Frågor och svar om Städtjänster, Stockholms län

Avrop

  • Vad omfattar ramavtalen?
    Svar:

    Ramavtalen för Städtjänster, Stockholms län omfattar följande tjänster:

     - Daglig städning (även plocka undan i pentry eller efter konferens)
     - Periodisk städning (städning utöver den dagliga städningen, till exempel storstädning, flyttstädning och lägenhetsstädning)
     - Fönsterputsning (även tvätt av armaturer och tvätt/puts på höga höjder)
     - Golvvård.

    För att utföra tjänsten ingår det att ramavtalsleverantören anskaffar och bekostar:
     - Nödvändiga produkter (till exempel kemisk-tekniska produkter, rengöringsmedel)
     - Påsar (insatspåsar till papperskorgar, sanitetspåsar och avfallspåsar)
     - Utrustning (det som är nödvändigt för att utföra uppdraget, maskiner, redskap, moppar, dammdukar, kemisk-tekniska produkter samt personlig utrustning till personalen m.m.)

    Om avropsberättigad inte erbjuder möjlighet till tvätt av moppar och dukar m.m. ansvarar leverantören anbudsgivaren för det.

    Ramavtalsleverantören kan vid behov även tillhandahålla hygienmateriel, till exempel toalettpapper, tvål, handsprit, pappershanddukar och diskmedel. Kostnaden för det tillkommer utöver det fasta timpriset eller det erbjudna priset per objekt eller per kvadratmeter. Hygien- och städprodukter kan även anskaffas separat via avrop från ramavtalet för Hygien- och städprodukter.

     

  • Vad kan ingå i daglig städning?
    Svar:

    Plock i pentry eller efter konferens m.m. är tjänster som kan ingå i daglig städning. Däremot ingår inte utdelning av internpost eller receptionstjänster.

  • Vi har förutom daglig städning även ett behov av tvätt och byte av entrémattor. Kan vi avropa det på ramavtalen?
    Svar:

    Ni kan i själva avropet inte efterfråga tvätt och byte av entrémattor, det avgränsades bort i upphandlingen. Det finns särskilda aktörer på marknaden som tillhandahåller tvätt och byte av entrémattor.

  • Vi har städning som behöver utföras med hjälp av en skylift, hur gör vi?
    Svar:

    Ni kan låta anbudsgivarna välja utrustning eller själva välja att precisera vilken utrustning och städmetoder som ska användas. Av kravspecifikationen, avsnitt 5.1.5 Maskiner och utrustning framgår det att anbudsgivaren ska anskaffa och bekosta för uppdraget nödvändig utrustning.

     

  • Finns möjlighet att avropa tillkommande tjänster såsom puts av armatur på höga höjder?
    Svar:

    Ja, men beskriv städobjektet tydligt och säkerställ att anbudsgivarna har möjlighet att bedöma svårighetsgraden och behovet av utrusning när ni genomför er visning. Ni kan välja att själva precisera vilka städmetoder som ska användas eller överlåta det till anbudsgivarna

  • Vilken lag gäller för avropsförfarandet?
    Svar:

    Ramavtalsupphandlingen har genomförts enligt lagen (2007:1091) om offentlig upphandling, LOU. Det innebär det att avropsförfarandet också följer denna lag och således inte lagen (2016:1145) om offentlig upphandling.

  • Vi omfattas av Säkerhetsskyddslagen och behöver därför skriva Säkerhetsskyddsavtal. Hur gör vi bäst detta?
    Svar:

    Enligt de Allmänna villkoren 7.14.2 Ska Ramavtalsleverantören och i tillämpliga fall berörd underleverantör vara beredd på att ingå ett Säkerhetskyddsavtal med avropsberättigad.

  • Hur ska vi beskriva våra behov av städtjänster?
    Svar:

    Beskriv ert behov och tänk på att skapa en struktur som gör det lätt att följa upp kvaliteten. Ni bör med ledning av beskrivningen kunna utläsa vad som är ett fel enligt de Allmänna villkoren (Förfrågningsunderlaget, avsnitt 7.7.1.6 Fel i Tjänsten).

