Bra att veta

Redovisningsperioder och rapporteringsfrister

Omsättning ska redovisas fasta perioder. Redovisningsperioderna är för de flesta ramavtalsområden kvartal, men vissa områden (som hotell och konferens) redovisas halvårsvis.

Rapporteringsfristen är det tidsspann som man har att skicka in redovisningen på efter redovisningsperiodens slut. 

Till exempel, för ett avtal med redovisningsperioden "kvartal" och rapporteringsfrist "en månad och 15 dagar" ska försäljningen som fakturerats under kvartal 1 redovisas under rapporteringsfristen 1 april - 15 maj (en månad och 15 dagar efter kvartal 1).

Utskick av uppmaningar och påminnelser

Vi skickar två uppmaningar via e-post som en påminnelse att det är dags att redovisa. Den första har ärende ”Nu kan ni börja redovisa” och skickas direkt efter varje redovisningsperiod. Den andra har ärende ” Sista dagen att redovisa omsättning för Kvartal X 20XX är den …….” och skickas ut några dagar innan rapporteringsfristen går ut.

Efter rapporteringsfristens slut skickar vi ut påminnelser till de som ännu inte skickat in sina redovisningar. Om vi trots påminnelser inte får in de saknade redovisningarna kan vi enligt avtalen (se huvuddokumentet) påföra er en påminnelseavgift.

Tänk på att om du får en påminnelse trots att du skickat in redovisningen så kan det bero på att du har mer än ett avtal som ska redovisas. I vår E-tjänst finns samtliga avtal som ska redovisas för upplagda så det finns ingen risk att du missar ett avtal.

Viktigt att vi har korrekt e-postadress

Försäljningsredovisningen ska enligt avtalen skickas in utan uppmaning men vi vill gärna bidra med god service och se till att ni får påminnelser och övrig information, därför är det viktigt att vi har rätt e-postadress till er. Samtliga utskick går till den e-postadress som angetts vid avtalets tecknande, skulle det behöva ändras måste du kontakta oss och meddela detta. Redovisar ni via e-tjänsten kan ni själva ändra kontaktuppgifterna där. Vi ber dig också se till så att ert e-postsystem godkänner vår adress sic.ekonomi@kammarkollegiet.se så våra utskick inte fastnar i spamfiler eller liknande.

Redovisa på korrekt avtal

Tänk på att alltid redovisa omsättningen på det avtal som genererat inäkten. Om ert ”gamla” avtal gäller t.o.m. den 10 februari och det ”nya” avtalet börjar gälla från den 11 februari ska du när du redovisar för kvartal 1 redovisa för bägge avtalen. Så länge det finns gällande leveransavtal ska omsättningen från dessa redovisas även om ramavtalet inte längre är giltigt. Du måste även redovisa om omsättningen är 0 kr för avtal som är giltiga.

Fakturering och korrigering av redovisningar

Fakturering sker först efter rapporteringsfristens slut. Fram tills dess kan vi alltså enkelt ändra omsättningsredovisningen. Kommer ni på att ni redovisat fel belopp så kontakta sic.ekonomi@kammarkollegiet.se. Uppge alltid organisationsnummer samt avtalsnummer för snabbare service. Skulle ni inse att redovisat belopp är fel efter ni fått fakturan kan naturligtvis även det att korrigera.

Fakturan skickas till den fakturaadress ni angett. Skulle fakturaadress/fakturareferens behöva ändras är det viktigt att ni meddelar detta till sic.ekonomi@kammarkollegiet.se. Använder ni e-tjänsten kan ni ändra dessa uppgifter direkt i webbformuläret.

Kammarkollegiet har idag systemstöd för följande två rutiner för att distribuera kundfakturor:

1. Den elektroniska fakturan skrivs ut, kuverteras av vår fakturaväxel och skickas via brev.

2. En helt elektronisk faktura sänds från vår operatör (VAN) som är Itella/Opuscapita till er VAN, detta är möjligt efter att routing gjorts mellan avsändare och mottagare.

Kammarkollegiet har tyvärr inga möjligheter att skicka fakturor som pdf-bilagar i e-post.