Frågor och svar om Operatörstjänst för distribution av kundfaktura

Avrop

  • Behöver vi använda alla mallar när vi avropar?
    Svar:

    Mallarna är direkt kopplade till ramavtalet och ni ska använda innehållet i dem för att avropsavtalet ska fungera på rätt sätt. Ni kan självklart lägga in texten i "Mall för Avropsförfrågan" i er egen brevmall och kan också förändra typsnitt med mera i de övriga dokumenten.

Ramavtalets omfattning

  • Kan vi avropa andra distributionssätt än PEPPOL-nätverket för att skicka fakturor till våra företagskunder?
    Svar:

    Nej, när det gäller företag och organisationer omfattar ramavtalet med OpusCapita AB enbart distribution av elektroniska fakturor via PEPPOL-nätverket. Däremot kan ni fråga efter distribution av e-fakturor till privatpersoners internetbanker som en anpassning.

    För företag och organisationer kan ni fortsätta att använda eventuella tidigare uppsättningar för distribution (routingar) som OpusCapita har gjort, men behöver i så fall beskriva det som en anpassning i ert avrop och bestämma en metod för att särskilja fakturor till de aktuella kunderna.

    Har ni övergångsvis eller vid enstaka tillfällen behov av att göra nyuppsättningar för att kunna skicka e-fakturor till era företagskunder på andra sätt än via PEPPOL-nätverket behöver ni göra en egen upphandling, till exempel en direktupphandling om omfattningen är ringa. Myndigheten för digital förvaltning (DIGG), digg.se kan ge mer information om vilka e-fakturaformat som den offentliga sektorn i Sverige och i övriga Europa måste kunna ta emot.

    Ni kan kontrollera om era kunder kan ta emot e-fakturor via PEPPOL-nätverket genom att skapa en inloggning till SFTI:s verifieringstjänst https://sfti.validex.net/en/idlookup, se fliken PEPPOL Lookup längst upp till höger på skärmsidan. Statliga myndigheter ska kunna ta emot e-fakturor via PEPPOL-nätverket och här finns en förteckning över kommuner och regioner som också kan göra det. https://docs.google.com/spreadsheets/d/e/2PACX-1vQCzdOWs6IQHe3qDw5vn8pseRLtBgzJRYPxOllrpwL4fSsS2SxfYgCSzxWJwGo_iLd5WvglRCKb64rf/pubhtml?gid=0&single=true

  • Ingår arkivering av kundfakturorna?
    Svar:

    Ja, det ingår. Operatörstjänst kundfaktura arkiverar kundfakturor och eventuella bilagor med den layout som de hade när de skickades till kund. En gång per år sänds materialet på arkivbeständigt lagringsmedia till myndigheten. Ni kan ange önskemål om längre tidsintervaller i ert avrop, till exempel till avtalstidens slut. En utökning av leverantörens åtagande, till exempel i form av uppsättning av löpande integrationer till en separat arkivlösning, innebär att ni behöver beskriva och betala för en anpassning.

  • Kan vi skicka PDF-fakturor till företag och organisationer?
    Svar:

    ESV avråder från att använda lösningar med PDF-fakturor till företag och organisationer och har inte upphandlat stöd för det. Ett problem med PDF-fakturor är att mottagaren behöver skanna dem samt tolka informationen för att kunna tillämpa ett elektroniskt arbetsflöde. En e-postad PDF-faktura medför också osäkerheter och risker kring mottagning och arkivering.

    Myndigheter ska följa ESV:s föreskrifter i fråga om format och specifikationer och i dessa ingår inte att vare sig skicka eller ta emot PDF-fakturor.

  • Kan vi skicka fakturablanketter i PDF till operatörstjänsten för utskrift?
    Svar:

    Ja, ni kan i vissa fall välja att använda en speciallösning som innebär att ni från ekonomi-/faktureringssystemet skickar färdiga PDF-fakturor till Operatörstjänst kundfaktura för utskrift.

    Det kan till exempel vara aktuellt om ni redan har utformat egna kundunika blanketter i ert ekonomi-/eller faktureringssystem och inte vill använda de standardblanketter som ingår i ramavtalet.

    Ni kan behöva justera utformningen av PDF-filerna för att kunna använda de standardiserade kuvert med fönster för mottagarens adress samt eventuell logotype och returadress som ingår i tjänsten.

Övrigt

  • Vår avtalspart i kontraktet aviserar Force majeure, vad gör vi?
    Svar:

    1. Vad kan avtalsparten inte uppfylla och varför? Säkerställ att det finns en väldigt tydlig beskrivning av varför avtalsparten inte kan uppfylla enligt kontraktet, samt vilka åtaganden (delar) som inte kan uppfyllas.

