Steg 1: Hitta information om upphandlingar
Vill du bli ramavtalsleverantör till Statens inköpscentral? Läs igenom steg 1 och 2.
Första steget till att bli ramavtalsleverantör till Statens inköpscentral är att bevaka och delta i våra ramavtalsupphandlingar. Vi annonserar alltid våra upphandlingar på Mercell Tendsign. Du hittar information om förstudier, upphandlingar och ramavtal här på avropa.se. Om det pågår en förstudie kan det även finnas möjlighet att delta i denna.
Har du hittat en relevant ramavtalsupphandling?
När du hittat en relevant ramavtalsupphandling hämtar du upphandlingsdokumenten i TendSign. Läs igenom underlaget för att avgöra om upphandlingen är intressant för dig. För att ha möjlighet att bli ramavtalsleverantör måste du uppfylla de obligatoriska krav (så kallade ska-krav) som ställs i upphandlingen. Kraven kan avse:
- Formella krav
- Kvalificeringskrav, det vill säga krav på företaget
- Varan eller tjänsten
- Kontraktsvillkor, det vill säga hur varan eller tjänsten ska levereras
Du bör även överväga om du har möjlighet att leverera utifrån följande förutsättningar:
- efterfrågade varor och tjänster
- efterfrågat geografiskt område
- efterfrågad volym
- kapacitet och förmåga i organisation
- eventuella uppdelningar av uppdraget.
Kontrollera även:
- Vilka dokument behöver du lämna in?
- Kan du lämna ett konkurrenskraftigt anbud utifrån upphandlingsunderlaget?
- Finns det risk för att du inte uppfyller villkoren i ramavtalet och/eller i efterföljande kontrakt i något avseende med påföljd att du kan få betala vite eller skadestånd?
Uppfyller inte ditt företag kraven i en upphandling?
Du måste visa att ditt företag förfogar över de resurser (ekonomisk, teknisk och yrkesmässig kapacitet) som krävs när ramavtalet/kontraktet ska fullgöras.
Om ditt företag inte uppfyller ställda kvalificeringskrav i en upphandling har du följande möjligheter:
- Gå samman med ett eller flera andra företag och lämna ett gemensamt anbud. Se till att det tydligt framgår hur ni uppfyller de olika kraven i upphandlingen. Statens inköpscentral kan kräva att ni ska ha en viss juridisk form för att kunna teckna ramavtal.
- Använd dig av en underleverantör för att utföra delar av ramavtalet. Det är alltid den leverantör som vinner upphandlingen som är ansvarig för att ramavtalet fullgörs. Du ska som ramavtalsleverantör säkerställa att dina underleverantörer är seriösa och uppfyller de krav som ställts i upphandlingen.
- Vill du hänvisa till andra företags kapacitet bör du förbereda samarbetet i god tid före upphandlingen.
- Kontrollera om du redan i ansökan/anbudet behöver redovisa vilka underleverantörer som är aktuella.
- Överväg om du ska lämna anbud ifall du bedömer att du inte uppfyller kraven eller kan leverera enligt kraven i upphandlingen.
- Som leverantör är du bunden av ditt anbud under den avtalsperiod som framgår av upphandlingsdokumenten.
Grund för utvärdering och tilldelningskriterier
Det finns tre grunder som Statens inköpscentral utgår ifrån vid tilldelning av ramavtal till en leverantör. Det ekonomiskt mest fördelaktiga anbudet bestäms genom antingen bästa förhållandet mellan pris och kvalitet, kostnad eller pris. Vilken grund som gäller framgår av upphandlingsdokumenten.
Bästa förhållandet mellan pris och kvalitet
Om denna tilldelningsgrund används anges det i förfrågningsunderlaget vilka kriterier som gäller för tilldelningen. Av de anbud som uppfyller alla krav väljs det anbud som bäst motsvarar tilldelningskriterierna.
Kostnad
Om denna grund används bedömer Statens inköpscentral anbudens effekter ifråga om kostnadseffektivitet, såsom en analys av kostnaderna under livscykeln för varan eller tjänsten.
Pris
Om denna tilldelningsgrund används väljer Statens inköpscentral det/de anbud som har lägst pris av de anbud som uppfyller samtliga krav.
Kriterieviktning
I upphandlingens förfrågningsunderlag framgår de olika tilldelningskriteriernas betydelse och hur ditt anbud kommer att utvärderas.
Dokumentation
I förfrågningsunderlaget anger Statens inköpscentral vilka dokument och vilka uppgifter du ska lämna i upphandlingen. De dokument som kan komma ifråga är bland annat:
För att visa ekonomisk ställning:
- Finansiellt åtagande från en annan leverantör (om anbudsgivaren inte själv uppfyller alla krav och hänvisar till ett annat företags kapacitet).
För att visa teknisk och yrkesmässig kapacitet (exempel):
- förteckning över relevanta uppdrag och referenser
- uppgifter om tekniska resurser
- uppgifter om personalens utbildning och yrkeskvalifikationer
- tillstånd och certifieringar.
Övriga dokument att förbereda (exempel):
- beskrivning av ert arbete med kvalitet och hållbarhet
- kontaktuppgifter till referenser.
Statens inköpscentral hämtar uppgifter direkt från Skatteverket och Kronofogdemyndigheten som visar att ditt företag sköter skatter och socialförsäkringsavgifter.
Frågor
För att kunna lämna ett bra anbud behöver du ha all nödvändig information om upphandlingen. Om du har frågor om förfrågningsunderlaget eller upphandlingen kan du lämna dessa via upphandlingsverktyget TendSign. I förfrågningsunderlaget anges ett sista datum för frågor och svar.
I TendSign publiceras löpande svar och förtydliganden. Alla leverantörer får tillgång till informationen samtidigt för att alla leverantörer ska ha samma chans att lämna ett konkurrenskraftigt anbud. Kontrollera regelbundet om ny information publicerats gällande upphandlingen.