För att underlätta bedömningen av om en myndighet/organisation skall eller kan ingå i den statliga inköpssamordningen har samtliga organisationer som ingår i den statliga sfären delats in i fyra kategorier: statliga myndigheter, staten närstående myndigheter, förvaltning skild från staten respektive statliga bolag.
DELTAR AUTOMATISKT MED STÖD AV FÖRORDNINGEN
Statliga myndigheter
Statliga myndigheter under regeringen ingår i samma juridiska person och utgör samma rättssubjekt. Detta innebär att ett statligt ramavtal i regel omfattar alla civila statliga myndigheter, försvarsmakten och de affärsdrivande verken, dvs. huvudsakligen organisationer som har ett organisationsnummer som börjar med 202100- eller 202200-. Utgångspunkten är att dessa automatiskt ingår i inköpssamordningen om inget annat sägs.
Om en myndighet av någon anledning vill stå utanför ett ramavtal ska detta enligt förordningen om statlig inköpssamordning anmälas till Statlig inköpssamordning, Ekonomistyrningsverket.
KAN DELTA EFTER SÄRSKILD ANMÄLAN (fullmaktsförfarande)
Staten närstående myndigheter
Myndigheter som inte lyder under regeringen men ändå har nära anknytning till staten har bedömts kunna delta i inköpssamordningen. För ett sådant deltagande krävs dels att förklaring om deltagande avges, dels att en fullmakt lämnas till Statlig inköpssamordning, Ekonomistyrningsverket, för att den ramavtalsansvariga myndigheten därefter skall kunna genomföra upphandling för myndighetens räkning.
Den nära anknytningen till staten kan bestå i att verksamheten tillkommit för ett allmännyttigt ändamål, att den huvudsakligen finansieras med statliga medel, att staten utövar tillsyn enligt lag över verksamheten samt att staten tillsätter styrelse eller myndighetschef.
Andra myndigheter som av konstitutionella skäl inte lyder under regeringen är riksdagen och dess myndigheter (riksdagens ombudsmän, riksdagens revisorer och riksbanken).
Nämnda myndigheter kan ansluta sig till ramavtalen genom att kontakta Statlig inköpssamordning, Ekonomistyrningsverket.
Några ytterligare myndigheter torde inte inräknas i denna kategori.
Förvaltning skild från staten
Andra till statlig verksamhet nära anknutna organisationer (som ej är bolag eller myndigheter) har också bedömts kunna delta om uppdrag lämnas till den ramavtalsansvariga myndigheten genom särskild skrivelse. Sådana organisationer är vissa stiftelser, institut, föreningar etc. Dessa organisationer har verksamhet som är juridiskt skild från staten men har ändå ett starkt inslag av "förvaltning" genom inflytande från departementen, t.ex. med anslag och direktiv. Vid bedömningen får sådana kriterier som verksamhetens syfte, finansiering och tillsättning av styrelser m.m. vara vägledande. Faktorer som talar för att organisationen kan delta i inköpssamordningen är om verksamheten är inrättad av staten för något allmännyttigt ändamål, om finansieringen huvudsakligen sker genom statliga anslag och om styrelseledamöter eller ledning tillsätts av staten samt om organisationen tillämpar lagen om offentlig upphandling (LOU).
Den organisation som önskar delta bör kontakta Statlig inköpssamordning, Ekonomistyrningsverket. Bedömningen görs av Statlig inköpssamordning varvid Ekonomistyrningsverkets generaldirektör beslutar om en rekommendation om deltagande.
Statliga bolag
Statliga aktiebolag skall normalt inte ingå i inköpssamordningen eftersom de i allmänhet driver kommersiell verksamhet. I regeringens skrivelse 1998/99:20, 1998 års redogörelse för företag med statligt ägande anges:
"Som kommersiellt bolag räknas de bolag som har vinstkrav, ej omfattas av lagstadgat monopol, ej är anslagsfinansierat och saknar särskilda uppgifter (dvs. är ålagt att bedriva verksamhet av väsentligt samhällsintresse oavsett om verksamheten är olönsam eller ej). Här finns dock en del gränsdragningsproblem, då de särskilda uppgifterna för många bolag endast omfattar en marginell del av verksamheten, detta gäller exempelvis Posten AB. Vidare finns bolag som vid sidan av sin monopolverksamhet utför kommersiella tjänster, exempelvis Apoteket AB, Systembolaget AB och AB Svensk Bilprovning."
Den allmänna riktlinjen bör vara att nämnda typ av bolag inte deltar i inköpssamordningen.
Man bör hålla isär bedömningen om ett bolag skall ingå i den statliga inköpssamordningen från bedömningen om bolaget är upphandlande enhet. Ett bolags eventuella konkurrenter påverkas sannolikt inte om bolaget är upphandlande enhet eller ej. Däremot kan bolaget få vissa otillbörliga konkurrensfördelar om bolaget kan utnyttja statliga ramavtal som kan tänkas ge förmånligare villkor, än vad bolaget annars skulle kunna få på sådana varor och tjänster som bolaget kan nyttiggöra i sin kommersiella verksamhet.
Även om ett bolag inte är kommersiellt i den meningen att det är helt beroende av det egna rörelseresultatet, kan ändå verksamheten vara affärsinriktad i och med att man tillhandahåller varor och tjänster på en marknad där andra leverantörer, som verkar på en renodlad kommersiell grund, agerar.
Undantag från den allmänna riktlinjen att bolag inte deltar i inköpssamordningen kan göras för statligt helägda bolag (100 %)* som inte bedriver kommersiell verksamhet, inte är konkurrensutsatta och bedriver verksamhet av myndighetsliknande karaktär eller är ålagda av staten att utföra särskilda uppgifter. I sådana fall bör uppdrag kunna lämnas till den ramavtalsansvariga myndigheten genom särskild skrivelse.
Bolaget bör själv, om det önskar delta, kontakta Statlig inköpssamordning, Ekonomistyrningsverket.
* (Med statligt helägda bolag kan i detta sammanhang likställas sådant stiftelse- eller föreningsägt bolag som bildats i syfte att driva verksamhet som primärt åligger stiftelsen eller föreningen förutsatt att stiftelsen eller föreningen bildats av staten för något allmännyttigt ändamål eller särskild uppgift.)