Att bli ramavtalsleverantör

Vill du bli ramavtalsleverantör till Statens inköpscentral? Följande avsnitt hjälper dig i processen:

Steg 1: Hitta information om upphandlingar

Första steget till att bli ramavtalsleverantör till Statens inköpscentral är att bevaka och delta i våra ramavtalsupphandlingar. Vi annonserar alltid våra upphandlingar på tendsign.com. Du finner information om förstudier, upphandlingar och ramavtal här på avropa.se. Om det pågår en förstudie kan det även finnas möjlighet att delta i denna. 

Har du funnit en relevant ramavtalsupphandling?

När du hittat en relevant ramavtalsupphandling hämtar du dokumenten som utgör förfrågningsunderlaget i TendSign. Läs igenom förfrågningsunderlaget för att avgöra om upphandlingen är intressant för dig. För att ha möjlighet att bli ramavtalsleverantör måste du uppfylla de obligatoriska krav (så kallade ska-krav) som ställs i upphandlingen. Kraven kan avse

  1. Formella krav
  2. Kvalificeringskrav, dvs. krav på företaget
  3. Varan eller tjänsten
  4. Kontraktsvillkor, dvs. hur varan eller tjänsten ska levereras

Du bör även överväga om du har möjlighet att leverera utifrån följande förutsättningar:

  • efterfrågade varor och tjänster
  • efterfrågat geografiskt område 
  • efterfrågad volym
  • kapacitet och förmåga i organisation
  • eventuella uppdelningar av uppdraget.

Kontrollera även:

  • Vilka dokument behöver du lämna in?
  • Kan du lämna ett konkurrenskraftigt anbud utifrån upphandlingsunderlaget?
  • Finns det risk för att du inte uppfyller villkoren i ramavtalet och /eller i efterföljande kontrakt i något avseende med påföljd att du kan få betala vite eller skadestånd?

Uppfyller inte ditt företag kraven i en upphandling?

Du måste visa att ditt företag förfogar över de resurser (ekonomisk, teknisk och yrkesmässig kapacitet) som krävs när ramavtalet/kontraktet ska fullgöras.

Om ditt företag inte uppfyller ställda kvalificeringskrav i en upphandling har du följande möjligheter:

  • Gå samman med ett eller flera andra företag och lämna ett gemensamt anbud. Se till att det tydligt framgår hur ni uppfyller de olika kraven i upphandlingen. Statens inköpscentral kan kräva att ni ska ha en viss juridisk form för att kunna teckna ramavtal.
  • Använd dig av en underleverantör för att utföra delar av ramavtalet. Det är alltid den leverantör som vinner upphandlingen som är ansvarig för att ramavtalet fullgörs. Du ska som ramavtalsleverantör säkerställa att dina underleverantörer är seriösa och uppfyller de krav som ställts i upphandlingen.  
  • Vill du hänvisa till andra företags kapacitet bör du förbereda samarbetet i god tid före upphandlingen.
  • Kontrollera om du redan i ansökan/anbudet behöver redovisa vilka underleverantörer som är aktuella.
  • Överväg om du ska lämna anbud ifall du bedömer att du inte uppfyller kraven eller kan leverera enligt kraven i upphandlingen.
  • Som leverantör är du bunden av ditt anbud under den avtalsperiod som framgår av förfrågningsunderlaget.


Tilldelningsgrunder och kriterier

Det finns två grunder som Statens inköpscentral utgår ifrån vid tilldelning av ramavtal till en leverantör: Det anbud som innehåller det lägsta priset eller det anbud som är det ekonomiskt mest fördelaktiga. Vilken grund som gäller framgår av förfrågningsunderlaget.

Lägst anbudspris

Om denna tilldelningsgrund används väljer Statens inköpscentral det/de anbud som har lägst pris av de anbud som uppfyller samtliga krav.

Det ekonomiskt mest fördelaktiga anbudet

Om denna tilldelningsgrund används  anges det i förfrågningsunderlaget vilka kriterier som gäller för tilldelningen. Av de anbud som uppfyller alla krav väljs det anbud som bäst motsvarar tilldelningskriterierna.

Tilldelningskriterierna är tydligt formulerade så att du som anbudsgivare lätt kan tolka dessa. Exempel på tilldelningskriterier vid ekonomiskt mest fördelaktiga anbud:

  • leveranstid eller tid för genomförande
  • miljöegenskaper
  • driftkostnader
  • kostnadseffektivitet
  • kvalitet
  • estetiska, funktionella och tekniska egenskaper
  • service och tekniskt stöd
  • pris.