    Se följande exempel som gäller fönsterputsning:

     - Efter fönsterputs ska fönsterrutorna vara rena utan ränder.
     - Fönsterkarmar, fönsterbänkar och element ska vara avtorkade med fuktig trasa.
     - Avropande myndighet ansvarar för att lösa föremål större än blomkrukor tas bort. Föremål som går att flytta/lyfta med en arm sker under leverantörens försorg.

  • Finns det någon mall för hur vi ska beskriva vårt behov av städning?
    Svar:

    I Vägledning för avrop finns exempel på hur uppdraget kan beskrivas. Tänk på att ni bör kunna använda beskrivningen i er uppföljning av hur tjänsten utförs och som en grund för eventuella reklamationer.

  • Kan vi i vårt avrop ställa krav på att leverantören ska ha kollektivavtal?
    Svar:

    Avsnitt 6.10.10.2 i Förfrågningsunderlaget reglerar Särskilda arbetsrättsliga kontraktsvillkor. Att ha kollektivavtal är ett av sätten som kravet kan uppfyllas på. I den aktuella upphandlingen hade samtliga ramavtalsleverantörer kollektivavtal. Detta krav är således redan uppfyllt.

  • Kan vi i vårt avrop ställa krav på miljöcertifiering?
    Svar:

    I ramavtalsupphandlingen ställdes det krav på miljöcertifiering, se Förfrågningsunderlaget, avsnitt 4.3 Rutiner för systematiskt miljöarbete. Samtliga ramavtalsleverantörer har svarat enligt Alternativ A och bifogat en kopia av giltigt certifikat enligt ISO 14001. Detta krav är således redan uppfyllt.

  • Är det okej att efterfråga kvartals- och månadsputsning?
    Svar:

    Ja, ni bestämmer själva vilken periodicitet ni vill efterfråga för respektive städobjekt. I Förfrågningsunderlaget (avsnitt 8.1.4) E ges endast ett exempel på vår/höststädning.

  • Kan vi välja om vi vill köpa hygienmaterial via ramavtalet eller inte?
    Svar:

    Ja, det kan ni. Ni kan köpa hygienmateriel av en annan leverantör, till exempel via ramavtalet för Hygien- och städprodukter.

    Om ni är osäkra på hur ni vill köpa hygienmaterial framöver kan ni i ert avrop begära en prislista som ni inte utvärderar. Det kan i sådana fall vara bra att göra den icke exklusiv, utifall prissättningen blir orimlig och ni inte har stöd att diskvalificera anbudet på den grunden.

  • Måste vi avropa även om vi bara har ett litet städuppdrag?
    Svar:

    Ni får själva bedöma vilken typ av upphandling som är lämplig, men behöver beakta förordningen (1998:796) om statlig inköpssamordning som syftar till att åstadkomma besparingar för staten. Statliga ramavtal ska användas av myndigheter under regeringen, om inte en annan form av avtal är sammantaget är bättre.

    Om ni avser att upphandla utan att använda ramavtalen ska Kammarkollegiet underrättas om skälen till detta genom en så kallad avstegsanmälan. Kammarkollegiet använder informationen i avstegsanmälan som underlag för avtalsuppföljning och kommande förstudier och upphandlingar.

  • Kan priserna för hygienmaterial utvärderas?
    Svar:

    Ja, de kan utvärderas.

    Förslagsvis kan ni skapa en varukorg med aktuella artiklar och bedöma hur ofta varukorgen behöver levereras. På det sättet kan ni få en summa som ni kan lägga till det totala priset som ni utvärderar.

    Det går att ange ett antal leveranser av varukorgen som en option.

  • Går det att avropa en kombination av timmar till fasta priser och extratjänster där vi kan få anbud?
    Svar:

    Ja, det kan ni göra.

    Ni kan exempelvis avropa två timmar per dag för daglig städning och betala det fastställda timpriset. (Observera att utvärderingspriserna ska användas vid utvärderingen). Dessutom kan ni begära ett pris per objekt för daglig städning samt priser på extratjänster som inte är prissatta men som omfattas av ramavtalen, se svar på fråga Vad omfattar ramavtalen?

