Frågor och svar

Vid avrop från ett ramavtal med förnyad konkurrensutsättning kan den avropande myndigheten välja att teckna kontrakt direkt efter fattat tilldelningsbeslut. Om myndigheten däremot är osäker på om aktuellt ramavtal har följts eller önskar omöjliggöra en ogiltighetstalan av kontraktet i framtiden kan myndigheten välja att iaktta den frivilliga avtalsspärren.

Myndigheten ska då i sin underrättelse om tilldelningsbeslutet samtidigt informerar leverantörerna om att myndigheten kommer att iaktta en avtalsspärr på x antal dagar.

Avtalsspärr är en period under vilken kontrakt inte får ingås. Avtalsspärr gäller i minst 10 dagar från det att underrättelsen om tilldelningsbeslut skickats med ett elektroniskt medel, såsom exempelvis e-post eller telefax. Om tilldelningsbeslut meddelas på ett annat sätt, såsom till exempel vanligt brev gäller avtalsspärren i minst 15 dagar. En upphandlande myndighet kan välja att tillämpa en längre avtalsspärr men aldrig en kortare än minimum 10 eller 15 dagar efter att tilldelningsbeslut skickats.

Av respektive ramavtal med förnyad konkurrensutsättning ska det framgå hur den förnyade konkurrensutsättningen ska gå till. Vanligtvis skickar myndigheten en avropsförfrågan dvs en skriftlig inbjudan till ramavtalsleverantörerna att lämna anbud i enlighet med de villkor som angetts i ramavtalet. Myndigheten får i avropet precisera och komplettera villkor om dessa inte utgör en väsentlig förändring från ramavtalets villkor. Myndigheten ska ange sista anbudstid för avropssvaret och denna tidsfrist ska vara tillräcklig med hänsyn tagen till avropets art och omfattning. Kontraktets avtalsinnehåll och längd är olika och beroende på vilket ramavtal som är aktuellt.

Särskilt att tänka på vid avrop från ramavtal med förnyad konkurrensutsättning är att anbudssekretess råder (19 kap. 3 § Offentlighets- och sekretesslagen), att tilldelningsbeslut ska fattas och kommuniceras med alla som svarat på avropet (9 kap. 9 § LOU), att den s.k. frivilliga avtalsspärren gäller (16 kap. 1 § LOU) samt att uppmärksamma den s.k. söndagsregeln (lag (1930:173) om beräkning av lagstadgad tid).

Vid avrop med fast avropsordning, vanligen kallad rangordning, gäller för den avropande att först kontakta den ramavtalsleverantör som har plats nr.1 i rangordningen. Om nr 1 inte kan leverera enligt ramavtalet ska följande leverantör i rangordningen kontaktas dvs nr.2 osv. Det framgår av ramavtalet om och när man kan frångå rangordningen. Observera att om ramavtalet inte följs riskerar avropet att betraktas som en direktupphandling eftersom det blir fråga om en ny upphandling vilken ska ske i enlighet med reglerna i LOU.

Myndigheten kan teckna kontrakt utan att avtalsspärr inträder och det finns ingen skyldighet för myndigheten att informera övriga leverantörer på ramavtalet om att avropet skett samt att kontrakt har tecknats.

Ramavtal definieras i 2 kap. 15 § LOU och är ett avtal som ingås mellan en eller flera upphandlande myndigheter och en eller flera leverantörer i syfte att fastställa villkoren för senare tilldelning av kontrakt under en given tidsperiod. Huvudregeln för ramavtalets löptid kan maximalt vara fyra år (inklusive options- och förlängningsklausuler) om det inte finns särskilda skäl. Upphandlingsförfarandet vid ramavtal förändras inte men förfrågningsunderlagets utformning och hur ramavtalet ska användas beror på valet av avropsmetod.

Statens inköpscentral förvaltar ca 1300 ramavtal. Dessa ramavtal är upphandlade under olika lagar vilket ibland kan förklara de olika tolkningarna av tillämpning av ramavtalen. Alla ramavtal är olika! - se därför gärna under respektive ramavtal.

Nej.