Kriterieviktning                    

I upphandlingens förfrågningsunderlag framgår de olika tilldelningskriteriernas betydelse och hur ditt anbud kommer att utvärderas.

Dokumentation

I förfrågningsunderlaget anger Statens inköpscentral vilka dokument och vilka uppgifter du ska lämna i upphandlingen. De dokument som kan komma ifråga är bland annat:

För att visa ekonomisk ställning:

  • Finansiellt åtagande från en annan leverantör (om anbudsgivaren inte själv uppfyller alla krav och hänvisar till ett annat företags kapacitet).

För att visa teknisk och yrkesmässig kapacitet (exempel):

  • förteckning över relevanta uppdrag och referenser
  • uppgifter om tekniska resurser
  • uppgifter om personalens utbildning och yrkeskvalifikationer
  • tillstånd och certifieringar.

Övriga dokument att förbereda (exempel):

  • beskrivning av ert arbete med kvalitet och hållbarhet 
  • kontaktuppgifter till referenser.

Statens inköpscentral hämtar uppgifter direkt från Skatteverket och Kronofogdemyndigheten som visar att ditt företag sköter skatter och socialförsäkringsavgifter.

Frågor

För att kunna lämna ett bra anbud behöver du ha all nödvändig information om upphandlingen. Om du har frågor om förfrågningsunderlaget eller upphandlingen kan du lämna dessa via upphandlingsverktyget TendSign. I förfrågningsunderlaget anges ett sista datum för frågor och svar.

I TendSign publiceras löpande svar och förtydliganden. Alla leverantörer får tillgång till informationen samtidigt för att alla leverantörer ska ha samma chans att lämna ett konkurrenskraftigt anbud. Kontrollera regelbundet om ny information publicerats gällande upphandlingen.

Fram till dess att upphandlingen är avslutad råder absolut sekretess. Statens inköpscentral får därmed inte avslöja vem som ställt frågor.


Steg 2: Lämna anbud

Skriv anbud

Anbudstiden är begränsad, så det är lämpligt att planera arbetet i god tid. Detta gäller särskilt om du som leverantör planerar att en underleverantör ska användas eller om anbudet ska lämnas från en gruppering av företag.

Uppfyllnad och kontroll av ställda krav

Besvara uttömmande alla frågor i förfrågningsunderlaget, så att det tydligt framgår att du uppfyller alla krav. Beskriv även noggrant hur du uppfyller tilldelningskriterierna, så att du får bästa möjliga resultat i utvärderingen.

Begränsad möjlighet till förhandling

I offentlig upphandling är det inte tillåtet att göra väsentliga förändringar av krav eller att göra tillägg och ändringar i förfrågningsunderlaget under upphandlingsprocessen. Leverantörer som i sina anbud lämnar ett förbehåll eller reserverar sig mot något villkor i upphandlingsunderlaget kan få sitt anbud förkastat. Då det även är begränsade möjligheter till förhandling om villkoren i upphandlingsunderlaget är det viktigt att du vid anbudsinlämningen säkerställer att anbudet är fullständigt ifyllt och att du lämnat dina bästa villkor. Anledningen till detta är de grundläggande principerna om transparens och likabehandling. Samma regler råder vid avrop.

Lämna ett korrekt och fullständigt anbud

  • Lämna korrekta och kompletta uppgifter utan reservationer. Ofullständiga anbud är tyvärr vanliga och får ej beaktas.
  • Lämna ditt anbud inom utsatt tid. För sent inlämnade anbud får inte beaktas.
  • Svara på alla frågorna i förfrågningsunderlaget. Enbart det som framgår av anbudet prövas och utvärderas. Hänvisa inte till webbplatser eller andra källor om detta inte efterfrågas.
  • Anbudet måste vara tydligt. Statens inköpscentral är inte skyldig att låta dig göra förtydliganden eller kompletteringar.
  • Behörig företrädare för anbudsgivaren ska underteckna anbudet för att det ska vara giltigt.
  • Se till att ditt anbud är författat på efterfrågat språk.
  • Se till att du har bifogat samtliga efterfrågade dokument och att de är aktuella.
  • Förvissa dig om att kontaktinformationen, om sådan efterfrågas, till dina referenser är uppdaterade.

Kvalificering, prövning och utvärdering av anbud

Anbudsöppning

På öppningsdagen öppnas samtliga anbud i närvaro av minst två personer från Statens inköpscentral. Arbetet protokollförs och sker under absolut sekretess.

