Konsulttjänster

• Vi vill avropa konsulttid för att genomföra utbildning. Vilken konsultkategori ska vi fråga efter?
  Svar:

  I ramavtalsbilaga 3 finns på sidan 5 beskrivning av de olika efterfrågade konsultrollerna. Av dessa framgår att det är Applikationskonsulten som är den roll som är lämpad för utbildning i systemet. Om du har en option på konsulttimmar för applikationskonsult kan du aktivera dessa för till exempel utbildningsinsatser.

• När kan ramavtalsleverantören fakturera kostnader för en konsults resor och logi?
  Svar:

  Det beror på. Det finns skillnader mellan de konsultarbeten som ingår i tjänster med fasta priser och de arbeten konsulten gör mot timdebitering.

  Konsultarbete som ingår i tjänster med fasta priser

  När ni har fått fasta priser på de tjänster ni efterfrågade i ert avrop ingår konsulternas eventuella resor och logi i de fasta priserna. Av hänsyn till miljön och till leverantören bör ni förstås, när det är möjligt, samordna de fysiska mötena för olika delprojekt eller motsvarande. I vissa fall, om myndigheten begär möten på annan ort än den normala, kan ramavtalsleverantören debitera kostnader för resor och logi.

  Konsult som arbetar mot timdebitering

  När ni avropar konsulter för ett arbete de utför mot timdebitering har leverantören rätt att fakturera faktiska och styrkta kostnader för logi och i vissa fall för resor (ramavtalsbilaga 8, avsnitt 8.16, Leveransvillkor).

  Det ingår en tur- och returresa per 40 genomförda uppdragstimmar om uppdragsplatsen ligger:

  -          inom en radie av 20 mil från den ort där de i ramavtalet namngivna personerna är stationerade eller

  -          inom en radie av 20 mil från Stockholms centrum eller

  -          inom Stockholms län

  På övriga uppdragsplatser kan leverantören alltid debitera både resor och logi.

  Fakturering av resor och logi

  Leverantören kan fakturera resor och logi kan månadsvis och i efterskott. Fakturan ska omfatta underlag som styrker de faktiska kostnaderna. Leverantören har ingen rätt att fakturera kostnader för själva restiden.

Leverantörsanslutning

• Kan myndigheten själv ansluta leverantörer i e-handelstjänsten?
  Svar:

  Ja, det finns ett webbaserat gränssnitt i e-handelstjänsten för detta. Om myndigheten använder detta så utgår ingen extra kostnad. Myndigheten kan också köpa tjänster av ramavtalsleverantören för stöd kring leverantörsanslutning. Det senare är sannolikt lämpligt åtminstone för mer komplex partsintegration (till exempel SFTI Sc 6 Avrop mot ramavtal).

Systeminförande

• Vi har leveransgodkänt e-handelstjänsten men har nu upptäckt ett fel. Vad händer om leverantören inte kan rätta felet?
  Svar:

  Leverantören har ett fortlöpande ansvar att åtgärda de fel som uppstår i enlighet med avropsavtalet.

  För att kunna utnyttja de möjligheter till kompensation, i form av ersättning, som ramavtalet ger är det nödvändigt att avroparen har god dokumentation och rutiner för felanmälningar. Om det skulle råda olika uppfattning om när ett fel anmäldes behöver ur bevissynpunkt avroparen kunna styrka när fel meddelats leverantören. Läs mer i dokumenten Ersättningar under införandefasen och Ersättningar under driftsfasen.

• Kan jag behålla nuvarande fakturaväxel och använda den tillsammans med e-handelstjänsten?
  Svar:

  I normalfallet avråder ESV från en sådan lösning.

  Motsvarande funktionalitet som fakturaväxeln erbjuds inom e-handelstjänsten i den s.k. partsintegrationstjänsten. Behov saknas därför av att behålla fakturaväxeln. Dubbla lösningar ökar kostnaderna och ökar komplexiteten, exempelvis i hantering av supportärenden.

• Kan jag behålla mitt nuvarande system för elektronisk fakturahantering (EFH-system) och använda tillsammans med e-handelstjänsten?
  Svar:

  I normalfallet avråder ESV från en sådan lösning.

  Ramavtalen för e-handelstjänst avser en helhetslösning. Vi har inte kravställt någon integration mellan EFH-system och e-handelstjänst så att delar av arbetsflödena gällande beställning görs i e-handelstjänst och fakturahantering i befintlig fakturaväxel och EFH-flöde. Det medför betydande kostnader att göra en sådan myndighetsspecifik anpassning och vi avråder därför från detta.

  Om det ändå skulle vara aktuellt måste ni titta på hur ert avtal för EFH-system ser ut idag. Ni behöver i detta sammanhang säkerställa att ni har giltiga avtal för alla de tjänster ni behöver nyttja nu och en tid framöver om ni väljer att inte flytta all hantering till den nya e-handelstjänsten.

