Frågor och svar om E-handelstjänst

Avropet

  • Hur länge är det möjligt att avropa på ramavtalet?
    Svar:

    Ramavtalet är giltigt fram till och med 2022-11-09 men det ersätts inte direkt med ett nytt. Ni kan initiera en förnyad konkurrensutsättning (skicka ut en avropsförfrågan) fram till och med 2022-11-01, men det finns en betydande risk att en tilldelning strider mot gällande rätt om den sker efter ramavtalets sista giltighetsdag.  Kontrakt kan gälla som längst till och med 2030-06-30.

  • Vilka möjligheter finns det för en avropsberättigad organisation som agerar inköpscentral att avropa E-handelstjänst för andra organisationer, som inte har rätt att avropa?
    Svar:

    Det är inte möjligt för en organisation som lämnat bekräftelse att avropa E-handelstjänsten för en annan organisation som inte har lämnat en sådan.

    Däremot kan en avropsberättigad organisation som tillhandahåller tjänster (administrativa stödtjänster) för andra organisationer under vissa förutsättningar göra ett avrop i egenskap av ett Servicecenter. Se vidare frågan ”Vilken flik i prismallen ska vi använda om våra bolag och/eller organisationer vi samarbetar med också kommer att använda E-handelstjänsten?”

  • Vi har inte lämnat bekräftelse för att få avropa på ramavtalet som gäller E-handelstjänst, finns det någon möjlighet för oss att få göra det ändå?
    Svar:

    Det beror på vilken typ av organisation ni är. Statliga myndigheter under regeringen kan alltid avropa på Kammarkollegiets ramavtal men övriga organisationer behöver lämna bekräftelser innan upphandlingen annonseras för att kunna göra det. Prenumerera gärna på Kammarkollegiets nyhetsbrev som gäller Statens inköpscentral. Där informerar vi om nya förstudier och upphandlingar.

  • Kan vi avropa mottagande av leverantörsfakturor via operatörsnätverk som en enda partsuppsättning, eller betalar vi för en partsuppsättning per leverantör?
    Svar:

    Partsuppsättningar prissätts per leverantör så länge de nyttjas.

    Observera att avgiften för nyttjandet av E-handelstjänsten omfattar kommunikation av alla typer av meddelanden via Peppol-nätverket. Det innebär att kostnaden försvinner om en leverantör övergår till att skicka e-fakturor via Peppol och det finns således kostnadsfördelar för er att ta emot leverantörsfakturor (och även produktkataloger med mera) den vägen.

    Finns det möjligheter för er att styra leverantörerna till att skicka sina fakturor via Peppol-nätverket? Alla upphandlande myndigheter och enheter måste kunna ta emot e-fakturor via Peppol-nätverket vilket innebär att det borde vara enkelt för en leverantör att alltid skicka fakturor till offentlig sektor på det sättet. De flesta operatörer (VAN-tjänster) kan skicka e-fakturor via Peppol-nätverket. Myndigheten för digital förvaltning (DIGG) har information om e-faktura och Peppol som riktas till leverantörer.

    Sammanfattningsvis, det behövs inga specifika partsuppsättningar om ni använder Peppol. Det innebär att det blir mycket enklare för både myndigheten och leverantörerna att i framtiden byta system utan att det påverkar anslutningen. 

     

  • Vi vill ha Single Sign On vid användarinloggningen och undrar om det ingår i E-handelstjänsten?
    Svar:

    Stöd för funktionen Single Sign On (SSO), det vill säga automatisk inloggning i E-handelstjänsten, var så kallade bör-krav i ramavtalsupphandlingen och båda ramavtalsleverantörerna svarade Ja på dem. Kraven (I-3.5.4 – I-3.5.5) innebär att avropande myndighets personal kan autentiseras i Tjänsten via SSO mot tredje part samt att Tjänsten kan kopplas mot Microsoft Active Directory för Autentisering och Auktorisering via SAML 2.0. SAML 2.0 är en öppen XML-baserad standard för utbyte av data vid autentisering och auktorisation. Med SAML 2.0 kan en användare loggas in till ett system med en identitet som inte har någon anknytning till systemet.

    Förutsättningen för att SSO ska ingå är att den avropande myndigheten har en teknisk miljö som motsvarar de ställda kraven så E-handelstjänsten kan ansluta till myndighetens Active Directory, LDAP eller SAML-tjänst. Det innebär att den avropande myndigheten själv ansvarar för att ha en intern infrastruktur så att E-handelstjänsten kan kommunicera och tillhanda information från den interna miljön, till exempel den webbadress som SAML ska kommunicera med.

    Om den avropande myndigheten väljer ett annat alternativ för SSO än det som är kravställt, till exempel att läsa in användaruppgifter i E-handelstjänsten, behöver detta läggas till som en egen rad under ”Övriga optioner” i prismallen.

    Innan avropet kan det vara bra att stämma av de tekniska förutsättningarna för SSO med ramavtalsleverantörerna, till exempel med en RFI.

  • Kan vi kräva att leverantören ska kunna stödja oss i vår översyn av inköpsprocessen med e-handel?
    Svar:

    Ja det kan ni, men det stöd ni kräver behöver omfattas av upphandlingsföremålet. Ni kan till exempel inte kräva stöd för upphandlingsprocessen. Observera att det här handlar om att leverantören ska kunna stödja er. Leverantörens stöd kan till exempel innebära att införandeprojektet bemannas med en konsult som har kompetens inom det efterfrågade området.

    Eventuella kompletterande krav på att leverantören ska kunna ge stöd anges i avropsbilagan Specifikation av uppdrag under avsnitt 1.4.5. Som ett komplement eller ett alternativ kan ni välja att komplettera tillföra krav på en viss kompetens hos konsulterna.

