Organisationer som inte utgör myndigheter under regeringen, dvs istället tillhör någon av kategorierna staten närstående myndigheter, förvaltning skild från staten eller statliga bolag, omfattas inte per automatik av förordningens bestämmelser. Om dessa typer av organisationer önskar delta bör de, för att underlätta upphandlingsarbetet, delta på likartade villkor som myndigheter under regeringen. Det innebär att organisationen åtnjuter samma rättigheter och ikläder sig samma skyldigheter som myndigheter. För att åstadkomma detta krävs ett skriftligt åtagande, en fullmakt, av organisationen vilket skall innefatta följande:
- Organisationen förbinder sig att avropa på avtalet i fråga när behov av varan/tjänsten uppstår. I regel gäller att organisationens hela behov tillgodoses genom avtalen, men det kan också vara möjligt att förbinda sig att köpa en viss del av behovet.
- Avsteg från avtalet kan ske om organisationen finner att en annan form av avtal sammantaget är bättre. Rimligtvis bör det vara fråga om betydande förbättringar. Ett beslut om avsteg från avtalet skall föregås av en noggrann prövning (inom den egna organisationen) med beaktande av bl.a. kostnader för egen upphandling och, om möjligt, vilka konsekvenser ett avsteg kan få för avtalet. Vid bedömning kan Statlig inköpssamordning vid Ekonomistyrningsverket vara behjälplig om så erfordras. Påpekas bör att beslut om avsteg fattas av organisationen själv.
- Om avsteg görs från avtalet skall Statlig inköpssamordning vid Ekonomistyrningsverket underrättas. I första hand gäller detta om en myndighet väljer att göra ett större inköp eller ett eget avtal vid sidan av gällande statligt ramavtal. Syftet med underrättelsen är att informationen skall kunna tas tillvara inför kommande upphandlingar inom avtalsområdet.
- Att på begäran ta fram, så långt det är möjligt, underlag på hur stor organisationens förbrukning av varan/tjänsten beräknas bli under avtalsperioden. Underlaget skall delges ramavtalsansvarig och/eller upphandlande myndighet.
- Att sprida information om avtalet och de villkor som gäller för deltagande i inköpssamordningen inom organisationen. Därvid bör säkerställas att personer som har befogenhet att avropa har tillgång till aktuell information.
- För att underlätta hanteringen vid avtalstecknande bör organisationen samtidigt överlåta till ramavtalsansvarig och/eller upphandlande myndighet att underteckna avtal med antagen leverantör/-er för organisationens räkning.
- En förklaring med ovanstående innebörd överlämnas till den ramavtalsansvariga myndigheten som därmed i förfrågningsunderlag och avtal, till anbudsgivarnas ledning, kan precisera kundunderlaget.