    2. Vad kan avtalsparten ändå göra? Begär av parten en utredning om de sätt den fullgöra sina förpliktelser enligt kontraktet. Om det inte är möjligt, kontrollera om de kan göra något för att begränsa er skada med anledning av den uppkomna situationen. Det kan finnas möjlighet att avbeställa hela eller delar av uppdraget, se över om det finns någon typ av klausul i ramavtalet som kan nyttjas i den uppkomna situationen.

    3. Hur kan ni själva hantera situationen? Finns det tidsfrister och anmälningskrav med mera knutet till Force Majeure-klausulen?

    4. Föreligger Force Majeure? Avsnitt 17 i ramavtalet behandlar Force Majeure. Innebörden är i princip att situationer som kan utgöra Force Majeure är beror på lagbud, myndighetsåtgärd eller föreläggande, krigshändelse, strejk, lockout, blockad eller annan liknande händelse. Om avtalspart inte kan fullgöra sina åtaganden och det ligger utanför dennes kontroll utgör det en befrielsegrund från ansvar (skadestånd) och utförandet av åtaganden(a) ska flyttas fram till dess att hindret upphör och prestationen kan ske.

    Notera att det inte finns något skriftligt krav i ramavtalets force majeure-klausul att meddela motparten. Det följer dock sannolikt av den allmänna lojalitetsplikten i avtalsförhållanden att man bör informera motparten. Kammarkollegiet rekommenderar därför alltid att meddela parten snarast möjligt vid en situation som kan likställas med force majeure.

    Bara för att det finns en klausul behöver det inte innebära att den är tillämplig. En bedömning måste göras i det specifika enskilda fallet. Om det uppstår tvist ska denna i första hand avgöras genom förhandling mellan parterna, och i andra hand av svensk allmän domstol.

    5. När Force Majeure inte föreligger: Om Force Majeure-klausulen, eller annat villkor i avtalet, inte är tillämplig innebär ett meddelande om force majeure att parten begår ett avtalsbrott. Den skadelidande parten har då rätt till vite och skadestånd.

  • Hur vet operatörstjänsten att en faktura ska skickas via PEPPOL-nätverket?
    Svar:

    Dokument som distribueras elektroniskt via PEPPOL-nätverket måste placeras i ett så kallat PEPPOL-kuvert. På så sätt kan mottagarens adress i nätverket - PEPPOL-ID - läsas av på ett enkelt sätt.

    Det finns två alternativ för att placera fakturafilen i ett PEPPOL-kuvert. De beskrivs som införandeprojekt a) och b) i ramavtalet som gäller Operatörstjänst kundfaktura.

    a) Normalfallet är att det är ekonomi-/faktureringssystemet som placerar kundfakturor som ska skickas via PEPPOL-nätverket i ett PEPPOL-kuvert. Då återstår för operatörstjänsten att hantera distribution och eventuell felhantering.

    b) Som ett alternativ kan operatörstjänsten ta ansvar för att placera fakturorna i ett PEPPOL-kuvert. I dessa fall behöver ni säkerställa att ert ekonomi-/faktureringssystem lägger in kundens PEPPOL-id på rätt ställe i fakturafilen, se vidare ramavtalsbilaga 15, Standarder.

     

  • Hur vet operatörstjänsten vilken fakturablankett som ska användas för utskriften?
    Svar:

    Den enklaste lösningen är att ekonomi-/faktureringssystemet placerar en så kallad printkod i fakturafilen. Printkoden anger vilken fakturablankett som ska användas.

    Ramavtalet som gäller Operatörstjänst kundfaktura omfattar ett antal standardiserade fakturablanketter där printkoderna är fastställda, se även ramavtalsbilaga 15, Standarder. Om ni avropar kundunika blanketter behöver ni bestämma egna printkoder för dem.

    Printkoder för standardiserade fakturablanketter:

    Printkod

    Blankett

    101

    Kundfaktura/kreditnota

    102

    Kundfaktura/kreditnota, engelsk text

    201

    Räntefaktura

    202

    Räntefaktura, engelsk text

    301

    Betalningspåminnelse

    302

    Betalningspåminnelse, engelsk text

    401-

    Kundunika blanketter

  • Vad händer om operatörstjänsten får en fakturafil som innehåller både PEPPOL-ID och printkod?
    Svar:

    En fakturafil som av någon anledning innehåller både ett PEPPOL-ID (elektronisk adress i PEPPOL-nätverket) och en printkod (val fakturablankett för utskrift) kommer att distribueras via PEPPOL-nätverket.