    Vid avrop av kombinationer av fasta timpriser och priser för objekt är det särskilt viktigt att utvärderingsmodellen är tydlig

  • Vi har verksamhet i hela landet - går det bra att avropa även utanför Stockholms län?
    Svar:

    Nej, städtjänsterna måste utföras i Stockholms län.

  • Är det något särskilt som framkommit hitintills som kan vara bra att känna till?
    Svar:

    En erfarenhet i ramavtalsförvaltningen är att anbudsgivarna kan ha problem med att kunna erbjuda personal för säkerhetsklassning

  • Det kan finnas känslig information på skrivborden i de lokaler som ska städas, vad bör vi tänka på vid avropet?
    Svar:

    Om ni omfattas av säkerhetsskydd enligt säkerhetsskyddslagen, ska ni bifoga ett säkerhetsskyddsavtal med avropet.

    Även om ni inte omfattas av säkerhetsskydd ska ramavtalsleverantören alltid följa de föreskrifter och riktlinjer för säkerhet och informationssäkerhet som ni föreskriver samt tillse att berörd personal iakttar dessa föreskrifter. Leverantören ansvarar också för att samtliga medarbetare som ramavtalsleverantören sysselsätter under ramavtalet har gjorts uppmärksamma på gällande relevanta bestämmelser om sekretess enligt ramavtalet samt vad som i övrigt följer av lag eller föreskrift avseende sekretess.

    Ni behöver säkerställa att ramavtalsleverantören får era föreskrifter och riktlinjer för säkerhet och bör stämma av att det finns rutiner för att informera städpersonalen. Det kan eventuellt vara bra med en sammanfattande checklista, till exempel

     - Mobiltelefoner får bara användas i följande utsedda utrymmen XX
     - Dörrar till XX-rum får aldrig ställas upp

    Läs med i Förfrågningsunderlaget, avsnitt 7.13 Sekretess samt 7.14 Säkerhetsskydd

Avropssvar och kontrakt

  • Vi har begärt ett pris för ett städobjekt och fått ett avropssvar som vi bedömer som onormalt lågt, vad gör vi?
    Svar:

    Ni har som avropare den initiala bevisbördan för att ett anbud/avropssvar är ”onormalt lågt”. Det innebär att ni behöver motivera er bedömning i LOU:s mening. Redovisa fakta och låt leverantören motbevisa dem. Lokaler kan se olika ut och men ni kanske kan hitta nyckeltal för den aktuella typen. Ett annat alternativ kan vara att peka på att en tidigare leverantör, som tillämpat motsvararande avverkningsgrad, inte har klarat av städningen. Följande frågeställning kan användas:

    - ”Avropande myndighet” uppfattar att leverantör ”x”s avropssvar är orimligt lågt på grund av att xxx. Ni anmodas därför att visa hur ni kan ha så hög avverkningsgrad.”

    Om anbudsgivaren inte kommer med en tillfredställande förklaring har ni rätt att förkasta anbudet.

  • Vi glömde att ställa krav på att städningen måste ske på morgonen, vad gör vi?
    Svar:

    Under avropsprocessen finns möjlighet att ändra i underlaget. Tänk dock på att tiden för avropssvar kan behöva förlängas.

    Efter tecknat kontrakt är det inte säkert att leverantören kan tillmötesgå ert behov. Ändringen måste dessutom följa bestämmelserna i LOU.

  • Vi ställde krav på Säkerhetsskyddsavtal i avropet och den vinnande leverantören har inte skrivit på det, vad gör vi?
    Svar:

    Ni har rätt att begära att ramavtalsleverantören och eventuell berörd underleverantör ingår ett säkerhetsskyddsavtal på den nivå som ni begär. En förutsättning är emellertid att ni omfattas av säkerhetsskydd enligt säkerhetsskyddslagen. Säkerhetsskyddsavtalet gäller framför kontrakt och dess bilagor men ska inte omfatta affärsmässiga villkor som avgifter, viten, betalning etc.

    Den vinnande leverantören behöver skriva på Säkerhetsskyddsavtalet för att kontraktet ska gälla, se Förfrågningsunderlaget, avsnitt 7.14.2 Säkerhetsskydd. Om leverantören inte skriver på inom utsatt tid kan ni revidera tilldelningsbeslutet. Ramavtalsleverantören har inte rätt till ersättning i det fall ni säger upp kontrakt till följd av att gällande Säkerhetsskyddsavtal saknas.

