Vad innebär e-handel?

Definition av e-handel

Med elektronisk handel menas ett sätt att skapa en effektiv inköpsprocess med IT som stöd. Elektronisk affärskommunikation ersätter den pappersbaserade kommunikationen.

E-handel innebär att genom IT-stöd, avtal, leverantörer och priser med mera blir lättillgängliga för de som ska beställa varor och tjänster, därför att avrop/beställningar och fakturahanteringen kan ske elektroniskt. E-handel enligt denna definition förutsätter att köparen hanterar sin elektroniska affärskommunikation via sitt e-handelssystem. Att en enskild handläggare inom köparens organisation gör inköp i en leverantörs webbshop via ett individuellt inloggningskonto betraktas inte som e-handel.  

E-handel brukar innefatta att leverantören skickar en elektronisk katalog (produkt- och prislista), baserad på ingånget avtal, till köparen. Den utgör grund för att lägga beställningar. Ett alternativ till att skicka katalog är att köparen ansluter sitt e-handelssystem till leverantörens befintliga webbshop (s.k. punch out). 

Efter att en beställning sänts till leverantören erhålls en mottagningsbekräftelse att ordern kommit fram eller en orderbekräftelse att varorna kan levereras. Efter den fysiska leveransen sänds en elektronisk faktura. Den kan automatiskt stämmas av mot beställningen. E-handel innebär ett nytt arbetssätt på så sätt att en attest oftast läggs redan vid beställningstillfället. Vid mottagning av varor görs en inleverans notering i e-handelssystemet. Om fakturan överensstämmer med beställningen kan fakturan attesteras automatiskt.

E-handel är från början utvecklad att användas för beställning av varor men under senare år har funktionaliteten utvecklats till att även fungera för beställning av tjänster. För beställning av tjänster kan en förenklad variant av e-handel tillämpas med särskilda formulär där den vara eller tjänst som ska beställas kan beskrivas i fritext.

Styrande dokument

Förordning om myndigheternas elektroniska informationsutbyte

Statliga myndigheter ska, enligt regeringens förordning om myndigheternas elektroniska informationsutbyte, kunna hantera sina beställningar av varor och tjänster elektroniskt från år 2014. Ekonomistyrningsverket (ESV) har i uppdrag att ta fram föreskrifter om standarder och andra krav.

Enligt ESV:s förslag ska elektroniska meddelanden, till exempel elektroniska beställningar och fakturor, följa rekommendation från SFTI (Single Face To Industry). SFTI omfattar specifikationer för elektroniska meddelanden och affärsprocesser med olika grad av integration mellan parterna.

Nationella upphandlingsstrategin

Enligt punkt 2 i Nationella upphandlingsstrategin ska användningen av befintliga och nya elektroniska verktyg öka för att utveckla, effektivisera och kvalitetssäkra den offentliga upphandlingen och den efterföljande beställningsprocessen. De statliga myndigheterna behöver föregå med gott exempel. En ökad användning av elektroniska verktyg i inköpsprocessen kan också underlätta statistikinsamlingen.