Frågor och svar Statligt ramavtal för Kontorspapper

Nr

Fråga

Svar/Förtydligande

Kan man träffa avtal om avrop i mindre kvantiteter under en period av låt säga 6 månader? Detta har sin grund i att vi inte kan ta emot en större mängd pga. lokaliteterna. Jag antar att man får bättre pris vid högre kvantiteter.

Då detta avtal är avsett för beställningar på en pall eller mer är målsättningen att avropen skall vara så stora. För mindre volymer är tanken att Allmänt kontorsmaterial skall användas. I dagsläget så är dock det området avtalslöst, vilket gör att kontorspappersavtalet gå att använda, även för mindre avrop.

Hela tanken med andra konkurrensutsättning är att leverantörerna skall konkurrera och ge bättre priser.

Måste man köpa hela den avtalade mängden om man inte uppnår den under den avtalade tiden? Hur stor differens är accepterad?

Avsikten skall alltid vara att den avtalade mängden skall köpas. Det finns idag inte någon övre eller nedre gräns. Om avropet i praktiken är att anse såsom grovt avvikande nedåt från avropsbeställningen så har leverantörerna möjligheten att kräva tillbaka den ökade rabatten, om sådan har givits. 

Kan man kontrollera papperskvaliteten innan man går ut och gör avrop? Vi har höghastighetsmaskiner som är lite känsliga för vilken kvalitet det är på papperet. 

Min rekommendation är att kontrollera papperskvaliteten i och med behovsanalysen som du genomför innan ditt avrop. På så sätt så har du kontroll över ditt behov och kan avropa den typ av papper som du har behov av.

Vad menas med A-kvalitet och B-kvalitet på åldersbeständigt papper?

Arkivbeständigt och åldringsbeständigt papper är kemiska krav. Dessa utvärderas enligt SS-ISO 11108 (arkivbeständigt papper) och SS-ISO 9706 (åldringsbeständigt papper) eller  enligt Riksarkivets tekniska föreskrifter RA-FS 1991:10. Papper. A-kvalitet och B-kvalitet är mekaniska krav och fokuserar på Opacitet, Vithet samt jämnhet/ytråhet.

Jag kan inte se att man lämnat procentrabatt på åldersbeständigt papper. 

Åldersbeständigt papper är att anse såsom produktgrupp 1. Kontors- och kopieringspapper. Procentrabatt finns att läsa på ”Sammanställning av rabattsatser”.

Killbergs? De ingår tydligen i en större kontorsorganisation, eller? Är det samma förhållande som RKV-gruppen att man träffar avtal med någon i denna grupp?

Killbergs ingår i RKV-gruppen och övriga medlemmar i RKV-gruppen är för detta avtal att se såsom underleverantörer. Avropsavtal tecknas med Killbergs och inte med underleverantörer.

Vad är det för skillnad på Beställning och Leveransavtal?

Beställning är ett enstaka avrop. Leveransavtal är flera avrop över tid från samma leverantör.

Hur länge skall jag teckna leveransavtal för?

Du har möjlighet att teckna leveransavtal fram till 6 månader efter det att ramavtalet går ut. Min rekommendation är dock att du tecknar det på 6, 12 eller max 18 månader. Detta beror naturligtvis på vilken organisation som du har och vilken kontroll du har på ditt behov.

Hur mycket tid behöver leverantörerna på sig för att lämna offert?

Det är en fråga om vad är ”rimlig tid”? Det beror på avropet, men ca tio arbetsdagar.

En myndighet ställer en avropsförfrågan på enskilda produkter och får in priser och summerar allt och utser en vinnare men avroparen har inte angivit några volymer!

För att leverantören skall kunna räkna på uppdraget måste volymerna framgå av avropet. Avtalet är inte tänkt att användas till att avropa leverantörer utan till att gälla produkter. Däremot är det tänkt att man ska kunna göra ett leveransavtal och ha ett samarbete med en leverantör över en fastställd period som ryms inom ramavtalets giltighetstid. Avropet skall då spegla det behov som man har över denna tid.

Kan man ha ett leveransavtal för hela myndigheten och ändå göra enskilda avrop?

Ja, det går bra eftersom man kan behöva konkurrensutsätta vissa enstaka uppdrag och uppdraget inte fanns med i leveransavtalet.

När jag anger önskad leveranstid och leverantören sätter en leverans tid som är tidigare än den önskade, får han då extra poäng i utvärderingen?

Nej, man kan endast jämföra leverantörerna på kriteriet ”Pris”

Måste jag redovisa resultatet om vem som fick uppdraget?

Ja, för att behålla transparansen så är det av yttersta vikt att när sammanställningen är klar och beslut har fattats av kunden ska detta meddelas alla leverantörer.

Måste jag använda den blankett (avropsblankett) som VHS har tagit fram eller kan jag använda mina egna som jag har använt tidigare?   

Avropsblanketten skall alltid användas och räcker den inte till är det möjligt att bilägga ytterligare information. Detta för att den information som erfordras för att göra ett korrekt avrop alltid ska finnas med.

Om jag tycker att det är tidskrävande att gå ut med avrop till alla leverantörer varje gång hur gör jag då?

Försök att planera så mycket som möjligt och gör ett stort avrop. Det tjänar både leverantören och du som kund på eftersom det finns tid för planering och framförhållning. I avropsblanketten finns en ruta för att teckna ett avtal över en längre period – leveransavtal.

 16

 Om jag inte vill använda en speciell leverantörs papper - kan jag välja bort den leverantören då?

 Som avropare har du valfrihet vad gäller vilket papper du vill köpa. En leverantör som inte säljer just det papper du frågar efter, offererar ett motsvarande papper ur sitt sortiment. Om pappret har samma funktionalitet och är utbytbart får du inte förkasta leverantörens anbud utan skall godta det.