  Motsvarande funktionalitet som finns via EFH-system ingår i e-handelstjänstens arbetsflöde, som också kan hantera beställningar. Genom en gemensam lösning kan matchningsfunktioner användas, vilket annars är mycket svårt att etablera. Att ha dubbla system kan krångla till det för användarna i er organisation. Ni drar också på er högre kostnader av att ha dubbla system och det kan innebära merarbete att hålla koll på flöden i de båda lösningarna från er sida i administrationen.

Vad ingår i e-handelstjänsten

• Kan vi köpa tilläggsmoduler utöver vad som regleras i avtalet, till exempel ett upphandlingssystem?
  Svar:

  Nej, varken i den förnyade konkurrensutsättningen eller ingånget avropsavtal kan tilläggsmoduler utöver vad som regleras köpas på avtalet.

  E-handelstjänsten är specificerad i ramavtalet med funktionalitet och möjligheter till myndighetsspecifika anpassningar och därtill kopplade konsulttjänster. Moduler och funktioner som inte ingår i avropad lösning kan inte köpas som tillägg.

• Går det att använda produktklassificeringar i e-handelstjänsten?
  Svar:

  I de statliga ramavtalen för e-handelstjänst finns stöd både för standardiserade produktklassificeringar (såsom UN/SPSC) och egna klassificeringar

  Klassificeringen kan till exempel ge automatiska konteringsförslag och underlätta sökningar.

• Har funktionalitet för lagring av information om leverantörsavtal kravställts i ramavtalen för e-handelstjänst?
  Svar:

  Funktionalitet för lagring av information om leverantörsavtal är kravställt och ingår i tjänsten.

• Om leverantören har svarat Ja på ett börkrav i ramavtalsupphandlingen, får leverantören då ta extra betalt för det, utöver vad som regleras i avtalet?
  Svar:

  Nej

• Varför har vi fått en faktura för ett registreringsarbete som personal vid e-handelstjänstens support hjälpte oss med? Vi har uppfattat att det ingår support.
  Svar:

  Det är rätt uppfattat, det ingår support i e-handelstjänsten. Däremot kan det förekomma att supportens personal vid en förfrågan från er genomför olika typer av konsultinsatser. Precis som vid alla typer av köp av tjänster bör det i sådana fall finnas en tydlig överenskommelse om att en insats kommer att debiteras.

  Supportens uppgift är att tillhandahålla information och stöd, kunna besvara frågor knutna till användning och administration av e-handelstjänsten samt ta emot felanmälningar. Supporten ska också kunna ge myndigheten förbättringsförslag baserat på återkommande ärenden till dem. Ni kan inte kräva att supporten utför konsultinsatser utan att få ersättning för det.

  Ramavtalet innebär att leverantören av e-handelstjänst ska tillhandahålla en supportfunktion och att fem (5) utsedda personer vid myndigheten har rätt att kontakta den. Myndigheten kan i samband med avropet begära att ytterligare personer ska ha den rätten och får då betala extra för det.

  För att dialogen med supporten ska vara effektiv bör de personer som kontaktar supporten ha kunskap om systemet och rutiner kring användningen. Vid en eventuell personalomsättning kanske ni behöver genomföra en utbildningsinsats.

Övrigt

• Vår avtalspart i kontraktet aviserar Force majeure, vad gör vi?
  Svar:

  1. Vad kan avtalsparten inte uppfylla och varför? Säkerställ att det finns en väldigt tydlig beskrivning av varför avtalsparten inte kan uppfylla enligt kontraktet, samt vilka åtaganden (delar) som inte kan uppfyllas.

  2. Vad kan avtalsparten ändå göra? Begär av parten en utredning om de sätt den fullgöra sina förpliktelser enligt kontraktet. Om det inte är möjligt, kontrollera om de kan göra något för att begränsa er skada med anledning av den uppkomna situationen. Det kan finnas möjlighet att avbeställa hela eller delar av uppdraget, se över om det finns någon typ av klausul i ramavtalet som kan nyttjas i den uppkomna situationen.

  3. Hur kan ni själva hantera situationen? Finns det tidsfrister och anmälningskrav med mera knutet till Force Majeure-klausulen?

  4. Föreligger Force Majeure? Avsnitt 1.33 i ramavtalet behandlar Force Majeure. Om avtalspart inte kan fullgöra sina åtaganden och det ligger utanför dennes kontroll utgör det en befrielsegrund från ansvar (skadestånd) och utförandet av åtaganden(a) ska flyttas fram till dess att hindret upphör och prestationen kan ske.

  Bara för att det finns en klausul behöver det inte innebära att den är tillämplig. En bedömning måste göras i det specifika enskilda fallet. Om det uppstår tvist ska denna i första hand avgöras genom förhandling mellan parterna, och i andra hand av svensk allmän domstol.

  5. När Force Majeure inte föreligger: Om Force Majeure-klausulen, eller annat villkor i avtalet, inte är tillämplig innebär ett meddelande om force majeure att parten begår ett avtalsbrott. Den skadelidande parten har då rätt till vite och skadestånd

   

• Om vi inför e-upphandling framöver, måste vi byta ut e-handelstjänsten då?
  Svar:

  Nej, de båda lösningarna stödjer olika delar av inköpsprocessen och kan användas samtidigt.

