Vårt uppdrag, arbetssätt och fokusområden

För att verka som ramavtalsleverantör till Statens inköpscentral är det viktigt att känna till vårt uppdrag, arbetssätt och fokusområden. Vad innebär det att vara ramavtalsleverantör och vilka roller och ansvar har de olika parterna?

Vårt uppdrag

Statens inköpscentral är en avdelning på Kammarkollegiet. Läs mer om vårt uppdrag här.  

Hur arbetar vi? Våra processer

Vi följer tre återkommande processer: förstudie, upphandling och förvaltning, vilka illustreras i denna modell:

Upphandlingsprocessen



Förstudieprocessen

Vi gör en omfattande analys inför varje möjlig upphandling av ett ramavtalsområde. Ramavtal ska alltid ha sin grund i myndigheternas behov. Om vi bedömer att behovet är tillräckligt stort, inleds i detta skede en förstudie.

Under förstudieprocessen

  • sker en kartläggning av myndigheternas behov och marknadens utbud
  • tar vi in synpunkter från myndigheter, branschorganisationer, leverantörer och andra intressenter.

Kontakta Statens inköpscentral om du vill lämna synpunkter i en förstudie. När upphandlingen kommer in i upphandlingsprocessen är det inte längre möjligt att påverka dess utformning.  Anmäl ditt intresse via upphandlingssidan på avropa.se!   

Förstudien mynnar ut i ett beslut om att en upphandling av varor och/eller tjänster ska genomföras eller inte.

 

Upphandlingsprocessen

Under upphandlingen

  • beslutas om vilket upphandlingsförfarande som ska användas.  Våra upphandlingar är alltid över tröskelvärdet, varvid ett öppet eller selektivt förfarande vanligtvis används
  • utformas ett förfrågningsunderlag som specificerar vilka varor/tjänster som ska upphandlas och vilka krav som leverantören måste uppfylla
  • annonseras upphandlingen på tendsign.com och på ted.europa.eu
  • får leverantörer ställa frågor. Frågorna och svaren presenteras i avidentifierad form via TendSign för alla leverantörer som laddat ner förfrågningsunderlaget
  • ska leverantörerna lämna in ansökningar/anbud elektroniskt via TendSign
  • kvalificeras leverantörer och anbuden utvärderas för att avgöra vilken/vilka leverantörer som tilldelas ramavtal
  • råder absolut sekretess fram till dess att tilldelningsbeslut fattats
  • fattas ett tilldelningsbeslut som skickas till samtliga leverantörer som lämnat anbud (så kallade anbudsgivare). Därefter följer en tidsfrist, en så kallad avtalsspärr, under vilken leverantörer har möjlighet att överpröva beslutet. Längden på tidsfristen framgår av respektive tilldelningsbeslut.

Förvaltningsprocessen

Under förvaltningsprocessen

  • ansvarar en ramavtalsförvaltare för information, stöd, uppföljning och erfarenhetsinsamling rörande respektive ramavtalsområde
  • genomförs uppföljningar, inklusive revisioner, för att bekräfta att leverantörer lever upp till sina åtaganden enligt ramavtalet
  • genomförs en kontinuerlig omvärldsbevakning avseende konkurrenssituation, prisutveckling och trender på leverantörsmarknaden.

Att sälja genom ramavtal

Statens inköpscentral genomför upphandlingar av ramavtal. De leverantörer som lämnar bästa anbud tilldelas ramavtal och blir ramavtalsleverantörer.

Ett ramavtal fastställer villkoren för senare tilldelning av kontrakt (avrop) under en given tidsperiod.

En leverantör som tilldelas ett ramavtal är inte garanterad leverans. Möjligheten att leverera beror istället på ramavtalsleverantörens plats i rangordningen när villkoren är fastställda respektive om leverantören tilldelas ett kontrakt vid en förnyad konkurrensutsättning. 

Avrop från ramavtal

De som är avropsberättigade får avropa från ramavtalen. Hur avropet går till beror på den avropsordning som används inom det aktuella ramavtalsområdet. Det är de avropsberättigade som ansvarar för avropsprocessen och att avropet genomförs i enlighet med ramavtalet och LOU.

Om ett kontrakt tecknas mellan en avropsberättigad och ramavtalsleverantör, följer en kontraktsperiod där ramavtalsleverantören levererar varor och tjänster enligt kontraktet. Kontraktet kan avse enstaka beställningar eller successiva leveranser under en längre period.

  

Hållbar upphandling

Statens inköpscentral ställer hållbarhetskrav i upphandlingar och följer upp dem regelbundet.  Här kan du läsa mer om vårt arbete med hållbar upphandling.

Möjligheter för små och medelstora företag (SME)

Vi är angelägen om de små och medelstora företagens möjlighet att delta i våra upphandlingar och utformar om möjligt våra förfrågningsunderlag för att underlätta detta. Exempel som kan nämnas är:

  • Uppdelade ramavtalsområden, till exempel i regioner. Detta innebär att du som mindre leverantör har möjlighet att lämna anbud i ett begränsat geografiskt område.
  • Underleverantörer och återförsäljare används i fler ramavtal. För ett mindre företag med begränsad kapacitet kan det passa att ha en roll som återförsäljare eller underleverantör, exempelvis i en region.
  • Möjlighet att gå samman och lägga ett gemensamt anbud.

Läs mer om informations- och kontaktvägar för leverantörer här.

Dialog med Statens inköpscentral

I kontakten med oss vill vi betona vikten av att du som leverantör i god tid informerar oss om viktiga händelser som berör ramavtalet, exempelvis:

  • händelser som påverkar ramavtalet
  • tillägg och byte av underleverantörer/återförsäljare
  • avtalsöverlåtelse
  • byte av kontaktperson/kontaktuppgifter
  • namnbyte
  • rekonstruktion
  • fusioner
  • konkurs
  • andra förändringar i företaget.

Parternas roll och ansvar

Parterna har olika roller och ansvar i ett statligt ramavtal. Detta kan vara bra att veta så att du vänder dig till rätt instans om du exempelvis vill ställa frågor. När det gäller Statens inköpscentrals ramavtal råder följande ansvarsförhållanden (observera att ytterligare ansvar kan förekomma i specifika ramavtal och kontrakt): 

Part

Roll och ansvar

Styrdokument

Statens inköpscentral

Upphandling och förvaltning av ramavtal

Ramavtalet

Ramavtals- leverantör

Svara på avropsförfrågningar, leverera varor och/eller tjänster enligt ramavtal och kontrakt

Ramavtalet och kontraktet

Avrops-berättigad

Genomföra avrop och  ansvara för att avropet sker enligt gällande ramavtal och lagstiftning

Förordningen (1998:796) om statlig inköpssamordning samt kontraktet