Hur arbetar vi med e-handel?

Förstudie

Statens inköpscentral ställer krav på e-handel i alla upphandlingar. Förutsättningarna för att tillämpa e-handel varierar dock mycket mellan olika ramavtalsområden och branscher. Inför varje upphandling utreds därför förutsättningarna för e-handel. Detta görs i samband med upphandlingens förstudie där både leverantörer och myndigheter blir involverade. I förstudierapporten visas sedan kortfattat i vilken omfattning e-handel tillämpas och/eller önskas tillämpas i det nya ramavtalet.

Upphandling

Vi följer SFTI:s rekommendationer om hur man kravställer på e-handel vid upphandling av varor och tjänster. För ramavtalsområden där e-handel är vanligt förekommande, till exempel förbrukningsvaror av olika slag, finns det lämpliga SFTI-standarder som går att hänvisa till. För ramavtalsområden där e-handel är mindre förekommande, till exempel för olika typer av tjänster, finns det sällan någon SFTI-standard som går att hänvisa till direkt. Då är det istället möjligt att hänvisa till en så kallad ”förenklad e-handel” som innebär att beställningar skickas som vanliga e-postmeddelanden från kundens e-handelssystem eller att myndigheter kan tillhandahålla en leverantörsportal för sina leverantörer. Med leverantörsportal menas en webbaserad portal som är ansluten till en avropande organisations e-handelssystem och till vilken leverantörer kan logga in för att ta emot order samt skicka kataloger, ordererkännanden och fakturor.

Vi ställer dock alltid krav på e-faktura.

Det finns myndigheter som inte tillämpar e-handel och inte heller kommer att göra det framöver. Därför kan vi inte ställa krav på att beställningar/avrop enbart ska göras via e-handelssystem utan det måste alltid finnas alternativa sätt.

Krav på e-handel kan ställas på olika sätt beroende på hur avgörande e-handeln är för det aktuella ramavtalsområdet. Krav kan ställas som obligatoriska krav eller tilldelningskriterier i upphandlingsunderlaget. Det går också att lägga e-handelskraven som särskilda kontraktsvillkor eller i ett ramavtals kravkatalog.    

Förvaltning

I vår process för avtalsförvaltning ingår det att följa upp de krav som ställts i upphandlingen. Det görs en riskklassning och prioritering av alla krav som ligger till grund för uppföljningsplanen. Beroende på hur prioriterat e-handelskraven är i aktuellt ramavtal görs t.ex. kontroller om leverantören har anslutits sig till e-handel för de myndigheter som önskar det eller om leverantören stödjer de SFTI-standarder som accepterats i anbudet. Det kan också bli aktuellt att begära in statistik över i vilken utsträckning leverantörer skickar e-fakturor. 

Pågående projekt och aktiviteter

Ramavtalsleverantörer ska normalt kunna tillhandahålla prisbilagor i ett eller flera av SFTI:s katalogformat. Myndigheter som föredrar att ansluta ramavtalsleverantörer till förenklad e-handel och därmed inte vill använda något av SFTI:s katalogformat kan komma överens med ramavtalsleverantörer om att använda något annat katalogformat, exempelvis Excel.

För vissa ramavtal med rangordnad avropsordning finns prisbilagor publicerade på avropa.se. För att underlätta för e-handel har SFTI bildat en arbetsgrupp för att ta fram en standardiserad Excelmall för prisbilaga/varukorg som enkelt ska kunna omvandlas till Svekatalogformat. Vi medverkar i denna arbetsgrupp. 

Ramavtal för e-handelstjänst

Sedan januari 2018 har vi tagit över ansvaret för upphandling och förvaltning av de statliga ramavtalen för e-handelstjänst. Detta ger oss ytterligare möjligheter att utveckla fokusområdet.

Beaktande av e-handel vid avrop

Myndigheter som vill ansluta ramavtalsleverantörer till e-handel meddelar detta i samband med avropstillfället och anger då de tekniska förutsättningarna och vilken SFTI-standard de vill tillämpa. Myndigheter som gör avrop på ramavtal i förnyad konkurrensutsättning har möjlighet att precisera kravet på e-handel i sina avrop. SFTI:s handledning för kravställning på e-handel vid upphandling kan ge stöd för detta.

Samverkan med andra organisationer

Inom området e-handel samverkar vi med följande myndigheter och organisationer:

  • SFTI via beredningsgrupp och olika arbetsgrupper
  • Ekonomistyrningsverket (ESV) avseende utveckling av e-handel inom staten
  • Statens servicecenter (SSC) avseende ramavtalens möjlighet att anpassas till e-handel