Frågor och svar om IT-konsulttjänster Resurskonsulter, region Södra - NYA

Avrop

  • Går det att avropa hela team av konsulter?
    Svar:

    Avrop måste göras för ett Kompetensområde i taget. Det går bra att avropa ett team av konsulter så länge avropade kompetenser tillhör ett och samma kompetensområde.

  • Hur länge ska ett anbudssvar vara giltigt?
    Svar:

    Tiden finns inte reglerad i ramavtalet utan måste sättas av myndigheten utifrån hur lång tid de bedömer att utvärdering av anbuden tar. Ju längre tid som går mellan avropssvar och tilldelning desto större är risken att offererad konsult inte finns tillgänglig längre.

  • Vad är skälig tid för anbudssvar?
    Svar:

    Det beror på uppdragets omfattning men två veckor behöver normalt leverantörerna ha för att ta fram en lämplig kandidat och lämna ett anbudssvar. För komplexa och/eller omfattande uppdrag kan det vara rimligt ge längre svarstid.

  • Hur långt kan man gå när man skapar egna roller inom ett kompetensområde?
    Svar:

    Den egendefinierade rollen måste rymmas inom ramen för ett av de sju olika kompetensområdena. T.ex. måste en egen roll inom kompetensområdet Systemutveckling avse ett konsultuppdrag med anknytning till systemutvecklingsarbete i någon form. Den egendefinierade rollen kan ju t.ex. vara en mix av systemutveckling och databasdesigner och/eller konfigurationshantering, dvs. det går att blanda flera typer av kompetenser så länge de avser samma kompetensområde.

  • Går det att göra ett avrop för successiva leveranser under en längre period?
    Svar:

    Ja, men de uppdrag som avropet avser måste vara definierade så det är tydligt vilken typ av kompetenser och konsulter som leverantören ska offerera. Det är också viktigt att ange vilken tidsperiod som avses samt omfattningen av uppdragen (i antal timmar och/eller antal konsulter) även om det inte behöver vara helt exakta uppgifter. Det är möjligt att avropa en s.k. ”timbank” för en viss typ av resurser och sedan löpande komma överens med leverantören när dessa ska levereras. Inriktningen ska vara att alla timmarna ska levereras. Om man är osäker på omfattningen kan en mindre del av timmarna läggas som en option. Det är inte tillåtet att göra ett generellt avrop på konsulter för framtida behov där uppdrag och kompetenser definieras vid senare tillfälle. Detta kan ses som ett ”ramavtal i ramavtalet” och är alltså inte tillåtet.

  • Får leverantören skicka in flera svar på ett avrop?
    Svar:

    En upphandlande myndighet skall i avropet ange om den godkänner anbud med alternativa utföranden. Om detta inte anges, är anbud med alternativa utföranden inte tillåtna. Ibland, t.ex. för kompetenser där det är brist på resurser, kan det vara en fördel att tillåta leverantörerna att offerera fler än en konsult då ökar möjligheterna att få flera kandidater att välja mellan.

  • Om man vill avropa en konsulttjänst som passar in lika bra i två kompetensområden, kan man skicka sin avropsförfrågan till båda områdena?
    Svar:

    Nej, inte om det bara är en konsulttjänst som ska avropas. Man får istället göra två separata avrop, ett för varje kompetensområde.

  • Hur gör man om man behöver avropa en konsulttjänst som avser flera kompetensområden?
    Svar:

    Det är bara möjligt att göra avrop inom kompetensområde i taget. Om det finns behov av tjänster från flera kompetensområden måste man göra flera avrop. Om behovet väsentligen tillhör ett kompetensområde kan det vara möjligt att i mindre utsträckning ställa enstaka krav från ett annat kompetensområde. Men ju mer omfattande och sammansatta kraven är desto svårare blir det för leverantörerna att hitta kandidater.

