Kontrakt

• Vårt behov av städning har minskat, kan vi avbeställa en del av tjänsten?
  Svar:

  Kontrakt kan ändras i enlighet med vad parterna specifikt överenskommit i kontraktet, till exempel om det finns en option om att öka eller minska städfrekvensen i det enskilda avropet.

  Ramavtalsbilaga allmänna villkor utgör en del av kontraktet oavsett om allmänna villkor åberopas eller inte. Av allmänna villkor avsnitt 7.8 (Förändringar av Tjänstens omfattning) framgår att avropsberättigad har rätt att påkalla justering av tjänstens omfattning i den utsträckning som är påkallad med hänsyn till förändringar avseende avropsberättigads lokaler som omfattas av tjänsten, eller annan förändring i förutsättningarna för tjänstens omfattning. Avropsberättigad är skyldig att i god tid innan förändring sker påtala detta för ramavtalsleverantören.

  Hantering av förändringar överenskommes i samförstånd mellan parterna samt i enlighet med allmänna villkor avsnitt 7.20 (Ändring av Kontrakt). Av avsnittet framgår hur ändring av kontrakt ska gå till. Därutöver finns en specifik reglering under allmänna villkor avsnitt 7.11.13 (Pris för tillkommande/bortfallande tjänster), som mer specifikt reglerar hur priset ska justeras.

  Det finns även en reglering kring befrielsegrund (Force Majeure), se allmänna villkor avsnitt 7.16. Om en av parterna är förhindrat att fullgöra kontraktet kan den åberopa befrielsegrund, men behöver i sådana fall kunna visa att förutsättningarna för att åberopa befrielsegrund enligt kontraktet föreligger.

  För att avgöra vilket av alternativen som kan tillämpas måste en bedömning göras i det enskilda fallet.

Priser och indexjusteringar

• Har ramavtalsleverantören rätt att höja priserna för hygienartiklar mer än den indexjustering som ramavtalet anger?
  Svar:

  I enlighet med ramavtalet justerar Kammarkollegiet den 1 april det fasta timpriset i enlighet med SCB:s städindex och ramavtalsleverantörerna har rätt att justera priser i kontrakt enligt samma index, vilket uppdateras två gånger per år. Beträffande prisjustering av hygienartiklar behöver ni gå tillbaka till ert eget avrop. Om ni har valt att låta leverantören tillämpa sin egen prislista (dvs inte konkurrensutsatt hygienartiklar i ert avrop) och inte fastställt prislistan i ert kontrakt finns det inget i ramavtalet som reglerar hur prisjusteringar kan ske.

  Kammarkollegiet följer utvecklingen i omvärlden och tar vid behov ställning till särskilda situationer för varje specifikt ramavtalsområde och publicerar vid behov information på ramavtalssidan. Det finns en särskild generell information riktad till leverantörer som rör kriget i Ukraina: https://www.avropa.se/ukraina-info/

• Vilka regler gäller för indexjustering av priserna?
  Svar:

  Rätten till indexjustering av de fasta timpriserna är kopplad till SCB:s Städindex. Det uppdateras två gånger per år, i maj och november. Som basvärde gäller november år 2016. Prisförändringar som understiger 2,0 % justeras inte. Ramavtalsleverantören har rätt att tillgodoräkna en icke nyttjad prisförändring i nästa justering.
  
  

  Timbaserade tjänster med fasta timpriser
  Det fasta timpriset fastställdes i ramavtalsupphandlingen till 250 SEK. Statens inköpscentral gör varje år en justering enligt Städindex. Om ert kontrakt omfattar timbaserade tjänster kan leverantören tillämpa ett indexjusterat pris tidigast vid påföljande kalendermånadsskifte efter en av Statens Inköpscentral genomförd prisjustering. Nya priser ska gälla minst 12 månader i taget. Det aktuella fasta timpriset är publicerat på avropa.se.
  
  

  Prissättning per objekt eller kvadratmeter
  För priser per objekt eller kvadratmeter kan leverantören begära indexjusteringar tidigast ett år efter kontraktsstart. Justeringen får tillämpas tidigast vid närmast påföljande kalendermånadsskifte efter genomförd prisjustering och nya priser ska gälla minst 12 månader i taget.

• Vilken rätt har leverantören att indexjustera våra fasta timpriser?
  Svar:

  Statens inköpscentral analyserar varje år om det finns anledning att justera timpriset enligt Städindex. Det aktuella fasta timpriset är publicerat på avropa.se.