  • Vi ställde krav på att städpersonalen ska genomgå en registerkontroll med godkänt resultat, men har ännu inte fått några underskrivna blanketter, vad gör vi?
    Svar:

    Avropande myndigheter som har rätt att teckna ett Säkerhetsskyddsavtal kan till exempel begära att städpersonalen ska genomgå en registerkontroll med godkänt resultat, se Förfrågningsunderlaget, avsnitt 7.14.2 Säkerhetsskydd.

    Leverantören senast vid tidpunkten för uppdragets start leverera blanketter med godkända registerkontroller för den personal som ska genomföra uppdraget. Ni kan förstås ha ställt krav på en tidigare leverans av blanketterna. Avsaknad av godkända regiserkontroller hos städpersonal på en myndighet som har rätt att teckna Säkerhetsskyddsavtal skulle kunna bedömas som ett ”väsentligt brott mot åtagande”, se Förfrågningsunderlaget, avsnitt 7.19.1 Rätt att säga upp Kontrakt.

  • Är det OK att två anbudsgivare har samma underleverantör?
    Svar:

    Ja, det är okej. Den situationen kan uppstå när det gäller fönsterputs. Även om underleverantören som anmäler sig till en visning representerar två ramavtalsleverantörer ska anbud lämnas in av respektive leverantör.

Priser och indexjusteringar

  • Vilka regler gäller för indexjustering av priserna?
    Svar:

    Rätten till indexjustering av de fasta timpriserna är kopplad till SCB:s Städindex. Det uppdateras två gånger per år, i maj och november. Som basvärde gäller november år 2016. Prisförändringar som understiger 2,0 % justeras inte. Ramavtalsleverantören har rätt att tillgodoräkna en icke nyttjad prisförändring i nästa justering.

    Timbaserade tjänster med fasta timpriser
    Det fasta timpriset fastställdes i ramavtalsupphandlingen till 250 SEK. Statens inköpscentral gör varje år en justering enligt Städindex. Om ert kontrakt omfattar timbaserade tjänster kan leverantören tillämpa ett indexjusterat pris tidigast vid påföljande kalendermånadsskifte efter en av Statens Inköpscentral genomförd prisjustering. Nya priser ska gälla minst 12 månader i taget. Det aktuella fasta timpriset är publicerat på avropa.se.

    Prissättning per objekt eller kvadratmeter
    För priser per objekt eller kvadratmeter kan leverantören begära indexjusteringar tidigast ett år efter kontraktsstart. Justeringen får tillämpas tidigast vid närmast påföljande kalendermånadsskifte efter genomförd prisjustering och nya priser ska gälla minst 12 månader i taget.

  • Vilken rätt har leverantören att indexjustera våra fasta timpriser?
    Svar:

    Statens inköpscentral analyserar varje år om det finns anledning att justera timpriset enligt Städindex. Det aktuella fasta timpriset är publicerat på avropa.se.

    Om ert kontrakt omfattar timbaserade tjänster kan leverantören tillämpa ett indexjusterat pris tidigast vid påföljande kalendermånadsskifte efter av Statens Inköpscentral genomförd prisjustering. Nya priser ska gälla minst 12 månader i taget.

  • Vilken rätt har leverantören att indexjustera våra priser per objekt eller kvadratmeter?
    Svar:

    För priser per objekt eller kvadratmeter kan leverantören begära indexjusteringar med andra intervall än de justeringar av det fasta timpriset som görs av Statens inköpscentral. Här kan indexjusteringen göras tidigast ett år efter kontraktsstart och den får tillämpas tidigast vid närmast påföljande kalendermånadsskifte efter genomförd prisjustering. Nya priser ska gälla minst 12 månader i taget.