  • Hur gör man om man behöver avropa en konsulttjänst som avser flera regioner?
    Svar:

    Konsulttjänsten ska avropas i den region där arbetet ska utföras. Om en konsulttjänst avser flera regioner görs avrop i den region där huvuddelen av arbetet ska genomföras. Det är då viktigt att i avropsförfrågan vara tydlig med att uppdraget innebär resor och vilka villkor som gäller för ersättning av kostnader i samband med resor.

  • Kan en ramavtalsleverantör delegera avropssvar vidare till en samarbetspartner eller underleverantör?
    Svar:

    Nej, enbart ramavtalsleverantörerna har rätt att ta emot avropsförfrågan, lämna avropssvar och fakturera utförda uppdrag.

Krav

  • Vad gäller om man efter tilldelning upptäcker att konsulten inte uppfyller kraven?
    Svar:

    Om kontrakt inte tecknats ännu kan man göra en ny tilldelning. Om kontrakt hunnit tecknats måste vald ramavtalsleverantör, efter medgivande från kunden, skicka en ny konsult som uppfyller kraven till samma pris. Ett annat alternativ är att säga upp kontraktet och göra en ny avropsförfrågan.

  • Kan man ställa krav på särskilda arbetstider, jourtid eller beredskapstid?
    Svar:

    Ja, det går bra att ställa krav på särskilda arbetstider som t.ex. jour och beredskapstider. Det är viktigt att dessa tider specificeras så detaljerat som möjligt då det annars kan bli svårt för leverantörerna att prissätta.

  • Går det att ställa krav på att en konsult ska ha erfarenhet av ett visst verktyg, t.ex. att en konsult inom kompetensområdet ”Test och testledning” ska ha erfarenhet av ett visst testverktyg?
    Svar:

    Ja, det går bra. Men det kan finnas en viss risk att inte alla leverantörer kan svara om verktyget är ovanligt.

  • Kan man utöver kravspecifikationen även intervjua kandidaterna för att se vem som är mest lämpad?
    Svar:

    Det går bra att använda intervjuer som en del i utvärderingen. Intervjuerna bör användas enbart för att verifiera att kandidaterna uppfyller ställda krav i avropsförfrågan. Intervjuerna bör alltså inte användas som ett eget utvärderingskriterium.

Pris

  • Finns det någon reglering om prisjustering i ramavtalet?
    Svar:

    Ramavtalet har ingen generell klausul om prisjustering, men det går att lägga in en sådan klausul i ett enskilt avrop. Om ett uppdrag ska löpa under flera år kan det vara fördelaktigt att lägga in en sådan.

  • Kan man avtala om andra typer av priser än timpriser?
    Svar:

    Ja, enligt ramavtalets kravkatalog kan man i avropsförfrågan begära in pris som timpris, fastpris, takpris eller med en viss rabattsats. Olika typer av priser kan kombineras i samma avrop.

  • När gäller de taktimpriser som finns i prisbilagorna
    Svar:

    Med takpris avses det högsta timpris för konsulttjänst som får erbjudas i anbud som lämnas i avropssvar. Vid förnyad konkurrensutsättning får lägre timpris offereras. Takpriserna gäller hela ramavtalsperioden inklusive eventuella förlängningar.

Underleverantörer

  • Måste en offererad konsult vara anställd av ramavtalsleverantören eller ev. underleverantör vid inlämnandet av avropssvar?
    Svar:

    Vid utförande av Tjänst ska konsult vara anställd hos Ramavtalsleverantör, eller eventuell Underleverantör, senast dagen för Kontraktets ikraftträdande.

Villkor

  • Kan myndigheten i förtid säga upp kontraktet med leverantören?
    Svar:

    Myndighetens uppsägningstid är 14 dagar. Betalning för pågående uppdrag utgår under uppsägningstiden.

  • Hur regleras övertidsersättning i ramavtalet?
    Svar:

    Övertidsersättning och extra ersättning för arbete under obekväm arbetstid utgår endast under förutsättning att Parterna överenskommit om detta. Parterna kan själva komma överens om vilka ersättningsnivåer som ska gälla. I annat fall gäller ersättningsnivåer enligt avsnitt 8 i Allmänna villkor.