Ramavtal motsvaras av två begrepp på engelska, "framework agreement" vilket avser ramavtal med förnyad konkurrensutsättning och "framework contract" som avser ramavtal med samtliga villkor fastställda (rangordnade ramavtal).

    I de engelska versionerna av nuvarande upphandlingsdirektiv, 2014/24/EU och 2014/25/EU används  enbart begreppet "framework agreement", men avser omfatta båda  ramavtalstyperna som beskrivits ovan.

    Begreppet "avrop" finns vare sig i den svenska lagstiftningen eller i upphandlingsdirektiven. I direktiven talas det om "contracts" (se artikel 33 i det klassiska direktivet). I dagligt tal förekommer även begreppet "call-off" för att beteckna avrop.

    Begreppet "förnyad konkurrensutsättning" motsvaras av "reopening competition" i direktiv 2014/24/EU. Även begreppet ”mini competition” förekommer.