E-handel

Förordning

Statliga myndigheter ska, enligt regeringens förordning om myndigheternas elektroniska informationsutbyte, kunna hantera sina beställningar av varor och tjänster elektroniskt från år 2014. Ekonomistyrningsverket (ESV) har i uppdrag att ta fram föreskrifter om standarder och andra krav.

Enligt ESV:s förslag ska elektroniska meddelanden, till exempel elektroniska beställningar och fakturor, följa rekommendation från SFTI (Single Face To Industry). SFTI omfattar specifikationer för elektroniska meddelanden och affärsprocesser med olika grad av integration mellan parterna.

Krav på e-handel vid Statens inköpscentrals upphandlingar

Förordningen innebär att vi ställer krav på e-handel i våra upphandlingar. Förutsättningarna för att tillämpa e-handel varierar mycket mellan olika ramavtalsområden och branscher. Därför utreder vi förutsättningarna inför varje upphandling i samband med den förberedande förstudien där både leverantörer och myndigheter blir involverade. Detta för att få en bild över hur och i vilken omfattning e-handel tillämpas inom ramavtalsområdet och vilka krav på e-handel som är rimliga att ställa. I vår kravställning kommer vi att följa SFTI:s rekommendationer

För ramavtalsområden där e-handel är vanligt förekommande, till exempel förbrukningsvaror av olika slag, finns det flera SFTI-standarder som är lämpliga och som går att hänvisa till. För ramavtalsområden där e-handel är mindre förekommande, till exempel för olika typer av tjänster, finns det sällan någon SFTI-standard som går att hänvisa till direkt. Då är det istället möjligt att hänvisa till en så kallad ”förenklad e-handel” som innebär att beställningar skickas som vanliga e-postmeddelanden eller att myndigheter kan tillhandahålla en leverantörsportal för sina leverantörer. Med leverantörsportal menas en webbaserad portal som är ansluten till en avropande organisations e-handelssystem och till vilken leverantörer kan logga in för att ta emot order samt skicka kataloger, ordererkännanden och fakturor.

Statens inköpscentral kommer i de flesta fall att ställa krav på e-faktura.

Det finns myndigheter som inte tillämpar e-handel och inte heller kommer att göra det framöver. Därför kan Statens inköpscentral inte ställa krav på att beställningar/avrop enbart ska göras via e-handelssystem utan det måste alltid finnas flera alternativa sätt.

Krav på e-handel vid avrop från Statens inköpscentrals ramavtal

Myndigheter som gör avrop på ramavtal i förnyad konkurrensutsättning har möjlighet att precisera kravet på e-handel i sina avrop. SFTI:s handledning för kravställning på e-handel vid upphandling kan ge stöd för detta.

Myndigheter som vill ansluta ramavtalsleverantörer till e-handel meddelar detta i samband med avropstillfället och anger då de tekniska förutsättningarna och vilken SFTI-standard de vill tillämpa. Ramavtalsleverantörer ska normalt kunna tillhandahålla prisbilagor i ett eller flera av SFTI:s katalogformat. Myndigheter som föredrar att ansluta ramavtalsleverantörer till förenklad e-handel och därmed inte vill använda något av SFTI:s katalogformat kan komma överens med ramavtalsleverantörer om att använda något annat katalogformat, exempelvis Excel.

Prisbilagor på avropa.se

När ramavtal har en rangordnad avropsordning och avtalade priser publiceras prisbilagorna på avropa.se. För att underlätta för e-handel har Statens inköpscentral publicerat versioner i Excelformat för de flesta av dessa prisbilagor. I de fall det inte finns någon prisbilaga i Excelformat publicerad kan myndigheter ta kontakt med aktuell ramavtalsförvaltare som då skickar ut en sådan på begäran. Vi kommer även att arbeta för att ta fram en mer standardiserad mall för prisbilaga/varukorg så att prisbilagorna blir mer enhetliga för alla ramavtal framöver.

Vill du veta mer?

Vid frågor om Statens inköpscentrals arbete med e-handel, var vänlig kontakta Ulla Karin Josefsson, ramavtalsförvaltare, ulla.karin.josefsson@kammarkollegiet.se