     

    Om leverantörens insatser för stödet innebär en utökning av det i övrigt avtalade uppdraget kring införande och nyttjande med mera, får ni betala för dem och bör ta höjd för det i optionen konsulttimmar. Ett större uppdrag som gäller stöd för processutveckling och i förändringsarbetet vid introduktion av nya arbetssätt bör tillföras som en övrig option, se Vägledning för avrop, avsnitt 5.2.4. Beskriv optionen i avropsbilagan Specifikation av uppdrag, avsnitt 1.3.8 under en egen rubrik. Motsvarande rubrik ska läggas till i avropsbilagan Priser i kontrakt.

  • Kan vi ställa egna krav på säkerhet och sekretess?
    Svar:

    Ja det kan ni.

     

    En avropande myndighet kan tillföra krav på säkerhet i enlighet med de starka externa krav som ställs på dem, bland annat från lagstiftning och på säkerhet i verksamheten (se till exempel Förfrågningsunderlaget, avsnitt 5.3). Kraven I-3* handlar om informationssäkerhet, till exempel I-3.1.4: Leverantören ansvarar för att utforma Tjänsten så att de inte inkräktar på Avropande myndighets möjligheter att leva upp till Personuppgiftslagen (SFS 1998:204) och övriga lagar, förordningar och rekommendationer inom detta område.

     

    Eventuella kompletterande krav på säkerhet och sekretess anges i avropsbilagan Specifikation av uppdrag under avsnitt 1.4.4. Här följer några praktiska exempel som belyser vad kraven kan handla om.

     

    Exempel 1: En enskild myndighet behöver teckna ett säkerhetsskyddsavtal och bilägger ett sådant i sitt avrop. Anbudsgivarens eventuella kostnader som uppstår till följd av säkerhetsskyddsavtalet omfattas av takpriserna för myndighetens införande och nyttjande av E-handelstjänsten.

     

    Exempel 2: Ett servicecenter vill inte att deras kunder ska ha tillgång till varandras information i E-handelstjänsten. Enligt ramavtalets definitioner är ett servicecenter en avropande myndighet med uppgift att tillhandahålla tjänster (administrativa och andra stödtjänster) till en eller flera myndigheter (kunder). Även om ett servicecenter har rätt att behandla en viss kunds personuppgifter enligt ett Personuppgiftsbiträdesavtal finns det troligtvis ingen anledning att ge övriga kunder tillgång till dem (artikel 5, Dataskyddsförordningen), varför en sådan teknisk utformning omfattas av takpriserna för servicecentrets införande och nyttjande av E-handelstjänsten.

  • I vilken utsträckning ryms eventuella preciserade krav i takpriserna?
    Svar:

    Preciserade krav på de optioner som anbudsgivarna hade att ta ställning till vid ramavtalsupphandlingen ingår i takpriserna för dem. Dessa optioner finns listade i mallen Priser i kontrakt och beskrivna i Vägledning för avrop, avsnitt 5.2.3. Eventuella preciseringar ska göras i avropsbilagan Specifikation av uppdrag under avsnitt 1.4.3.

    Däremot, om den avropande myndigheten tillför en övrig option behöver leverantörerna få en möjlighet att sätta ett pris, se Vägledning för avrop, avsnitt 5.2.4. En sådan option ska beskrivas i avropsbilagan Specifikation av uppdrag, avsnitt 1.3.8 under en egen rubrik. Motsvarande rubrik ska läggas till som en rad i mallen Priser i kontrakt.

    Här följer några exempel som kan belysa skillnaden mellan en precisering av en option med takpris och övriga optioner där anbudsgivaren kan sätta ett helt nytt pris.

    Exempel 1: En myndighet behöver integrera skannade leverantörsfakturor till E-handelstjänsten och har utökat det antal skannade fält som finns beskrivna i Ramavtalsbilaga 14, Standarder och versioner. Myndigheten anger vilka fält som adderats i Specifikation av uppdrag, avsnitt 1.4.3. Anbudsgivarna kan inte överskrida takpriserna eftersom det handlar om en precisering av en integration (Integration med Skanningtjänst) som ingick i ramavtalsupphandlingens förfrågningsunderlag.

    Exempel 2: En myndighet vill hämta en viss information från E-handelstjänsten och läsa in i ett beslutsstödssystem. Här kan det finnas flera alternativ, till exempel:

    a)   All myndighetens data kan exporteras från E-handelstjänsten (krav I-1.2.1) och myndigheten läser själv ut den önskade informationen för vidare hantering och inläsning i Beslutsstödsystemet.

    b)  Myndigheten vill att E-handelstjänsten ska omfatta en integration med Beslutsstödssystemet. Det tekniska formatet ska ha ett bestämt innehåll och utseende som bestäms av det mottagande systemet. I förfrågningsunderlaget och i kravställningen saknas en option av integration med Beslutsstödssystem. Därför beskriver myndigheten behovet som en övrig option i avropsbilagan Specifikation av uppdrag, avsnitt 1.3.8 och lägger till en rad i mallen Priser i kontrakt så att anbudsgivarna kan lämna ett pris som sedan ingår i utvärderingen. 

  • Kan vi kräva en viss kompetens hos de konsulter som ska införa E-handelstjänsten hos oss?
    Svar:

    Ja, det kan ni göra. Ni kan i avropsbilagan Specifikation av uppdrag, under avsnitt 1.4.2, tillföra krav på konsulters erfarenhet, kompetens och tillgänglighet.

    Observera att till exempel hantering av utbyte av personal finns reglerat i Ramavtalsbilaga 11: Allmänna villkor konsulttjänster, avsnitt 7.

  • Kan vi kräva en specifik avtalad leveransdag?
    Svar:

    Ja, det kan ni göra. Skriv in ert krav på avtalad leveransdag (leveranstidpunkt) i avropsbilagan Specifikation av uppdrag under avsnitt 1.4.1 och säkerställ att avropsbilagan Tid- och projektplan utformas i enlighet med den. Den avtalade leveransdagen ska även skrivas in i själva kontraktet.