Statens inköpscentral granskar alla anbud som kommit in i rätt tid. Prövning sker av uppfyllnad av formella krav, kvalificeringskrav och krav på varan eller tjänsten. Om samtliga obligatoriska krav är uppfyllda, utvärderas anbudet enligt grunden lägsta anbudspris eller det ekonomiskt mest fördelaktiga anbudet. Anbuden prövas strikt utifrån de krav som angetts i förfrågningsunderlaget.

1. Formella krav

Formella krav avser krav på själva anbudet, till exempel om anbuden är inlämnade i tid, om det är utformade på efterfrågat språk och om det är undertecknat av behörig företrädare för leverantören.

Uteslutande av företag från upphandlingen

Statens inköpscentral ska i vissa fall utesluta en leverantör på grund av brott mot LOU. Det gäller till exempel om leverantören enligt en lagakraftvunnen dom blivit dömt för allvarlig ekonomisk brottslighet. Detta gäller även leverantörens företrädare.

Statens inköpscentral får utesluta en leverantör som till exempel är dömd för brott/allvarligt fel i yrkesutövningen.

 

2. Kvalificeringskrav

I leverantörskvalificeringen kontrollerar Statens inköpscentral att företaget uppfyller de krav som är ställda på leverantören i upphandlingen. Kraven på leverantören kan avse ekonomisk, teknisk och yrkesmässig kapacitet.

3. Krav på varan eller tjänsten

Efter leverantörskvalificeringen bedömer Statens inköpscentral om anbuden uppfyller de krav som ställts på varan eller tjänsten. Observera att ramavtalet kan ge möjlighet för avropsberättigade att senare precisera befintliga krav i sina avrop.

Utvärdering av anbuden

Anbuden måste uppfylla alla obligatoriska krav (så kallade ska-krav) i förfrågningsunderlaget för att få vara med i anbudsutvärderingen.

Efter att ha prövat att kraven uppfylls utvärderar Statens inköpscentral de kvarvarande anbuden enligt den valda grunden för tilldelning av ramavtal. Grunden är antingen lägsta anbudspris eller det ekonomiskt mest fördelaktiga anbudet.

Onormalt lågt anbud

Statens inköpscentral kan bedöma anbud som onormalt lågt. I dessa fall kontaktar vi skriftligen anbudsgivaren för att ge denne möjlighet att förklara det låga anbudet. Om inte anbudsgivaren lämnar ett tillfredsställande svar får Statens inköpscentral förkasta anbudet. Leverantören informeras då om detta.

Bästa anbudet väljs

Efter avslutad utvärdering fattar Statens inköpscentral ett beslut om vilken eller vilka leverantörer som tilldelas ramavtal.

Underrättelse om tilldelningsbeslut

När Statens inköpscentral har fattat ett beslut om vilken eller vilka leverantörer som tilldelas ramavtal, underrättas samtliga anbudsgivare. Detta gäller även vid beslut om att avbryta upphandlingen.

Underrättelse om tilldelningsbeslutet innehåller

  • beslut om vilka leverantörer som ska erhåller ramavtal, samt skäl till beslutet
  • information om vilka bedömningar som gjorts utifrån utvärderingsgrunden som använts, samt resultatet av utvärderingen
  • information om den tid under vilket ramavtal inte får ingås (så kallad avtalsspärr).Vanligtvis är denna period tio dagar efter meddelat beslut. Om du är missnöjd med beslutet och har sakliga skäl kan du ansöka om överprövning hos Förvaltningsrätten i Stockholm under den här perioden. Alternativt ansöker du om omprövning av tilldelningsbeslutet hos Statens inköpscentral.

Sekretess

I och med att samtliga anbudsgivare underrättats om beslutet upphör den absoluta sekretessen. Nu omfattas ansökningar, anbud, beslut och protokoll i upphandlingen som huvudregel av offentlighetsprincipen. Det är dock möjligt att det fortfarande föreligger sekretess för vissa uppgifter. Läs mer om sekretess och offentlighetsprincipen i ordlistan.

Teckna ramavtal med Statens inköpscentral

Efter genomförd upphandling och tilldelningsbeslut är det nu dags att teckna ramavtal med Statens inköpscentral. Ramavtalet följer alltid de kommersiella villkor som angetts i förfrågningsunderlaget. Ramavtalet består av flera dokument som reglerar relationerna mellan parterna. Det tecknas elektroniskt via signeringsverktyget ChamberSign.

Steg 3: Att vara ramavtalsleverantör

Du är nu ramavtalsleverantör. Vad innebär det? Detta beskrivs närmare i avsnitt om Att vara ramavtalsleverantör