Lagar och förordningar

Eftersom upphandlande myndigheter finansierar sina inköp med skattemedel måste de följa striktare formkrav än privata aktörer när de ska upphandla. Här får du en översiktlig och kortfattad beskrivning av lagar och regler för offentlig upphandling. För en fullständig redogörelse hänvisas till Upphandlingsmyndighetens webbplats

Detta avsnitt tar upp följande punkter:

Upphandlingslagstiftning

Offentlig upphandling regleras genom upphandlingslagstiftningen som bygger på gemensamma EU-direktiv. Syftet med direktiven är att främja fri rörlighet och konkurrens inom EU, samt att ge leverantörer lika möjligheter att delta i offentliga upphandlingar. 

Fem EU-rättsliga principer

De lagar som styr offentlig upphandling bygger på fem EU-rättsliga grundprinciper. Bestämmelserna i upphandlingslagarna ska alltid tolkas mot bakgrund av dem.

1. Icke-diskriminering

Principen om icke-diskriminering innebär ett förbud mot att diskriminera leverantörer på grund av deras nationalitet (till exempel medborgarskap och verksamhetsland) eller etableringsort.

2. Likabehandling

Principen om likabehandling innebär att alla leverantörer ska ges samma förutsättningar, exempelvis gällande tillgång till information eller tidpunkt för att lämna in anbud.

3. Proportionalitet

Proportionalitetsprincipen innebär att kraven och villkoren i upphandlingen ska stå i rimlig proportion till det som upphandlas.

4. Öppenhet

Principen om öppenhet innebär att upphandlingar ska präglas av transparens och förutsebarhet. Uppgifter får exempelvis inte hemlighållas.

5. Ömsesidigt erkännande

Principen om ömsesidigt erkännande innebär att intyg och certifikat som har utfärdats av en medlemsstats myndigheter också gäller i övriga EU- och EES-länder.

 

Svensk lagstiftning om offentlig upphandling

Merparten av Statens inköpscentrals upphandlingar regleras av lagen om offentlig upphandling (LOU). Annan lagstiftning kan vara aktuell ibland.

Lagen om offentlig upphandling (LOU)

LOU reglerar hur en offentlig upphandling ska genomföras. De som omfattas av LOU är statliga myndigheter, kommuner, landsting, vissa offentligt styrda organ och de flesta kommunala och statliga aktiebolag.

Förordningar

Det finns också ett antal förordningar som tillämpas vid offentlig upphandling. Förordningarna riktar sig framför allt till myndigheter, men även leverantörer bör känna till dem. Vi tar här upp följande förordningar:

Förordningen (1998:796) om statlig inköpssamordning fastställer att statliga myndigheter ska använda sig av Statens inköpscentrals ramavtal i syfte att åstadkomma besparingar för staten, om de inte sammantaget bedömer att en annan form av upphandling är bättre. En myndighet som upphandlar utanför ramavtalen ska underrätta Kammarkollegiet om detta.

Enligt förordning (2007:824) med instruktion för Kammarkollegiet ska kollegiet ”ansvara för den statliga inköpssamordningen och ingå ramavtal om varor och tjänster som är avsedda för andra statliga myndigheter”.

 

Upphandlingsförfaranden

Det finns flera olika upphandlingsförfaranden inom offentlig upphandling. Val av upphandlingsförfarande bestäms av avtalets värde och hur man enklast kan tillgodose det aktuella behovet med bästa affärsmässiga resultat. Val av upphandlingsförfarande är också ett strategiskt beslut. Upphandlingsprocessen ser olika ut beroende på vilket förfarande som väljs.

Statens inköpscentral använder primärt följande upphandlingsförfaranden:

Öppet förfarande

I ett öppet förfarande annonserar Statens inköpscentral upphandlingen och alla leverantörer får lämna anbud. I anbudet uppger leverantören all information som efterfrågats i förfrågningsunderlaget. Förhandling med leverantören får inte förekomma i detta förfarande. Tidsfristen för inlämning av anbud vid öppet förfarande är 52 dagar.  

Selektivt förfarande

I ett selektivt förfarande får alla leverantörer ansöka om att få delta, men bara de som Statens inköpscentral väljer ut får lämna anbud. Förfrågningsunderlaget skickas ut samtidigt till dessa leverantörer och deras anbud, men inga andras, prövas. Förhandling med leverantören förekommer inte i detta förfarande. Vid selektivt förfarande är  ansökningstiden 37 dagar och därefter är anbudstiden 40 dagar.

Förhandlat förfarande

I ett förhandlat förfarande genomför Statens inköpscentral en kvalificering och en begränsning av antalet anbudssökande, och bjuder sedan in minst tre kvalificerade anbudssökande att lämna anbud eller förhandla om kontraktsvillkoren. Ansökningstiden är 37 dagar.

Förenklat förfarande

Förenklat förfarande innebär att alla leverantörer har rätt att delta. Deltagande leverantörer ska lämna anbud och Statens inköpscentral får förhandla med en eller flera anbudsgivare. Anbudstiden ska vara skälig.

 

Tidsaspekten

En offentlig upphandling tar ofta längre tid än ett inköp i privat sektor, särskilt större upphandlingar över tröskelvärdet. Lagen ställer krav på ett antal tidsfrister, men dessa kan utökas med hänsyn till upphandlingens art och omfattning. Arbetet som föregår upphandlingen, som till exempel förstudien, kan också vara tidskrävande.

Huvudregeln är att ramavtal får löpa i totalt fyra år, men undantag kan förekomma. Läs mer i avsnittet om att bli ramavtalsleverantör respektive kapitlet för dig som är ramavtalsleverantör.

 

Offentlighetsprincipen och sekretess

I Statens inköpscentrals upphandlingar, liksom i all offentlig upphandling, råder absolut sekretess fram till dess att upphandlingen avslutats. Det betyder att vi exempelvis inte får offentliggöra uppgifter om vilka leverantörer som lämnat anbud, samt vilka priser och övriga villkor som har lämnats.

När upphandlingen har avslutats gäller offentlighetsprincipen. Det innebär att alla handlingar i upphandlingen blir offentliga och kan begäras ut. Statens inköpscentral ska emellertid, innan handlingarna lämnas ut, bedöma om det kan finnas särskilda skäl till att sekretessbelägga handlingarna, till exempel på grund av att det allmänna eller en leverantör kan lida skada.

Du kan i anbudet ange vilken information som du anser bör sekretessbeläggas för att underlätta vår sekretessprövning. Men oavsett detta gör vi en självständig prövning i varje enskilt fall.

 

E-handel

Statliga myndigheter ska, enligt regeringens förordning om myndigheternas elektroniska informationsutbyte, kunna hantera sina beställningar av varor och tjänster elektroniskt från år 2014. Ekonomistyrningsverket (ESV) har i uppdrag att ta fram föreskrifter om standarder och andra krav. För mer information se esv.se/e-handel.

Enligt ESV:s förslag ska elektroniska meddelanden, till exempel elektroniska beställningar, följa rekommendation från SFTI (Single Face To Industry). SFTI omfattar specifikationer för elektroniska meddelanden och affärsprocesser med olika grad av integration mellan parterna. Flera statliga myndigheter har infört eller arbetar med att införa egna inköpssystem.

Statens inköpscentral ställer krav på att en ramavtalsleverantör ska kunna erbjuda e-handelstjänster i ramavtalen, som till exempel elektroniska beställningar och elektroniska fakturor.