  Om ert kontrakt omfattar timbaserade tjänster kan leverantören tillämpa ett indexjusterat pris tidigast vid påföljande kalendermånadsskifte efter av Statens Inköpscentral genomförd prisjustering. Nya priser ska gälla minst 12 månader i taget.

• Vilken rätt har leverantören att indexjustera våra priser per objekt eller kvadratmeter?
  Svar:

  För priser per objekt eller kvadratmeter kan leverantören begära indexjusteringar med andra intervall än de justeringar av det fasta timpriset som görs av Statens inköpscentral. Här kan indexjusteringen göras tidigast ett år efter kontraktsstart och den får tillämpas tidigast vid närmast påföljande kalendermånadsskifte efter genomförd prisjustering. Nya priser ska gälla minst 12 månader i taget.

• Exempel på tillämpning av indexjusteringar av fasta timpriser och priser per objekt eller kvadratmeter
  Svar:

  År 1 - april: Statens inköpscentral justerar de fasta timpriserna att gälla från den 1 april år 1.
  År 2 - februari: Ett kontrakt startar den 1 februari år 2. Kontraktet omfattar både timmar med det fasta timpriset och ett fastställt pris för ett objekt. Leverantören fakturerar det fasta timpriset som Statens inköpscentral anger på avropa.se samt sitt erbjudna pris för objektet.
  År 2 – april: Statens inköpscentral justerar de fasta timpriserna att gälla från den 1 april år 2.
  År 2 – maj: Från och med maj år 2 fakturerar leverantören det nya fasta timpriset för den timbaserade städningen, men det erbjudna priset för objektet kvarstår eftersom det ännu inte har gått ett helt år sedan kontraktsstart.
  År 2 – november: Nu finns ett nytt Städindex för november år 2 och leverantören aviserar en justering av priset för objektet. Prishöjningen genomföras inte direkt eftersom det inte har gått ett år efter kontraktsstart.
  År 3 – mars: Nu fakturerar leverantören det indexjusterade priset för objektet.

Uppföljning

• Vilken uppföljning ska vi som har avropat göra?
  Svar:

  Följ i första hand upp städningen mot den beskrivning av uppdraget som ni har gjort i avropet samt er städinstruktion.

  Utöver uppföljning av uppdraget mot ert eget kontrakt och er städinstruktion kan ni även följa upp flera av de krav som är angivna i Förfrågningsunderlaget, till exempel att:

   - Städningen sker primärt med torra metoder, se avsnitt 5.1.2 Städmetod.
   - Avfall hanteras i enlighet med er instruktion, se avsnitt 5.1.9 Avfall.
   - Städpersonalen har tillräckliga kunskaper i det svenska språket för att kunna tillgodogöra sig den information, anvisningar, säkerhetsbestämmelser och liknande som ingår i uppdraget, se avsnitt 5.1.10 Språkkunskaper.
   - Städpersonalen har ändamålsenliga profilkläder (försedda med Ramavtalsleverantörens logotyp), personlig utrustning som krävs för arbetet och bär Almegas ServiceID, eller motsvarande, väl synligt, se avsnitt 5.1.11 Klädsel och ID-handlingar och 7.7.2.3 Klädsel.
   - Ni har godkänt en skriftlig instruktion för städningen, se avsnitt 7.7.1.2 Instruktion.
   - Leverantören kan redovisa kravställda bevis på personalens utbildning och kompetens, se avsnitt 7.7.1.3 och har relevant utbildning, till exempel kompetens för den utrustning som används vid utförandet av arbeten på hög höjd och för maskinell skurning och ytbehandling av olika typer av golvmaterial, se till exempel avsnitt 7.7.1.3.3 Fönsterputsare och 7.7.1.3.4 Golvvård.
   - Ny personal får introduktion så att bytet inte påverkar leveransens kvalitet, se avsnitt 7.7.1.3.5 Introduktion av ny personal och 7.7.2.2 Utbyte av personal.

• Finns det någon metod som vi kan använda som stöd för uppföljning av leveransen?
  Svar:

  Samtliga ramavtalsleverantörer kan erbjuda elektroniska stödsystem för kvalitetsuppföljning. Systemen ska kunna användas för uppföljning av kvalitet som omfattar statistik från kvalitetskontroller, reklamation och ärendehantering samt resultat från kvalitetsuppföljning och ärendestatus. Be er leverantör att visa sitt system och fundera över om ni kan använda det för hela eller delar av er uppföljning.