    Observera att ett krav på en viss leveranstidpunkt kan påverka leverantörernas möjlighet att ge anbud. Om ni tillför krav på en leveranstidpunkt ska ni inte ändra på den i samband med att ni tecknar kontraktet. Fundera på om ni kan vara flexibla och i stället tillföra krav på en period (en eller flera) för avtalad leveransdag. Ni kan även låta den avtalade leveransdagen i Tid- och projektplan vara ett önskemål och komma överens med den aktuella leverantören om den exakta tidpunkten för leverans.

  • Kan vi i vårt avrop ställa egna krav på E-handelstjänsten?
    Svar:

    Ni ska alltid ange bakgrund och förutsättningar för avropet. Det finns också två olika möjligheter att ytterligare anpassa tjänsten till er unika situation. Ni kan

    1)      lägga till en övrig option, utöver de som redan ingår, som anbudsgivarna kan prissätta

    2)      under vissa förutsättningar tillföra villkor (ska-krav) som omfattas av takpriserna

    Innan ni funderar på att lägga till en option eller att tillföra ett villkor kan det vara bra att gå igenom de omfattande krav, utförliga processbeskrivningar och optioner som redan ingår i ramavtalen.

    1.    Lägga till optioner med separat prissättning

    Ni kan vid behov lägga till optioner som anbudsgivarna kan prissätta separat, se Vägledning för avrop, avsnitt 5.2.4. Optionerna behöver omfattas av upphandlingsföremålet och ni bör säkerställa att båda ramavtalsleverantörerna har möjlighet att leverera dem.

    En eventuell övrig så kallad option ska beskrivas under en separat rubrik i avropsbilagan Specifikation av uppdrag, avsnitt 1.3.8. Motsvarande rubrik ska läggas till som en rad i mallen Priser i kontrakt, så att anbudsgivarna kan lämna pris. Priserna ska ingå i utvärderingen.

    2.    Tillföra villkor som omfattas av takpriserna

    När ni anger bakgrund och förutsättningarna för avropet har ni möjlighet att i begränsade fall ändra angivna villkor och tillföra dem som obligatoriska villkor (ska-krav). Se vidare Ramavtalsbilaga 7: Avropsförfarande, avsnitt 1.2 samt punkterna a – e nedan.

    Tillförda obligatoriska villkor ingår i takpriserna. Med takpriser menas de priser som anbudsgivaren inte får överskrida i sitt avropssvar. Det finns två prislistor med takpriser. Den ena gäller om en enskild myndighet gör ett avrop. Den andra gäller för ett servicecenter som har till uppgift att tillhandahålla tjänster för andra myndigheters räkning.

    Följande typer av villkor kan tillföras som obligatoriska krav (ska-krav). Beskriv eventuella tillförda obligatoriska villkor i avropsbilagan Specifikation av uppdrag, avsnitt 1.4.

    a)    Leveranstidpunkt

    Krav om leveranstidpunkten kan preciseras och vara både längre och kortare än vad som anges i ramavtalsbilaga 11: Allmänna villkor Konsulttjänster.

    b)    Resurser

    Krav om resurser för uppdragets genomförande i form av krav på konsulters erfarenhet, kompetens och tillgänglighet. Kan avse krav att redovisa CV för konsulter, leveransförmåga, tillgänglighet, tidpunkt för start i uppdraget etc.

    c)    Preciseringar

    Preciserade krav på optioner rörande systemintegrationer, tilläggstjänster och utbildning. Kan avse precisering med mer detaljerade beskrivningar för formatspecifikationer eller andra tekniska lösningar.

    Observera att preciseringar enligt ovan enbart kan göras av de optioner som anbudsgivarna hade att ta ställning till vid ramavtalsupphandlingen, det vill säga de optioner där det finns takpriser.

    d)    Säkerhet och sekretess

    Krav kring säkerhet och sekretess som tillgodoser den avropande myndighetens behov. Kan avse krav om säkerhetsskyddsavtal, personuppgiftsbiträdesavtal eller liknande.

    e)    Förmåga att ge stöd

    Krav kring stöd för processutveckling och i förändringsarbetet vid introduktion av nya arbetssätt. Kan avse krav på leverantörens förmåga att bistå i verksamhetens processutveckling.

     

    De följande frågorna och svaren omfattar praktiska exempel på tillämpning.

  • Vilken flik i prismallen ska vi använda om våra bolag och /eller organisationer vi samarbetar med också kommer att använda E-handelstjänsten?
    Svar:

    Om har i uppgift att tillhandahålla *) tjänster (administrativa stödtjänster) för bolagens och/eller de samverkande organisationernas räkning är ni ett Servicecenter i ramavtalets mening. Då ska ni använda fliken Priser (Servicecenter) i prismallen.
    Prislistorna för en enskild Myndighet respektive för ett Servicecenter skiljer sig åt när det gäller införandeprojekt och avgift för nyttjande av E-handelstjänsten. För en Myndighet finns en indelning i användarkategorier och de högsta takpriserna för såväl införande som nyttjande av tjänsten gäller vid fler än 4000 användare. Ett Servicecenter har ett takpris för ett grundinförande i flera organisationer. Här gäller de högsta takpriserna för nyttjandet vid fler än 16 000 användare.

    Både en Myndighet och ett Servicecenter kan behöva avropa flera integrationer av samma slag, till exempel om det är aktuellt med flera olika ekonomisystem.

    Myndighet

    Om det enbart är den avropande organisationen (samma organisationsnummer) som kommer att nyttja E-handelstjänsten bör ni troligtvis använda fliken Priser (Myndighet) i mallen Priser i kontrakt.

    Finns det olika ekonomimodeller i organisationen (till exempel olika konteringssträngar) som kräver separerade uppsättningar i E-handelstjänsten behöver ni beskriva det i ert avrop. I de fall det behövs dubblerade uppsättningar av integrationer ska detta också framgå i avropet och prislistan.

