Frågor och svar om Kaffeautomater

Avrop

  • Har alla leverantörer täckning i hela landet?
    Svar:

    Det har uppmärksammats att endast ett fåtal av leverantörerna har täckning i hela landet. Om avropsberättigad vill ha större konkurrens vid ett avrop så bör avropsberättigad kanske överväga att vissa delar av myndighetens kontor, som ligger i områden med liten täckning, avropas separat.

  • Kan avrop göras av enbart kaffe, te och andra förbrukningsvaror till automater man redan äger?
    Svar:

    Det kan man göra. Man behöver göra en förnyad konkurrensutsättning av behovet och för att kunna utföra förnyad konkurrensutsättning krävs att man gör en behovsanalys. Detta görs troligen enklast genom att titta på tidigare års förbrukning. De varor man sedan avropat kan förslagsvis läggas in i er e-handelslösning för senare beställningar.

  • Ska vi göra avrop för hela myndigheten i ett enda avrop?
    Svar:

    Ja det rekommenderas. Men om myndigheten har många anställda utspridda i landet kan det vara enklare att dela upp myndigheten i t.ex. regioner. Läs alla stöddokument under ”Gemensamma dokument”.

Avropsordning

  • Kan vi göra avrop på samma sätt som vi gjorde i de utgångna ramavtalen?
    Svar:

    Nej, ni måste göra en förnyad konkurrensutsättning. Läs alla stöddokument under ”Gemensamma dokument”

E-handel

  • Ska vi ha kvar nuvarande leverantörs kaffe-, och tepriser i vårt e-handelssystem?
    Svar:

    Ja så länge ni har kontrakt med leverantören så kan ni ha priserna kvar i ert e-handelssystem. Det kan innebära att ni får priser både på för det gamla ramavtalet och för det nya ramavtalet. Tänk på att priserna också kan komma att justeras för råvaror även för det gamla ramavtalet.

Kontrakt

  • De nuvarande kontrakten vi har med leverantörer, vad händer med dessa?
    Svar:

    Ni har kvar nuvarande automater och kontrakt tills dessa löper ut (enligt ert kontrakt). Om ni gjort ett avrop och skrivit ett nytt kontrakt med en leverantör så kan ni utlösa den option för det kontor och/eller den automat som avses under förutsättning att ni haft den automaten med i ert avrop. Om ni följt våra rekommendationer så borde ni, med lite tid, kunna få samma kontraktstider för alla era automater i er myndighet. Detta kanske inte sker förrän tidigast i samband med att nästa ramavtalsupphandling är klar, beroende på när kontraktstiderna löper ut. Läs alla stöddokument under ”Gemensamma dokument”.

Omfattning

  • Kan avrop göras av automat som kopplas till vattentank?
    Svar:

    Nej, alla automater ska kopplas in mot kallvattenledning. Det kommer att finnas automater som inte kan kopplas till vattenledning men dessa automater, typ storköksbryggare, torde snarare utgöra ett komplement till avropade automater som just har kopplats till vattenledning.

Utvärdering

  • Det verkar som att vissa automater i takprislistorna jämfört med de automater som offereras i avropssvaren inte överensstämmer?
    Svar:

    Det har uppmärksammats att leverantörernas avropssvar avseende automater inte alltid stämmer överens med de automater som finns angivna i takprislistorna. Det kan handla om benämningsfel eller automaternas indelning i de olika konfigurationerna, m.m. Kammarkollegiet rekommenderar avropsberättigad att vid minsta tveksamhet begära förtydliganden från ramavtalsleverantör. Kammarkollegiet jobbar med att göra prislistorna mer förståeliga. Tidigast i slutet på oktober har leverantörer möjlighet att justera sina uppgifter enligt ramavtalet. Vid frågor kontakta ramavtalsansvarig.

  • Får leverantör lämna högre priser, i sitt avropssvar, än de som finns angivna i takprislistan?
    Svar:

    Nej.

Vara

  • Behöver vi ange vilket tryck kaffeautomaten bör ha som vi beskriver i behovsbeskrivningen?
    Svar:

    Det kan vara bra att ange detta om det är viktigt att en espresso ska vara bryggd under tryck. En espressobryggare har ett tryck på minst 8 bar som inte övriga automater nödvändigtvis har

  • Bör vi beskriva vilken typ av kaffe vi föredrar?
    Svar:

    Det kan vara bra att ange att offererad automat ska kunna tillreda dryck från t.ex. malda och/eller hela bönor. Eller är det instant man önskar så kan det vara bra att ange detta.

  • Ska vi fortsätta avropa kaffe och te av leverantören till de automater vi nu har kontrakt med eller ska vi avropa från den nya leverantören?
    Svar:

    Ni rekommenderas att avropa kaffe och te av den leverantör ni har kontrakt med för varje automat, avseende utgånget ramavtal. Det kan därmed innebära att nya automater avropade på det nya ramavtalet inte har samma leverantör av vare sig kaffe, te eller av service.

  • Tydligen så kan begagnad automat offereras av ramavtalsleverantör. Hur hanterar vi det?
    Svar:

    Det är korrekt att begagnad automat kan offereras. En begagnad automat ska vara renoverad och hålla likvärdig kvalitet som fabriksny automat. Om er nuvarande leverantör vinner avropet så torde det bli så att deras befintliga automat i ert kontor bör återtas och renoveras. Ni torde inte heller behöva vara utan automat under tiden renovering sker. Detta bör beaktas vid leverans och signering av kontrakt.

  • Vad avses med de olika konfigurationerna, brygg-, espresso-, och kombinationsautomat?
    Svar:

    Kammarkollegiet kommer att ta fram ett förtydligande om vad de olika konfigurationerna innebär.

  • Vilka skillnader kan finnas mellan de tre olika storlekarna på automater? Liten, mellan eller stor automat.
    Svar:

    Liten modell: Mer än 80 koppar/fyllning och mindre än 190 Wh/liter i energianvändning. Mellanstor modell: Mer än 160 koppar/fyllning och mindre än 240 Wh/liter i energianvändning. Stor modell: Mer än 300 koppar/fyllning och mindre än 240 Wh/liter i energianvändning.