  • Exempel på tillämpning av indexjusteringar av fasta timpriser och priser per objekt eller kvadratmeter
    Svar:

    År 1 - april: Statens inköpscentral justerar de fasta timpriserna att gälla från den 1 april år 1.
    År 2 - februari: Ett kontrakt startar den 1 februari år 2. Kontraktet omfattar både timmar med det fasta timpriset och ett fastställt pris för ett objekt. Leverantören fakturerar det fasta timpriset som Statens inköpscentral anger på avropa.se samt sitt erbjudna pris för objektet.
    År 2 – april: Statens inköpscentral justerar de fasta timpriserna att gälla från den 1 april år 2.
    År 2 – maj: Från och med maj år 2 fakturerar leverantören det nya fasta timpriset för den timbaserade städningen, men det erbjudna priset för objektet kvarstår eftersom det ännu inte har gått ett helt år sedan kontraktsstart.
    År 2 – november: Nu finns ett nytt Städindex för november år 2 och leverantören aviserar en justering av priset för objektet. Prishöjningen genomföras inte direkt eftersom det inte har gått ett år efter kontraktsstart.
    År 3 – mars: Nu fakturerar leverantören det indexjusterade priset för objektet.

Uppföljning

  • Vilken uppföljning ska vi som har avropat göra?
    Svar:

    Följ i första hand upp städningen mot den beskrivning av uppdraget som ni har gjort i avropet samt er städinstruktion.

    Utöver uppföljning av uppdraget mot ert eget kontrakt och er städinstruktion kan ni även följa upp flera av de krav som är angivna i Förfrågningsunderlaget, till exempel att:

     - Städningen sker primärt med torra metoder, se avsnitt 5.1.2 Städmetod.
     - Avfall hanteras i enlighet med er instruktion, se avsnitt 5.1.9 Avfall.
     - Städpersonalen har tillräckliga kunskaper i det svenska språket för att kunna tillgodogöra sig den information, anvisningar, säkerhetsbestämmelser och liknande som ingår i uppdraget, se avsnitt 5.1.10 Språkkunskaper.
     - Städpersonalen har ändamålsenliga profilkläder (försedda med Ramavtalsleverantörens logotyp), personlig utrustning som krävs för arbetet och bär Almegas ServiceID, eller motsvarande, väl synligt, se avsnitt 5.1.11 Klädsel och ID-handlingar och 7.7.2.3 Klädsel.
     - Ni har godkänt en skriftlig instruktion för städningen, se avsnitt 7.7.1.2 Instruktion.
     - Leverantören kan redovisa kravställda bevis på personalens utbildning och kompetens, se avsnitt 7.7.1.3 och har relevant utbildning, till exempel kompetens för den utrustning som används vid utförandet av arbeten på hög höjd och för maskinell skurning och ytbehandling av olika typer av golvmaterial, se till exempel avsnitt 7.7.1.3.3 Fönsterputsare och 7.7.1.3.4 Golvvård.
     - Ny personal får introduktion så att bytet inte påverkar leveransens kvalitet, se avsnitt 7.7.1.3.5 Introduktion av ny personal och 7.7.2.2 Utbyte av personal.

  • Vilka krav följer Kammarkollegiet upp?
    Svar:

    Kammarkollegiet följer upp de relevanta krav som ingår i ramavtalets så kallade Huvuddokument (avsnitt 6 i Förfrågningsunderlaget). Avropande myndighet har ingen självständig uppföljningsrätt vad gäller de villkoren.

    Statens inköpscentral begär till exempel löpande in antidiskrimineringsdokument samt certifikat som avser kvalitet och miljö och har under våren 2019 anlitat en extern kontrollorganisation för att göra en revision.

Fel i tjänsten

  • Vad kan vi göra om vi inte är nöjda med städningen?
    Svar:

    Ni kan göra så här:

    1. Dokumentera fel – Om ni inte är nöjda med städningen behöver ni dokumentera den avvikelse som finns kopplat till uppdragsbeskrivningen i kontraktet. Gör noteringar, ta foton och motsvarande.


    2. Anmäl fel - Anmäl omgående avvikelsen till er städledare. Använd också eventuellt elektroniskt system för uppföljning.