    Servicecenter

    Följande kriterier kan indikera att ni är ett Servicecenter och bör använda fliken Priser (Servicecenter) i mallen Priser i kontrakt:

    - Ni har tecknat ett Personuppgiftsbiträdesavtal med en del av den organisation som ska använda den E-handelstjänst ni avropar (eftersom ni är deras personuppgiftsbiträde).

    - Ni har ett avtal eller en överenskommelse med en del av organisationen alternativt att det finns ett formellt beslut om att ni ska tillhandahålla administrativa stödtjänster för deras räkning.

    - Ni behöver ställa krav på särskilda säkerhetsåtgärder i ert avrop i syfte att begränsa tillgången till information för användare i olika delar av den organisation som ska använda den E-handelstjänst ni avropar (se Ramavtalsbilaga 7: Avropsförfarande, avsnitt 1.2 punkt d).

    - Det finns flera ägare än ni till olika delar av den organisation som ska använda E-handelstjänsten.

     

    *) I det här sammanhanget vill vi påminna om att ni, om det gäller intern upphandling eller samarbeten mellan organisationer, bör göra en bedömning om reglerna i kap 3. 11-18 §§ LOU. Gäller det intern upphandling ska det s.k. Teckalundantaget och dess kriterier vara uppfyllda och avser det samarbete mellan exempelvis olika kommuner ska en bedömning göras om det s.k. Hamburgundantaget är tillämpligt. Behöver ni stöd i den här frågeställningen kan ni vända er till Upphandlingsmyndigheten.

  • Vad händer om vi blir fler användare än vad vi angav i vårt avrop?
    Svar:

    Det finns en kategoriindelning av antalet användare som styr leverantörernas takpriser, både när det gäller införandeprojektet och avgiften för nyttjandet. Kategorierna för en enskild organisation är följande:

    •  1 – Myndighet ≤ 200 Användare
    •  2 – Myndighet 201-800 Användare
    •  3 – Myndighet 801-1500 Användare
    •  4 – Myndighet 1501–4000 Användare
    •  5 – Myndighet ≥ 4001 Användare

     

    Det är viktigt att noggrant överväga det antal användare ni anger i er avropsförfrågan eftersom det placerar er i viss kategori. Takpriserna ökar för varje kategori. Ni bör vara beredda på att det kan komma frågor från ramavtalsleverantörerna om hur ni har kommit fram till den kategori som ni har valt.

    Eventuella förändringar av antalet användare som ni känner till redan vid avropstillfället

    I de fall ni redan vid det initiala avropet vet om att det eventuellt kan uppstå förändringar av antalet användare, som medför ett kommande byte av kategori, kan ni till exempel också

    • begära ett pris för nyttjandet på en högre (eller lägre) kategorinivå som en option eller
    • ange i en ändringsklausul att antalet användare kan komma att öka (eller minska) och att avgiften för nyttjandet då ska faktureras i en ny kategori

     

    Förändringar av antalet användare som ni inte kände till vid avropstillfället

    Om ni under kontraktstiden ökar eller minskar antalet användare och det leder till att ni hamnar i en ny kategori ska leverantören justera sin fakturering av nyttjandeavgiften. Om ni till exempel angav 190 användare i ert avrop (Kategori 1) och efter några år i stället har 220 användare (Kategori 2) får ni betala den årliga avgiften för att nyttja E-handelstjänsten i enlighet med takpriset för den nya kategorin.

    Ett byte av användarkategori innebär en ändring av ert kontrakt. Ni har dock rätt att göra vissa ändringar i ert kontrakt*), bland annat ändringar av mindre värde**). Problemet som eventuellt kan uppstå är att ändringen bedöms som en väsentlig ändring i strid med LOU, vilket i förlängningen kan leda till att kontraktet ogiltigförklaras.

    Ni bör fundera på hur ni ska gå tillväga om ni till exempel genomför en organisationsförändring som medför ett kraftigt förändrat antal användare jämfört med vad ni angav i ert avrop. Så länge ramavtalet är giltigt finns alltid möjligheten att göra ett nytt avrop. När ramavtalet inte längre kan avropas kan ni undersöka om det går att göra en så kallad kompletterande beställning. Läs mer i Vägledning för avrop E-handelstjänst, avsnitt 5.2.5. Hantera nya behov när kontraktet är tecknat.

     

    *) 17 kap. 8 § LOU (som hänvisar till 9-14 §§)

     **) 17 kap. 9 § LOU

  • Finns det möjlighet att avropa en egen, alternativ option om förlängning av kontraktets giltighetstid?
    Svar:

    Kammarkollegiets rekommendation är att myndigheten inte justerar hur avtalsförlängning får ske. Som villkoret i ramavtalet (kapitel 8, punkt 8.2) är formulerat saknas det möjlighet att använda en egen, alternativ option om avtalsförlängning.

    Enligt ramavtalet ska kontraktet ha en initial giltighetstid om minst två (2) år. Därefter har ni möjlighet att med oförändrade villkor förlänga kontraktet med ett år i taget. Förlängningen ska vara skriftlig och leverantören måste få den senast tre månader före utgången av kontraktets giltighetstid. Som längst kan myndigheten förlänga kontraktet till och med 30 juni det år som infaller åtta kalenderår efter det att ramavtalets giltighetstid löpt ut.

  • Hur långt bort i tiden man kan ha delleveranser?
    Svar:

    Ett Införandeprojekt kan delas upp i flera successiva leveranser (delleveranser) men ramavtalet anger ingen exakt gräns för hur lång tid som kan förflyta mellan dem. Däremot anger ramavtalet att den leveranskontroll som är en del av Införandeprojektet ska, om ni inte kommer överens med leverantören om något annat, kunna inledas senast efter sex (6) månader från det att kontraktet är tecknat.