  Upphandlingssystem stödjer själva upphandlingen i moment rörande annonsera upphandling, ta fram förfrågningsunderlag, ta in anbud, utvärdera anbud etcetera. Alltså stegen före beställningen från en given leverantör.

  Det finns uppgifter från upphandlingen som kan behövas vid beställningen. Om man gör många upphandlingar så kan det vara värt att integrera de båda lösningarna med varandra.

  Om myndigheten önskar integrera e-handelstjänst med upphandlingssystem ska det anges som myndighetsspecifik anpassning.

• Hur redovisas utgifter för avrop från ESV:s ramavtal för e-handelstjänst?
  Svar:

  ESV bedömer att inköp av system för e-handelstjänst som levereras via internet normalt inte kan betraktas som en immateriell anläggningstillgång eftersom myndigheten saknar kontroll över tillgången. Detta betyder att kostnaden i sin helhet belastar verksamhetens resultat under det verksamhetsår som anskaffning sker.

  ESV rekommenderar dock att alla myndigheter beslutar om inköpet är en immateriell anläggningstillgång utifrån den egna myndighetens specifika förutsättningar. Exempelvis skulle en ombyggnad av ekonomisystemet för att kunna använda tjänsten kunna falla in i definitionen av en immateriell anläggningstillgång – under förutsättning att villkoren för aktivering av immateriell tillgång är uppfyllda.

  För mer information om den allmänna definitionen av en tillgång och vilka egenskaper som utmärker immateriella anläggningstillgångar se publikationen Immateriella anläggningstillgångar – en handledning om redovisning av immateriella anläggningstillgångar vid statliga myndigheter (ESV 2002:3).

  Vid avrop från ESV:s ramavtal för e-handelstjänst består anskaffningsutgiften normalt av inköpspriset och de indirekta utgifter som krävs för att förbereda tjänsten för den avsedda användningen:

  • Kostnad för standardkonfiguration
  • Kostnad för integration med myndighetens ekonomisystem
  • Indirekta utgifter.

  Kostnader för myndighetsspecifika anpassningar och konsulttjänster tillkommer om dessa optioner avropas. Den månatliga abonnemangskostnaden för att använda tjänsten kostnadsförs löpande, liksom löpande kostnader för printtjänster och skanning om dessa optioner har avropats. Utöver ovanstående poster kan ytterligare kostnader tillkomma om myndigheten exempelvis vill integrera e-handelstjänsten med andra system.

  En checklista för vilka externa kostnader som kan uppkomma vid införandet av system för e-handelstjänst framgår av dokumentet Prissammanställning ramavtal e-handelstjänst. Priserna som är angivna i dokumentet är i flera fall takpriser som kan komma att sänkas vid förnyad konkurrensutsättning.

• Behöver vi teckna ett särskilt PUL-avtal med leverantören eller räcker det med avropsavtalet?
  Svar:

  Ja, ni ansvarar för era personuppgifter och behöver alltid teckna ett särskilt avtal med den som behandlar dem för er räkning.

• Hur genomfördes ESV:s användbarhetstester vid upphandlingen av statliga ramavtal för e-handelstjänst?
  Svar:

  I upphandlingen ingick Användbarhet som ett utvärderingskriterium. Nedan finns en beskrivning över de tester som gjordes. Vid behov kan ESV lämna ut detaljerade beskrivningar om genomförandet.

  Användbarhet definieras som "den utsträckning i vilken en specificerad användare kan använda en produkt för att uppnå specifika mål, med ändamålsenlighet, effektivitet och tillfredsställelse, i ett givet användningssammanhang" (ISO 9241-11 Riktlinjer för användbarhet). För att utvärdera användbarhet behöver man veta vem som ska använda E-handelstjänsten, vad personen ska göra och i vilken situation som E-handelstjänsten ska användas.

  ESV har låtit ett representativt antal användare använda E-handelstjänsten under så realistiska förhållanden som möjligt. E-handelstjänsten har testas genom att ett antal användare utfört olika scenarier i ett så kallat användningstest. I anslutning till testet fick användarna besvara enkäten System Usability Scale (SUS) individuellt.

  En expertutvärdering av E-handelstjänsten utfördes därefter utifrån dialogprinciperna i ISO-standarden 9241-10. Syftet med användbarhetsutvärderingen var att det genom användningstestet framgick i vilken grad E-handelstjänsten stödjer användarnas behov och mål, det vill säga om de kan utföra arbetsuppgifterna på ett effektivt och ändamålsenligt sätt.

  Syftet med enkäten var att kvantifiera användarens upplevelse, tillfredsställelsen av E-handelstjänsten. Expertutvärderingens syfte var att uppmärksamma bristande konsekvens, otydlig eller förvirrande interaktion, hur väl E-handelstjänsten är utformad för att stödja människans informationsbearbetning och hur väl E-handelstjänsten följer allmänna riktlinjer för gränssnittsdesign. Expertutvärderingen är ett komplement till den övriga utvärderingen eftersom den täcker områden som övrig utvärdering inte berör.