    3. Dokumentera rättelse – En rättelse till exempel kan vara att fönsterputsningen görs om inom en rimlig tid. Även om ni är nöjda med rättelsen bör dokumentationen av felet och noteringar om rättelsen sparas för eventuella framtida åtgärder kopplat till kontraktet. Se följande exempel som gäller fönsterputsning:

    image.png

    4. Eskalera vid behov - Om leverantören inte gör en rättelse inom rimlig tid eller om felen upprepas och/eller kvarstår trots att ni påtalar dem behöver ni eskalera frågan till er kontaktperson för kontraktet hos leverantören. Enligt Allmänna villkor, Förfrågningsunderlaget avsnitt 7.7.1.6 och 7.19.2 kan ni hålla inne med en viss del av fakturerat belopp tills felet är avhjälpt, alternativt begära ersättning för den merkostnad (multiplicerat med 1,2) som ni haft genom att anlita en annan leverantör för det. I de fall felen upprepas har ni under vissa förutsättningar rätt att säga upp kontraktet samt att begära vite, se Allmänna villkor avsnitt 7.19.1 och 7.19.2.

     

     

     

  • Vilket ansvar har vi om städvikarier inte får en instruktion till uppdraget?
    Svar:

    Ni har alltid ett ansvar för att göra en felanmälan om leveransen inte fungerar som den ska.

    Det är till exempel väldigt viktigt att städpersonalen har rätt kompetens vid arbete på höga höjder och känner till de säkerhetsbestämmelser som gäller för att utföra uppdraget. Om instruktionen till vikarier brister inom dessa områden kan ni överväga att direkt avbryta leveransen och ta en kontakt med den som ansvarar för ert kontrakt hos leverantören.
    Det är också viktigt att städpersonalen tar rätt miljöhänsyn och utför städningen så att ni blir nöjda. Här kan ni överväga att ge leverantören en viss tid för rättelse.

  • Leverantören rättar inte de fel vi anmäler, vad gör vi?
    Svar:

    Sammanfattningsvis har ni rätt att:
     - Hålla inne med betalning eller begära ersättning för merkostnad.
     - Säga upp kontraktet.
     - Begära vite.

    Hålla inne med betalning
    Om leverantören inte uppfyller sina åtaganden enligt gällande kontrakt har ni rätt att hålla inne betalning till dess att felet är rättat, se Förfrågningsunderlaget avsnitt 7.12.6, Oense om viss del av fakturerat belopp. I de fall det inte är möjligt att rätta felet eller är skäligt att invända rättningen kan ni i stället begära den merkostnad som uppträder genom att anlita annan leverantör multiplicerat med 1,20.

    Säga upp kontraktet till förtida upphörande
    Ni har bland annat rätt att säga upp kontraktet till förtida upphörande om leverantören vid minst tre tillfällen bryter sina åtaganden, även om varje enskilt kontraktsbrott inte är väsentligt, se vidare Förfrågningsunderlaget avsnitt 7.19.1 Rätt att säga upp Kontrakt. Ta gärna en kontakt med Kammarkollegiet om ni överväger en förtida uppsägning.

    Begära vite
    Om felet eller felen innebär att ni har sagt upp kontraktet till förtida upphörande kan ni också/eller begära vite, se Förfrågningsunderlaget avsnitt 7.19.2, Vite vid förtida uppsägning. Se dock även samt även avsnitt 7.16, Befrielsegrund (force majeure).

  • Det har kommit en okänd person i privata kläder som säger sig ha i uppdrag att städa hos oss, vad gör vi?
    Svar:

    Släpp inte in personen i lokalen utan uppsikt och ta omgående kontakt med städledaren för att kontrollera vad som har hänt. Ni bör säkerställa den nya städarens identitet och anställningsförhållande hos er städleverantör. Innan städningen påbörjas bör ni också ha fått en bekräftelse på att städaren har fått en genomgång av er städinstruktion och era säkerhetsföreskrifter med mera.

    Enligt ramavtalet ska leverantören i förväg anmäla fullgoda ersättare avseende daglig städning, för att utföra den aktuella tjänsten om oplanerat frånfall av personal (t.ex. sjukdom) uppstår. Städpersonalen ska även ha kläder som är försedda med Ramavtalsleverantörens logotyp. Läs mer i Förfrågningsunderlaget, avsnitt 7.7.2 Personal.