     

    En delleverans kan handla om mindre del av systemuppsättningen men även vara mer omfattande, till exempel om att ni först inför e-faktura och sedan e-handel. Varje delleverans ska enligt ramavtalet omfattas av validering, leveranskontroll och provdrift och ni bör göra särskild överenskommelse kring formerna för leveranskontrollen. I de fall ni vill ha en delleverans senare än 6 månader efter kontraktstecknandet behöver ni också komma överens med leverantören om tidplanen och eventuellt också bereda er på vissa extra kostnader.

     

    Delleveranser efter 6 månader

    Om era önskemål om delleverans innebär att ni skjuter fram en viss del av systemuppsättningen längre än 6 månader behöver ni komma överens med leverantören om hur det ska gå till. Det finns flera möjligheter att hantera det, till exempel:

     

    A)   Ni gör hela systemuppsättningen i ett enda införandeprojekt, leveranskontrollerar och godkänner hela leveransen. Sedan driftsätter ni den del ni vill börja med (till exempel e-faktura) och avvaktar med en del av leveransen (till exempel e-handel) samt kommer överens med leverantören om att förlänga den provdrift som ingår i införandeprojektet så att den kan omfatta hela lösningen (till exempel både e-faktura och e-handel).

     

    B)   Ni skjuter fram de delar av systemuppsättningen som är direkt kopplade till den önskade delleveransen och ger leverantören möjlighet att prissätta ett kompletterande införandeprojekt. Observera att det inte bara är leverantören som eventuellt kan behöva satsa extra resurser i ett kompletterande införandeprojekt, ni behöver själva också planera för era insatser, till exempel i samband med systemkonfigurering och för leveranskontroller.

     

    I båda fallen ska ni tydligt beskriva era önskemål i avropet, vad ni vill uppnå i bilagan Specifikation av uppdrag och tidplanen för det i Tid- och projektplan. En eventuell option om ett kompletterande införandeprojekt ska också anges i Prislistan.

  • Varför behöver vi bifoga en Tid- och projektplan i avropet?
    Svar:

    Syftet med Tid- och projektplanen är att ge båda parter en struktur för införandeprojektet och säkerställa en tydlig koppling till ramavtalet.

    Ange era viktigaste önskemål om tidpunkter i den Tid- och projektplan som ni bifogar med ert avrop. Det kan till exempel handla om den tidsperiod när ni kan avsätta resurser för att starta er leveranskontroll och vill att leverantörens validering ska vara klar, samt vilken avtalad leveransdag som skulle passa er. Det kan också vara bra att informera om när ni planerar att avropa resurser hos leverantörerna av de system som ni vill integrera med E-handelstjänsten, till exempel ert ekonomisystem.

    Innan ni tecknar kontraktet ska ni ha kommit överens med leverantören om den slutliga Tid- och projektplanen. Den blir sedan en bilaga till kontraktet. Observera att tidpunkten för den avtalade leveransdagen även ska anges i själva kontraktet.

  • I Vägledning för avrop står det att vi ska vara försiktiga med att ändra bör-krav till ska-krav, men hur gör vi i praktiken?
    Svar:

    Vi föreslår att ni frågar båda leverantörerna om de kan uppfylla det eller de bör-krav ni önskar göra om till ska-krav. Ni kan fråga i samband med presentationer av lösningarna eller via en så kallad RFI (Request for information). Förklara muntligt eller ange i RFI:n varför den funktion som omfattas av bör-kravet är väsentligt för er verksamhet och att ni genom att göra om det till ska-krav vill försäkra er om att ni får med den i er leverans. Beskriv vad ni vill uppnå på samma sätt för båda leverantörerna, men ange inte exakt hur det ska gå till.

    Om någon av leverantörerna svarar nej, att de inte klarar att uppfylla bör-kravet, bör ni avstå från att göra om det till ett ska-krav och fundera på om ni ändå vill göra ett avrop. Eventuellt kan leverantörerna svara att en utveckling av den aktuella funktionen är på gång och framöver kommer att ingå i E-handelstjänsten. I sådana fall får ni bedöma om det är tillräckligt för er.

  • Behöver vi använda alla mallar på avropa.se när vi avropar?
    Svar:

    Mallarna på avropa.se är direkt kopplade till ramavtalet och ni ska använda innehållet i dem för att avropet och kontraktet ska fungera på rätt sätt. Ni kan självklart komplettera Mall för Avropsförfrågan och lägga in texten  i er egen brevmall samt även förändra typsnitt med mera i de övriga dokumenten.

Införandeprojektet

  • Hur flyttar vi över våra nuvarande leverantörsanslutningar, våra partsuppsättningar av e-faktura och e-handel med olika leverantörer, till E-handelstjänsten?
    Svar:

    Analysera nuläget

    Om ni i dag tar emot e-fakturor och kanske också har kommit igång med e-handel bör ni göra en bedömning av ert behov av migrering (flyttning) av era nuvarande leverantörsanslutningar (partsuppsättningar). Ni kan till exempel fråga de aktuella leverantörerna om vilka olika möjligheter de har att skicka e-fakturor och kataloger med mera samt att ta emot order. Med ledning av de svar ni får kan ni göra en bedömning hur ni ska utforma ert avrop av E-handelstjänst, se vidare i Vägledning för avrop, avsnitt 5.2.3 under rubriken Partsuppsättning.

    Välj PEPPOL i första hand

    I första hand bör ni försöka styra om den nuvarande elektroniska kommunikationen av meddelanden (fakturor, kataloger, order med mera) så att den sker via PEPPOL-nätverket. PEPPOL är en internationell elektronisk infrastruktur för att skicka och ta emot affärsmeddelanden. Till skillnad från traditionell partsuppsättning (routing) sker kommunikation via PEPPOL-nätverket utan några unika tekniska kopplingar mellan parterna. PEPPOL ingår i avgiften för nyttjandet av E-handelstjänsten.

