Nyheter maj 2020

Avropstjänsten öppen för samtliga myndigheter

Nu har avropstjänsten varit öppen att använda för samtliga avropsberättigade myndigheter i drygt två månader. Efter att en myndighet registrerats i avropstjänsten kan alla medarbetare inom myndigheten själva registrera sina användarkonton.

Se gärna våra informations- och instruktionsfilmer här.

För registrering av ny myndighet, frågor eller om ni vill boka ett Skypemöte med oss för genomgång av tjänsten kontakta avropa.tolkar@kammarkollegiet.se

Nya funktioner i avropstjänsten i maj

I den nya releasen av avropstjänsten har flera nya funktioner tillkommit som beskrivs nedan. Efter denna release bedöms avropstjänsten vara färdigutvecklad och innehålla all den funktionalitet som krävs för att alla typer av myndigheter ska kunna avropa tolk.

Tillägg till mina bokningsinställningar

Genom att klicka på ditt namn högst upp till höger och sedan på knappen ”Bokningsinställningar” kan du lägga in dina egna förvalda bokningsinställningar (bokningsmall). Då slipper du fylla i alla uppgifter på nytt vid varje ny bokning. Nu har bokningsinställningarna utökats med möjlighet att lägga till specifika krav eller önskemål. Se vår film om bokningsinställningar här.

Hantering av funktionsbrevlådor i avropstjänsten

Om ni är flera handläggare på er myndighet som bokar tolkar och behöver kunna se och hantera varandras bokningar. Eller om ni har behov av att styra om e-postmeddelanden från avropstjänsten till en särskild funktionsbrevlåda. Då kan ni lägga upp särskilda enheter i avropstjänsten till vilka ni knyter handläggare och aktuell funktionsbrevlåda. Se vår film om hur man lägger upp enheter här.

Observera att man ska använda en personlig e-postadress, inte en funktionsbrevlåda, när man skapar ett konto i tjänsten.

Arkivera rekvisition

I de fall förmedlingar skickar tolkrekvisitioner i avropstjänsten har myndigheten sedan tidigare möjlighet att granska rekvisitionen eller kommentera och begära ny rekvisition. Nu finns det även möjlighet att arkivera rekvisitionen utan att varken granska eller kommentera. Det går dock fortfarande att göra detta vid senare tillfälle.

Observera att det alltid är myndigheten som avgör om rekvisitioner ska skickas via avropstjänsten eller på annat sätt och på vilket sätt rekvisitionerna ska granskas och godkännas.

Välja bort möjlighet att bifoga bilagor till bokning

Myndigheter som av säkerhetsskäl vill undvika att det skickas med bilagor med känslig information i bokningar har nu möjlighet att koppla bort den funktionen.

Myndigheter som önskar koppla bort funktionen för att bifoga bilagor måste beställa den särskilt via tolkar.avropa@kammarkollegiet.se

Observera att detta i så fall kommer att gälla för alla bokningar som myndigheten skickar.

Fakturering direkt från tolkar

Domstolar som tillämpar rutinen att tolkarna själva fakturerar sitt arvode (yrkar ersättning) kan koppla på en funktion där detta markeras i varje bokning. Denna markering gör det tydligt för tolkförmedlingarna att de enbart ska fakturera förmedlingsavgiften och minskar därmed risken för dubbelfakturering.

Domstolar som önskar få funktionen för markering att tolken själv fakturerar sitt arvode måste beställa den särskilt via tolkar.avropa@kammarkollegiet.se

Observera att detta i så fall kommer att gälla alla bokningar som domstolen skickar, dvs. det går inte att beställa detta för enbart en avdelning/enhet inom domstolen.

Måltidspaus

För bokningar som överstiger 5 timmar kommer det att dyka upp en fråga om det beräknas bli en måltidspaus under uppdraget. Detta ska enbart ses som preliminär information för att underlätta tolkens planering. Det görs inte något avdrag i beräkningen av den preliminära kostnaden för uppdraget utan eventuellt avdrag för måltidspaus får istället göras på den slutliga rekvisitionen eller fakturan.
 

Ytterligare tips och förtydligande

Sammanhållen bokning
Sedan i mars finns nu möjlighet att använda en ny funktion för sammanhållen bokning som avser:

  • Bokning av en extra tolk till ett tillfälle (extra tolk)
  • Bokning av en tolk för flera tillfällen (seriebokning)
  • Bokning av både tolk och extra tolk för flera tillfällen (seriebokning med extra tolk för ett eller flera av tillfällena)

Syftet med funktionen är att underlätta för myndigheter att kunna boka extra tolk till ett tillfälle eller boka samma tolk för flera tillfällen samt att enklare kunna hålla ihop flera tolkbokningar som hör till ett visst ärende.

Mer information om hur funktionen för sammanhållen bokning fungerar finns här.

Funktionen för sammanhållen bokning kommer inte automatiskt att vara tillgänglig för användare. Myndigheter som önskar få funktionen måste beställa den särskilt via tolkar.avropa@kammarkollegiet.se.

Förtydligande om tolkanvändare

Slutligen ett förtydligande om fältet ”tolkanvändare” som finns i bokningsformuläret. Om tolkanvändaren inte är samma person som bokar finns det möjlighet att ange namn på tolkanvändare i beskrivningsfältet. Det är dock ingen obligatorisk uppgift. Observera att det är namnet på den person inom myndigheten som ska hålla i mötet som avses, inte namnet på klienten.

Uppgift om tolkanvändare kan underlätta för tolkförmedlingarna eller tolkarna om de måste ta kontakt med myndigheten inför ett uppdrag.