Nyheter mars 2020

Lansering av avropstjänsten till samtliga avropsberättigade myndigheter

Nu har avropstjänsten öppnats för samtliga avropsberättigade myndigheter. För att som få tillgång till tjänsten behöver myndigheterna först signera ett personuppgiftsbiträdesavtal. Detta för att det ska bli en korrekt hantering av personuppgifter enligt gällande lag. De myndigheter som använt avropstjänsten under pilotdriften har eller kommer att kontaktas för signering av personuppgiftsbiträdesavtal.

När ens myndighet väl är upplagd i tjänsten kan man själv enkelt registrera sig genom att gå till avropstjänsten och klicka på ”registrera ny användare”.
Är du osäker på om din myndighet är upplagd, behöver hjälp med att lägga upp ny myndighet/signera personuppgiftsbiträdesavtal, kontakta avropa.tolkar@kammarkollegiet.se.

Se gärna vår informationsfilm och våra instruktionsfilmer till höger.

Tidsfrist för att godkänna bedömd resekostnad

Kammarkollegiet har gjort följande förtydligande i ramavtalet avseende myndighetens godkännande av bedömda resekostnader:

”En avropande myndighet har rätt att få godkänna tolkens resekostnader i de fall tolkens restid till mötet överstiger 2 timmar eller 100 km. Uppskattade resekostnader ska framgå av bokningsbekräftelsen. Tolkförmedlingarna har i många fall, trots påminnelser, haft svårt att få in myndigheters godkännande i tid för att kunna hålla den aktuella tolken uppbokad, vilket gör att bokade uppdrag i värsta fall måste ställas in. Kammarkollegiet har därför gett tolkförmedlingarna möjligheten att kunna ange en sista svarstid för myndigheten att godkänna eller underkänna en bedömd resekostnad. Passeras svarstiden förfaller bokningen.”

Nya funktioner i avropstjänsten

Den nya releasen av avropstjänsten innehåller flera nya funktioner:

  • Sammanhållen bokning
  • Ändring av bokning
  • Tidsfrist för att godkänna bedömd reskostnad
  • Uppgift om tolkanvändare
  • Ärendenummer mer synligt i bokning
  • Förmedlingarnas hantering av rekvisition

Sammanhållen bokning

Det finns nu möjlighet att använda en funktion för sammanhållen bokning som kan avse:

  • Bokning av en extra tolk till ett tillfälle (extra tolk)
  • Bokning av en tolk för flera tillfällen (seriebokning)
  • Bokning av både tolk och extra tolk för flera tillfällen (seriebokning med extra tolk för ett eller flera av tillfällena)

Syftet med funktionen är att underlätta för myndigheter att kunna boka extra tolk till ett tillfälle eller boka samma tolk för flera tillfällen samt att enklare kunna hålla ihop flera tolkbokningar som hör till ett visst ärende.

Mer information om hur funktionen för sammanhållen bokning fungerar finns här.

Funktionen för sammanhållen bokning kommer inte automatiskt att vara tillgänglig för användare. Myndigheter som önskar få funktionen måste beställa den särskilt via tolkar.avropa@kammarkollegiet.se.

Ändring av bokning

Nu är det möjligt för myndigheter att göra vissa ändringar eller kompletteringar av bokningar. Ramavtalet tillåter inte att man ändrar väsentliga uppgifter så möjlighet att ändra uppgifter är begränsat. Läs mer här.

Tänk på att undvika att göra ändringar allt för nära inpå uppdragsstart då det då finns en risk att förmedlingarna/tolken inte hinner ta del av ändringarna.

Tidsfrist för att godkänna bedömd resekostnad

I och med ovan förtydligande i ramavtalet avseende myndighetens godkännande av bedömda resekostnader har det i avropstjänsten har det lagts till ett fält där tolkförmedlingen har möjlighet att lägga in en egen tidsfrist för när den bedömda resekostnaden senast ska godkännas eller underkännas. Godkänns inte reskostnaden inom den angivna tiden förfaller bokningen och man måste göra om den på nytt. Underkänner man resekostnaden går bokningen som vanligt vidare, såvida det inte är den sista förmedlingen i rangordningen som skickat den bedömda resekostnaden.
Läs mer här.

Uppgift om tolkanvändare

En ny uppgift om vem som är tolkanvändare har lagts in i bokningsformuläret. Om tolkanvändaren inte är samma person som bokar finns det möjlighet att ange namn på tolkanvändare i beskrivningsfältet. Det är dock ingen obligatorisk uppgift.

Uppgift om tolkanvändare kan underlätta för tolkförmedlingarna eller tolkarna om de måste ta kontakt med myndigheten inför ett uppdrag.

Denna uppgift kan läggas in som förifylld via ”Mina bokningsinställningar” så slipper man ange det i varje bokning. Se avsnitt om Bokningsinställningar nedan.

Ärendenummer nu mer synligt i bokning

Myndighetens ärendenummer har nu även lagts in längst upp i bokningen för att enklare identifieras.

Förmedlingars hantering av rekvisition

Nu är det möjligt för förmedlingar välja att för en bokning antingen registrera rekvisition direkt i avropstjänsten eller arkivera bokningen utan rekvisition ifall rekvisition görs på annat sätt. Det är alltid myndigheten som beslutar på vilket sätt de vill få rekvisitioner.

Bokningsinställningar

Du vet väl att man kan lägga in sina egna förvalda bokningsinställningar så slipper man fylla i alla uppgifter på nytt i varje bokning. Klicka på ditt namn högst upp till höger och sedan på knappen ”Bokningsinställningar”.