    Erbjud partsuppsättning vid behov

    Om det visar sig att några av era varu-/tjänsteleverantörer inte klarar att skicka e-fakturor, kataloger med mera eller ta emot order via PEPPOL-nätverket kan ni övergångsvis utnyttja optionen Partsuppsättning. Partsuppsättning innebär att E-handelstjänsten gör en unik teknisk koppling mellan er som kund och er leverantör i syfte att ni ska utbyta elektroniska meddelanden. De årliga kostnaderna för Partsuppsättning beror på antalet meddelanden som skickas eller tas emot, se ramavtalsbilaga 4, Priser för respektive leverantör av E-handelstjänsten. Den förnyade konkurrensutsättningen kan eventuellt ge er lägre priser.

Partsuppsättningar

  • Hur bestäms priskategorin om vi beställer partsuppsättning för två olika avtal och som gäller en och samma leverantör?
    Svar:

    Partsuppsättningar innebär att leverantören av E-handelstjänst utformar en samverkansprocess. Ramavtalets prislista innebär att partsuppsättningen betalas som en löpande avgift vilken baseras på antalet meddelanden som skickas eller tas emot via den aktuella samverkansprocessen. Därför kan kostnaden påverkas av om antalet meddelanden slås ihop eller inte.

    Priskategorin för en partsuppsättning med en specifik leverantör där det finns två avtal bestäms av hur e-handeln utformas, det vill säga om samverkansprocessen mellan köpare och säljare är likadan för båda avtalen eller om den skiljer sig åt. Om samverkansprocessen för avtalen skiljer sig åt i någon del som berör det sätt som e-handeln tillämpas avseende utformning av beställningsprocessen behöver ni alltid beställa två olika partsuppsättningar.

    För att förtydliga det hela redovisas några praktiska exempel. Förutsättningen för alla exempel är att det finns två olika avtal med en och samma leverantör. Observera att e-handel med PunchOut alltid innebär att ni behöver beställa en partsuppsättning, även om ni tillämpar e-handel med Peppol PunchOut.

    1. E-handel för det ena avtalet leverantören tillämpas med Peppol PunchOut och det andra med kataloger enligt SFTI ESAP 6: Två partsuppsättningar, PunchOut och Katalog är skilda samverkansprocesser.
    1. E-handel för det ena avtalet leverantören tillämpas med Peppol PunchOut och det andra med Peppolkataloger som skickas via Peppolnätverket: En partsuppsättning, meddelanden som skickas via Peppolnätverket räknas inte eftersom detta omfattas av nyttjandeavgiften.
    1. E-handel för det ena avtalet leverantören tillämpas med Peppol PunchOut och det andra med en annan PunchOut-teknik: Två partsuppsättningar, separata tekniska lösningar innebär skilda samverkansprocesser.
    1. E-handel för båda avtalen med leverantören tillämpas med Peppol PunchOut: En partsuppsättning, samma tekniska lösning innebär en samverkansprocess.
  • Kan PunchOut hanteras via Peppolnätverket?
    Svar:

    Nej. Vid PunchOut utväxlas varukorgen direkt mellan webbutiken och E-handelstjänsten. Detta meddelande skickas alltså inte via Peppolnätverket och ni måste alltid beställa en partsuppsättning för en PunchOut. Däremot kan order, ordersvar och eventuell leveransavisering och faktura som blir resultatet av att ni tillämpar e-handel med PunchOut skickas via Peppolnätverket.

    Ni kan själva skapa förutsättningar i E-handelstjänsten för kommunikation av meddelanden via Peppolnätverket.

  • Behöver vi betala för en partsuppsättning om en leverantör övergår till att skicka och ta emot meddelanden via Peppolnätverket?
    Svar:

    Avgiften för partsuppsättningar tas ut så länge den är aktuell, det vill säga så länge det skickas och/eller tas emot e-handelsmeddelanden. Den baseras på antalet meddelanden per år enligt en förutbestämd kategoriindelning. Leverantören av E-handelstjänst fakturerar preliminärt enligt en bedömd priskategori och justerar vid behov i efterskott. Om det inte längre skickas några meddelanden i en partsuppsättning finns det inte heller någon kostnad för den.

    E-handelstjänsten är kravställd så att ni själva kan sätta upp att meddelanden skickas och tas mot via Peppolnätverket. Denna typ av uppsättningar samt distribution av meddelanden via Peppolnätverket ingår i nyttjandeavgiften.

  • Hur räknar leverantören av E-handelstjänst ut vilken priskategori som en partsuppsättning ska tillhöra?
    Svar:

    Antalet e-handelsmeddelanden, det vill säga varukorgsmeddelanden eller kataloger, order, ordersvar, eventuella orderöverenskommelser, leveransaviseringar samt fakturor som skickats via partsuppsättningen för en specifik leverantör av varor och tjänster summeras i efterskott. Om det resultatet av summeringen inte stämmer med den priskategori som fakturerats preliminärt gör leverantören av E-handelstjänst en justering.

    Exempel:

    Om ni under ett år skapar 100 varukorgar via en PunchOut (d.v.s. 100 varukorgsmeddelanden skickas från webbutiken till E-handelstjänsten) men av någon anledning attesterar ni bara 90 av dem och skickar 90 order, får 90 ordersvar och 90 fakturor, baseras kategorin på 370 meddelanden (100+90+90+90=370=priskategori 2).

    Meddelanden som skickas via Peppolnätverket ingår i nyttjandeavgiften. Om order, ordersvar och fakturor skickas via Peppolnätverket påverkas därför inte kategoriindelningen av det antalet. Den baseras i stället på de 100 meddelanden som skickas via Partsuppsättningen, det vill säga enbart de meddelanden som skickas från webbutiken (100=priskategori 1).