För att kunna bli ramavtalsleverantör på Statens inköpscentrals ramavtal måste man delta i våra ramavtalsupphandlingar.

Generell information om hur man blir leverantör för offentlig förvaltning finner du på Upphandlingsstödets webbplats http://www.upphandlingsstod.se/foer-leverantoerer 
Specifik information om planerade och pågående förstudier/upphandlingar finner du på www.avropa.se

De statliga ramavtalen ska användas om inte myndigheten finner en annan form av avtal sammantaget bättre.

I enlighet med 4§ i förordningen om statlig inköpssamordning ska myndigheter under regeringen anmäla avsteg till Statens inköpscentral. Formulär för avstegsanmälan finns på www.avropa.se.

Ramavtal motsvaras av två begrepp på engelska; "framework agreement" vilket avser ramavtal där inte samtliga villkor för avrop är fastställda och "framework contract" som avser ramavtal där i princip samtliga villkor för avrop är fastställda. I de nya upphandlingsdirektiven (2004/17/EG och 2004/18/EG) används dock endast begreppet "framework agreement" i den engelska versionen även om begreppet avser att omfatta de två olika ramavtalstyperna som beskrivits ovan.

När det gäller avrop finns det begreppet vare sig i den svenska lagstiftningen eller i upphandlingsdirektiven. I direktiven talas det om "contracts" (art 32 i direktiven). I dagligt tal förekommer även begreppet "call-offs" för att beteckna avrop.

Enligt förordning (1998:796) om statlig inköpssamordning har myndigheten möjlighet att göra avsteg från statliga ramavtal enligt 3 § om de finner att en annan form av avtal sammantaget är bättre. I värderingen av huruvida en annan form av avtal sammantaget är bättre eller inte bör ligga en analys av behovet. Där bör det konstateras antingen att ramavtalet inte svarar mot behovet och/eller att förmånligare villkor kan uppnås genom eget avtal.

I sammanhanget bör beaktas att avsteg från att använda de statliga ramavtalen förutsätter att myndigheten som önskar göra avsteg har eller skaffar ett eget avtal. Det innebär konkret att myndigheten måste göra en egen upphandling på området. Om den sammanlagda beräknade omsättningen av behovet är lågt så att det under en tolv månaders period understiger myndighetens fastställda direktupphandlingsgräns, kan den egna anskaffningen ske tämligen okomplicerat och enkelt genom att direktupphandla behovet. Om däremot behovet skulle överstiga direktupphandlingsgränsen under en tolv månaders period måste myndigheten göra en mer formaliserad upphandling. Antingen görs en förenklad- eller urvalsupphandling, om behovet understiger de tröskelvärden som fastslås i LOU, eller så görs det en upphandling med EU dimension, d v s en öppen, selektiv eller förhandlad upphandling som måste annonseras i Europeiska Unionens Tidsskrift (EUT) enligt reglerna i LOU.

Om myndigheten vid sitt avsteg inte beaktar det som nämnts ovan finns det en risk för att myndigheten gör sig skyldig till en otillåten direktupphandling vilken kan bli föremål för överprövning vid förvaltningsrätten eller skadeståndsanspråk vid tingsrätten.

Ramavtalen som Statens inköpscentral upphandlar ska användas för avrop av statliga myndigheter under regeringen samt andra statliga upphandlande myndigheter som lämnat fullmakt. På IT- och telefoniområden har även landsting och kommuner som lämnat fullmakt rätt att avropa från aktuellt ramavtal. 

Myndigheter under regeringen deltar med stöd av förordning (1998:796) om statlig inköpssamordning. Landsting och kommuner samt myndigheter under riksdagen och andra statliga offentligt styrda organ deltar med stöd av att de har lämnat fullmakt till Statens inköpscentral att upphandla aktuellt ramavtal för deras räkning. 

Avrop kan endast göras av myndigheter och organisationer som från början är part i ramavtalet. Det går alltså inte att i efterhand ansluta sig till ett ramavtal. Statens inköpscentrals ramavtal innehåller alltid en förteckning över vilka som är avropsberättigade.