Så genomför vi upphandlingar

Kammarkollegiets arbete med ramavtal omfattar tre processer: förstudieprocessen, upphandlingsprocessen och förvaltningsprocessen. Vi förvaltar ramavtalen så länge de är giltiga och vid behov även så länge det finns giltiga kontrakt. 

Inför varje möjlig upphandling gör vi en omfattande analys av ramavtalsområdet. Ramavtal ska alltid ha sin grund i myndigheternas behov. Om vi bedömer att behovet är tillräckligt stort, inleds i detta skede en förstudie.

Förstudieprocessen

Under förstudieprocessen

• identifierar vi myndigheternas behov 
• kartlägger vi marknadens utbud
• tar vi in synpunkter från myndigheter, branschorganisationer, leverantörer och andra intressenter.

I förstudieprocessen finns möjligheter att lämna synpunkter inför en eventuell upphandling. När upphandlingen väl är påbörjad kan det vara svårt att påverka dess utformning. Kontakta oss om du vill lämna synpunkter genom att anmäla ditt intresse till ansvarig upphandlare. 

Förstudien mynnar ut i ett beslut om att en upphandling av varor och/eller tjänster ska genomföras eller inte.

Upphandlingsprocessen

Under upphandlingsprocessen

• fattar vi beslut om vilket upphandlingsförfarande som ska användas. Våra upphandlingar sker oftast enligt 6 kap. LOU, varvid ett öppet eller selektivt förfarande vanligtvis används. Läs mer om de olika upphandlingsförfarandena längre ner.
• utformar vi upphandlingsdokumenten
• råder absolut sekretess för anbud fram till dess att tilldelningsbeslut fattas

Förvaltningsprocessen

Under förvaltningsprocessen

• ansvarar en ramavtalsförvaltare för information, stöd, uppföljning och erfarenhetsinsamling om respektive ramavtalsområde
• genomför vi uppföljningar, inklusive revisioner, för att bekräfta att leverantörer lever upp till sina åtaganden enligt ramavtalet
• genomför vi en kontinuerlig omvärldsbevakning av konkurrenssituation, prisutveckling och trender på leverantörsmarknaden.

Upphandlingsförfaranden

Det finns flera olika upphandlingsförfaranden inom offentlig upphandling. Val av upphandlingsförfarande bestäms av avtalets värde och hur man enklast kan tillgodose det aktuella behovet med bästa affärsmässiga resultat. Val av upphandlingsförfarande är också ett strategiskt beslut. Upphandlingsprocessen ser olika ut beroende på vilket förfarande som väljs.

Statens inköpscentral använder primärt följande upphandlingsförfaranden:

Öppet förfarande

I ett öppet förfarande annonserar Statens inköpscentral upphandlingen och alla leverantörer får lämna anbud. I anbudet uppger leverantören all information som efterfrågats i förfrågningsunderlaget. Förhandling med leverantören får inte förekomma i detta förfarande. Tidsfristen för inlämning av anbud vid öppet förfarande är som huvudregel 35 dagar.  

Selektivt förfarande

I ett selektivt förfarande får alla leverantörer ansöka om att få delta, men bara de som Statens inköpscentral väljer ut får lämna anbud. Förfrågningsunderlaget skickas ut samtidigt till dessa leverantörer och deras anbud, men inga andras, prövas. Förhandling med leverantören förekommer inte i detta förfarande. Vid selektivt förfarande är  ansökningstiden som huvudregel 30 dagar och därefter är anbudstiden 30 dagar.

Förhandlat förfarande

I ett förhandlat förfarande genomför Statens inköpscentral en kvalificering och en begränsning av antalet anbudssökande, och bjuder sedan in minst tre kvalificerade anbudssökande att lämna anbud eller förhandla om kontraktsvillkoren. Ansökningstiden är 30 dagar och därefter är anbudstiden som huvudregel 30 dagar.

Förenklat förfarande

Förenklat förfarande innebär att alla leverantörer har rätt att delta. Deltagande leverantörer ska lämna anbud och Statens inköpscentral får förhandla med en eller flera anbudsgivare. Anbudstiden ska vara skälig.

Tidsaspekten

En offentlig upphandling tar ofta längre tid än ett inköp i privat sektor, särskilt större upphandlingar över tröskelvärdet. Lagen ställer krav på ett antal tidsfrister, men dessa kan utökas med hänsyn till upphandlingens art och omfattning. Arbetet som föregår upphandlingen, som till exempel förstudien, kan också vara tidskrävande.

Huvudregeln är att ramavtal får löpa i totalt fyra år, men undantag kan förekomma. Läs mer i avsnittet om att bli ramavtalsleverantör respektive kapitlet för dig som är ramavtalsleverantör.

Offentlighetsprincipen och sekretess

I Statens inköpscentrals upphandlingar, liksom i all offentlig upphandling, råder absolut sekretess fram till dess att tilldelningsbeslut meddelats. Det betyder att vi exempelvis inte får offentliggöra uppgifter om vilka leverantörer som lämnat anbud, samt vilka priser och övriga villkor som har lämnats.

När tilldelningsbeslut har meddelats gäller offentlighetsprincipen. Det innebär att alla handlingar i upphandlingen blir offentliga och kan begäras ut. Statens inköpscentral ska emellertid, innan handlingarna lämnas ut, bedöma om det kan finnas särskilda skäl till att sekretessbelägga handlingarna, till exempel på grund av att det allmänna eller en leverantör kan lida skada.

Du kan i anbudet ange vilken information som du anser bör sekretessbeläggas för att underlätta vår sekretessprövning. Men oavsett detta gör vi en självständig prövning i varje enskilt fall.