  • Behöver vi känna till den aktuella priskategorin för en partsuppsättning när vi beställer den?
    Svar:

    Nej, priskategorin för en specifik partsuppsättning baseras på det faktiska antalet e-handelsmeddelanden som utbyts mellan er och er leverantör av varor och tjänster. När ni beställer en partsuppsättning kan ni ha svårt att bedöma exakt vilket antal meddelanden som kommer att skickas och/eller tas emot i framtiden. Antalet kan också variera mellan olika år så att priskategorin förändras. Leverantören av E-handelstjänsten fakturerar preliminärt enligt en uppskattad en priskategori. Om ni inte har angett någon priskategori vid er beställning av partsuppsättningen gör leverantören en egen uppskattning av den. För varje månad faktureras en tolftedel av priset per år enligt prislistan. Leverantören stämmer vid vissa tillfällen av det faktiska antalet meddelanden och gör eventuellt en retroaktiv justering på kommande fakturor.

PEPPOL

  • Måste vi alltid e-handla via PEPPOL-nätverket om vi använder E-handelstjänsten?
    Svar:

    Nej, E-handelstjänsten omfattar flera olika möjligheter att skicka och ta emot affärsmeddelanden, till exempel e-fakturor, produktkataloger och order.

    Att skicka och ta emot meddelanden via PEPPOL ingår i månadsavgiften för nyttjandet av E-handelstjänsten. Det gör också Leverantörsportalen, det vill säga det webbgränssnitt där leverantörerna manuellt kan skapa kataloger och fakturor med mera, samt ta emot order.

    Om en leverantör av varor eller tjänster saknar möjlighet att skicka och ta emot meddelanden via PEPPOL och inte har rutiner för att manuellt hantera E-handelstjänstens Leverantörsportal har ni möjligheten att avropa optionen Partsuppsättning.

    En partsuppsättning är en unik koppling mellan E-handelstjänsten och er varu-/tjänsteleverantörs it-system som syftar till att ni ska kunna skicka och ta emot affärsmeddelanden. Ni svarar för de kostnader som uppstår i er E-handelstjänst och ni bör säkerställa att leverantören står för kostnaderna i sin tekniska miljö.

    Årskostnaden för en partsuppsättning i E-handelstjänsten med en specifik leverantör beror på antalet meddelanden per år, det vill säga e-fakturor/order/kataloger etc. som utbyts. Se också exempel i Vägledning för avrop, avsnitt 5.2.3 under rubriken Partsuppsättning.

  • Vi vill ha samma PEPPOL-id för både e-handel och kundfakturering, är det möjligt om vi anlitar två olika tjänsteleverantörer (operatörer)?
    Svar:

    Ja, det är absolut möjligt!

    Däremot kan olika tjänsteleverantörer inte registrera samma PEPPOL-id för en och samma avropande myndighet. Om ni anlitar två eller flera tjänsteleverantörer (operatörer) för att ta emot meddelanden via PEPPOL och vill använda samma PEPPOL-id för samtliga meddelandetyper behöver ni göra något. Här följer en beskrivning av hur det fungerar och kan gå till för den som har avropat på de statliga ramavtalen för administrativa system.

    Operatören registrerar de meddelanden som kan tas emot via PEPPOL

    En operatör som har en Accesspunkt i PEPPOL-nätverket, till exempel ramavtalsleverantörerna för E-handelstjänst eller Operatörstjänst kundfaktura, registrerar den typ av meddelanden som deras kunder (avropande myndigheter) kan ta emot. Exempel på meddelanden är den nya europeiska e-fakturan PEPPOL BIS Billing 3 samt Svekatalog och PEPPOL BIS Orderöverenskommelse.

    Den som tar emot meddelanden via PEPPOL behöver ange ett PEPPOL-id

    PEPPOL-id är den elektroniska adressen i PEPPOL-nätverket. Den som vill ta emot meddelanden via PEPPOL behöver ha ett PEPPOL-id som registreras i PEPPOL:s adressregister.

    I dag behövs inget PEPPOL-id för att skicka kundfakturor

    För närvarande behövs det inget PEPPOL-id i adressregistret för att kunna skicka meddelanden, till exempel kundfakturor. Det betyder att Operatörstjänst kundfaktura inte behöver ange sina kunders (avropande myndigheter) PEPPOL-id i adressregistret. Däremot kan det framöver, om det införs ett meddelande för Fakturasvar, bli aktuellt att för Operatörstjänst kundfaktura att registrera myndighetens PEPPOL-id. Tanken med Fakturasvar är att den som tar emot en faktura via PEPPOL löpande ska kunna rapportera dess status till avsändaren.

    Det finns en lösning som kan tillämpas framöver

    Ekonomistyrningsverket (ESV) utformade följande lösning i upphandlingarna av E-handelstjänst och Operatörstjänst kundfaktura.

    • E-handelstjänsten kan ange samtliga typer meddelanden i adressregistret, det vill säga även till exempel fakturasvar. Själva fakturasvarsmeddelandena skickas förstås till den tjänsteleverantör som myndigheten har valt för att distribuera kundfakturor.
    • Operatörstjänst kundfaktura kan ange samtliga typer meddelanden i adressregistret, det vill säga även till exempel PEPPOL BIS Billing 3. Själva fakturameddelandet skickas förstås till den tjänsteleverantör myndigheten har valt för att ta emot leverantörsfakturor.

     

    Observera att det ännu inte är aktuellt att ta emot svarsmeddelanden (Fakturasvar) för utgående kundfakturor. När/om det blir aktuellt kommer Kammarkollegiet att ge mer information.

Priser

  • Varför finns det inget takpris för uppsättning av integration med Upphandlingsverktyg?
    Svar:

    Det har tidigare varit relativt ovanligt med integrationer mellan E-handelstjänst och Upphandlingsverktyg. Därför bedömde Ekonomistyrningsverket (ESV) i upphandlingen som gjordes 2016, att det skulle vara svårt för en anbudsgivare att erbjuda ett takpris för en sådan uppsättning.

    Prislistan innehåller takpriser per timme för integration med Upphandlingsverktyg. En grov uppskattning är att integrationen tar cirka 40 timmar. Observera att det finns takpriser för årligt underhåll av integration med Upphandlingsverktyg.