  Ni bör följa upp leveransen enligt ert kontrakt samt ramavtalets krav och villkor. Anmäl fel (och/eller reklamera) vid behov och säkerställ att ni dokumenterar såväl fel som rättningar av felen. Spara mail och ev. bilder med mera. Observera att ni kan ha möjlighet att innehålla fakturerat belopp för tjänster som inte levererats i enlighet med avtalad kvalitet tills dess rättelse skett (Förfrågningsunderlaget, avsnitt 7.12.5 och 7.12.6).

  Exempel på utformning av mall för uppföljning:

  

   

   

   

Fel i tjänsten

• Vad kan vi göra om vi inte är nöjda med städningen?
  Svar:

  Ni kan göra så här:

  1. Dokumentera fel – Om ni inte är nöjda med städningen behöver ni dokumentera den avvikelse som finns kopplat till uppdragsbeskrivningen i kontraktet. Gör noteringar, ta foton och motsvarande.

  
  2. Anmäl fel - Anmäl omgående avvikelsen till er städledare. Använd också eventuellt elektroniskt system för uppföljning.

  3. Dokumentera rättelse – En rättelse till exempel kan vara att fönsterputsningen görs om inom en rimlig tid. Även om ni är nöjda med rättelsen bör dokumentationen av felet och noteringar om rättelsen sparas för eventuella framtida åtgärder kopplat till kontraktet. Se följande exempel som gäller fönsterputsning:

  

  4. Eskalera vid behov - Om leverantören inte gör en rättelse inom rimlig tid eller om felen upprepas och/eller kvarstår trots att ni påtalar dem behöver ni eskalera frågan till er kontaktperson för kontraktet hos leverantören. Enligt Allmänna villkor, Förfrågningsunderlaget avsnitt 7.7.1.6 och 7.19.2 kan ni hålla inne med en viss del av fakturerat belopp tills felet är avhjälpt, alternativt begära ersättning för den merkostnad (multiplicerat med 1,2) som ni haft genom att anlita en annan leverantör för det. I de fall felen upprepas har ni under vissa förutsättningar rätt att säga upp kontraktet samt att begära vite, se Allmänna villkor avsnitt 7.19.1 och 7.19.2.

   

   

   

• Vilket ansvar har vi om städvikarier inte får en instruktion till uppdraget?
  Svar:

  Ni har alltid ett ansvar för att göra en felanmälan om leveransen inte fungerar som den ska.

  Det är till exempel väldigt viktigt att städpersonalen har rätt kompetens vid arbete på höga höjder och känner till de säkerhetsbestämmelser som gäller för att utföra uppdraget. Om instruktionen till vikarier brister inom dessa områden kan ni överväga att direkt avbryta leveransen och ta en kontakt med den som ansvarar för ert kontrakt hos leverantören.
  Det är också viktigt att städpersonalen tar rätt miljöhänsyn och utför städningen så att ni blir nöjda. Här kan ni överväga att ge leverantören en viss tid för rättelse.

• Leverantören rättar inte de fel vi anmäler, vad gör vi?
  Svar:

  Sammanfattningsvis har ni rätt att:
   - Hålla inne med betalning eller begära ersättning för merkostnad.
   - Säga upp kontraktet.
   - Begära vite.

  Hålla inne med betalning
  Om leverantören inte uppfyller sina åtaganden enligt gällande kontrakt har ni rätt att hålla inne betalning till dess att felet är rättat, se Förfrågningsunderlaget avsnitt 7.12.6, Oense om viss del av fakturerat belopp. I de fall det inte är möjligt att rätta felet eller är skäligt att invända rättningen kan ni i stället begära den merkostnad som uppträder genom att anlita annan leverantör multiplicerat med 1,20.

  Säga upp kontraktet till förtida upphörande
  Ni har bland annat rätt att säga upp kontraktet till förtida upphörande om leverantören vid minst tre tillfällen bryter sina åtaganden, även om varje enskilt kontraktsbrott inte är väsentligt, se vidare Förfrågningsunderlaget avsnitt 7.19.1 Rätt att säga upp Kontrakt. Ta gärna en kontakt med Kammarkollegiet om ni överväger en förtida uppsägning.

  Begära vite
  Om felet eller felen innebär att ni har sagt upp kontraktet till förtida upphörande kan ni också/eller begära vite, se Förfrågningsunderlaget avsnitt 7.19.2, Vite vid förtida uppsägning. Se dock även samt även avsnitt 7.16, Befrielsegrund (force majeure).