Vad ingår i E-handelstjänsten?

  • Ingår Upphandlingsverktyg i E-handelstjänsten?
    Svar:

    Nej, E-handelstjänsten omfattar inte Upphandlingsverktyg.

    Kammarkollegiets nya ramavtal för Programvaror och tjänster omfattar Upphandlingsverktyg. De beräknas kunna avropas under det första kvartalet 2019.

  • Ingår ett avtalsregister?
    Svar:

    Ja, E-handelstjänsten omfattar ett avtalsregister som bland annat ger stöd för att e-handeln ska fungera på ett bra sätt. Begreppet Avtalsregister är definierat i upphandlingen som ”Del av E-handelstjänsten där information om avtal samlas i strukturerad och sökbar form samt görs tillgängligt för olika användare hos den Avropande myndigheten”. Det finns också krav och processbeskrivningar som gäller Avtalsregistret.

  • Kommer E-handelstjänsten att klara det nya lagkravet på e-faktura?
    Svar:

    Ja, E-handelstjänsten underhålls så att den stödjer nya lagar, förordningar och föreskrifter.

    Den 1 april 2019 blir det lag på att alla inköp i offentlig sektor ska faktureras med elektronisk faktura (e-faktura) enligt en ny europeisk standard. Det innebär att alla leverantörer till offentlig sektor måste skicka e-fakturor enligt den nya standarden, och att alla offentliga organisationer måste kunna ta emot dem.

    E-handelstjänsten kan ta emot och hantera det nya fakturaformatet PEPPOL BIS Billing 3 som motsvarar den europeiska standarden i lagkravet. E-handelstjänsten omfattar också en Leverantörsportal där leverantörer som saknar IT-stöd för att skicka e-fakturor kan registrera fakturorna och på så sätt uppfylla lagkravet.

    Kommunikation av elektroniska affärsmeddelanden via PEPPOL-nätverket samt Leverantörsportalen ingår i avgiften för nyttjandet av E-handelstjänsten.

  • Kan vi komplettera med egna krav på vissa funktioner som leverantören har utvecklat efter det att upphandlingen var klar?
    Svar:

    De processer och funktioner som var är efterfrågade i upphandlingen och som leverantören svarade ”Ja” på ska också utvecklas.

    När ni gör ett avrop

    Specificera hur ni vill jobba men var beredd på att de båda leverantörerna kan lösa det hela på olika sätt.

    Observera att ni har ett eget ansvar för att inte gå utanför upphandlingsföremålet i ert avrop. Ni skulle till exempel göra det om ni efterfrågar ett upphandlingsverktyg. Orsaken är att E-handelstjänsten omfattar stöd för inköpsprocessen efter kontraktstilldelning, det vill säga inte den del som leder fram till kontraktet. Om ni är osäkra kan ni alltid göra en RFI (Request for information), och/eller träffa båda leverantörerna för att säkerställa att deras lösningar kan uppfylla era behov. I båda fallen behöver ni agera likabehandlande och transparent.

    När ni har tecknat ett kontrakt

    Om ni har tecknat ett kontrakt och i ett senare skede vill ta del av nyutveckling som grundar sig på de processer och funktioner som ingick i upphandlingen kan ni behöva bekosta konsultinsatser för att införa den. I de fall nyutvecklingen handlar om sådant som saknar grund i upphandlingen och den inte behövs för att E-handelstjänsten ska fungera behöver ni överväga vilka möjligheter ni har enligt LOU för att göra en så kallad kompletterande beställning.

Övrigt

  • Vår avtalspart i kontraktet aviserar Force majeure, vad gör vi?
    Svar:

    1. Vad kan avtalsparten inte uppfylla och varför? Säkerställ att det finns en väldigt tydlig beskrivning av varför avtalsparten inte kan uppfylla enligt kontraktet, samt vilka åtaganden (delar) som inte kan uppfyllas.

    2. Vad kan avtalsparten ändå göra? Begär av parten en utredning om de sätt den fullgöra sina förpliktelser enligt kontraktet. Om det inte är möjligt, kontrollera om de kan göra något för att begränsa er skada med anledning av den uppkomna situationen. Det kan finnas möjlighet att avbeställa hela eller delar av uppdraget, se över om det finns någon typ av klausul i ramavtalet som kan nyttjas i den uppkomna situationen.

    3. Hur kan ni själva hantera situationen? Finns det tidsfrister och anmälningskrav med mera knutet till Force Majeure-klausulen?

    4. Föreligger Force Majeure? Avsnitt 17 i ramavtalet behandlar Force Majeure. Innebörden är i princip att situationer som kan utgöra Force Majeure är beror på lagbud, myndighetsåtgärd eller föreläggande, krigshändelse, strejk, lockout, blockad eller annan liknande händelse. Om avtalspart inte kan fullgöra sina åtaganden och det ligger utanför dennes kontroll utgör det en befrielsegrund från ansvar (skadestånd) och utförandet av åtaganden(a) ska flyttas fram till dess att hindret upphör och prestationen kan ske.

    Notera att det inte finns något skriftligt krav i ramavtalets force majeure-klausul att meddela motparten. Det följer dock sannolikt av den allmänna lojalitetsplikten i avtalsförhållanden att man bör informera motparten. Kammarkollegiet rekommenderar därför alltid att meddela parten snarast möjligt vid en situation som kan likställas med force majeure.

    Bara för att det finns en klausul behöver det inte innebära att den är tillämplig. En bedömning måste göras i det specifika enskilda fallet. Om det uppstår tvist ska denna i första hand avgöras genom förhandling mellan parterna, och i andra hand av svensk allmän domstol.

    5. När Force Majeure inte föreligger: Om Force Majeure-klausulen, eller annat villkor i avtalet, inte är tillämplig innebär ett meddelande om force majeure att parten begår ett avtalsbrott. Den skadelidande parten har då rätt till vite och skadestånd.