Frågor och svar om Ekonomisystem

1. Vad kan avtalsparten inte uppfylla och varför? Säkerställ att det finns en väldigt tydlig beskrivning av varför avtalsparten inte kan uppfylla enligt kontraktet, samt vilka åtaganden (delar) som inte kan uppfyllas.
   
   
2. Vad kan avtalsparten ändå göra? Begär av parten en utredning om de sätt den fullgöra sina förpliktelser enligt kontraktet. Om det inte är möjligt, kontrollera om de kan göra något för att begränsa er skada med anledning av den uppkomna situationen. Det kan finnas möjlighet att avbeställa hela eller delar av uppdraget, se över om det finns någon typ av klausul i ramavtalet som kan nyttjas i den uppkomna situationen.
   
   
3. Hur kan ni själva hantera situationen? Finns det tidsfrister och anmälningskrav med mera knutet till Force Majeure-klausulen?

4. Föreligger Force Majeure? Avsnitt 1.33 i ramavtalet behandlar Force Majeure. Om avtalspart inte kan fullgöra sina åtaganden och det ligger utanför dennes kontroll utgör det en befrielsegrund från ansvar (skadestånd) och utförandet av åtaganden(a) ska flyttas fram till dess att hindret upphör och prestationen kan ske.

   Bara för att det finns en klausul behöver det inte innebära att den är tillämplig. En bedömning måste göras i det specifika enskilda fallet. Om det uppstår tvist ska denna i första hand avgöras genom förhandling mellan parterna, och i andra hand av svensk allmän domstol.

Tilläggsavtal används då någon förändring av det ursprungliga ramavtalet görs. Det vanligaste är att man gör tilläggsavtal när det sker personalförändringar eller prisförändringar.

Vi har även gjort ett tilläggsavtal (tilläggsavtal nr 1) då ramavtalet förändrades i samband med att enbart Unit4 kvarstod som ramavtalspart i juli 2014.

De aktuella tilläggsavtalen finns publicerade på samma ställe som ramavtalet.

I avropsavtalet finns flera olika situationer i driftsfasen där ersättning kan bli aktuellt. Villkoren skiljer sig lite åt beroende på om ni avropat ekonomisystemet i lokal installation eller med driftservice.

Ersättning för brister i tillgänglighet ska inte utgå under det första kvartalet räknat från tidpunkten för godkännande av leveransprov.

Driftservice

När myndigheten har avropat ekonomisystem med driftservice kan ersättning bli aktuell vid:

• Brister i tillgänglighet (avropsavtalet avsnitt 30.2)
• Tröghet i tillgänglighet (avropsavtalet avsnitt 30.3)
• Brister i avhjälpande av Fel (avropsavtalet avsnitt 30.4)
• Brister i supportfunktionens tillgänglighet avseende svar på samtal (avropsavtalet avsnitt 30.5)
• Brister i supportfunktionens tillgänglighet avseende svar på frågor (avropsavtalet avsnitt 30.6)
• Skada till följd av brott mot åtagande enligt avsnitt 30.4 (avropsavtalet avsnitt 45.1)

Lokal installation

När myndigheten har egen drift av ekonomisystemet kan ersättning bli aktuell vid :

• Brister i avhjälpande av Fel (avropsavtalet avsnitt 31.1)
• Brister i supportfunktionens tillgänglighet (avropsavtalet avsnitt 31.2)
• Skada till följd av brott mot åtagande enligt avsnitt 31 (avropsavtalet avsnitt 45.1)

För båda typerna av avrop så gäller det att myndighet enligt ramavtalet punkt 1.14 kan få ersättning om myndigheten bidrar till att vidareutveckla det av Agresso tillhandahållna Ekonomisystemet på ett sådant sätt, att detta leder till förbättringar av Ekonomisystemet som Agresso kan sälja till andra kunder. Parterna ska i sådant fall träffa särskild överenskommelse, som regelerar villkoren för detta.

Myndighet har även rätt till ersättning vid rättighetsintrång enligt ramavtalet punkt 1.25.

Ja, myndigheten kan begära ersättning innan driftsättning av ekonomisystemet vid leveransförsening (avropsavtalet avsnitt 26)

Det beror på. Det finns skillnader mellan de konsultarbeten som ingår i tjänster med fasta priser och de arbeten konsulten gör mot timdebitering.

Konsultarbete som ingår i tjänster med fasta priser

När ni har fått fasta priser på de tjänster ni efterfrågade i ert avrop ingår konsulternas eventuella resor och logi i de fasta priserna. Av hänsyn till miljön och till leverantören bör ni förstås, när det är möjligt, samordna de fysiska mötena för olika delprojekt eller motsvarande. I vissa fall, om myndigheten begär möten på annan ort än den normala, kan ramavtalsleverantören debitera kostnader för resor och logi.

Konsult som arbetar mot timdebitering

När ni avropar konsulter för ett arbete de utför mot timdebitering har leverantören rätt att fakturera faktiska och styrkta kostnader för logi och i vissa fall för resor (ramavtalsbilaga 9, avsnitt 9.17.2, Leveransvillkor).

Det ingår en tur- och returresa per 40 genomförda uppdragstimmar om uppdragsplatsen ligger

• inom en radie av 20 mil från den ort där de i ramavtalet namngivna personerna är stationerade eller
• inom en radie av 20 mil från Stockholms centrum

På övriga uppdragsplatser kan leverantören alltid debitera både resor och logi.

Fakturering av resor och logi

Leverantören kan fakturera resor och logi kan månadsvis och i efterskott. Fakturan ska omfatta underlag som styrker de faktiska kostnaderna. Leverantören har ingen rätt att fakturera kostnader för själva restiden.

För en överblick av omfattningen av underhåll och support läs avropsavtalsbilagorna 2 och 3 som hanterar frågor om underhåll och support för driftservice respektive egen drift.

Även avsnitt 2.5 och 2.6 i ramavtalsbilaga 2 tar  upp frågan om underhållskostnader samt avsnitt 9.34 i ramavtalsbilaga 9.

Avropsavtalet är utformat så att myndigheter inte ska behöva ändra eller ta bort text, utan ”fylla i” där det är avsett att fylla i myndighetsspecifik information.

Enligt ramavtalet för ekonomisystem så ska all kommunikation mellan leverantör och myndighet kunna ske på svenska, för de myndigheter som har tecknat ramavtal.

Det finns även möjlighet att registrera ärenden på engelska för de myndigheter som tycker att det är lättare.

Ramavtalet ställer krav på att support kan ges på svenska. ESV har påtalat detta för Unit4 som instämmer och ger följande kommentar:

Vi har svensktalande support i Sverige och även i Polen som ska ombesörja support till kunder i Sverige med krav på svensk support i sina avtal. Att Google-översätta är inte i enlighet med de rutiner som gäller och inte heller tvinga in någon i en kommunikation på engelska. Är det någon myndighet som känner sig intvingad i en engelsk kommunikation så ska man säga till att man vill ha en svensk kontakt.

ESV kommer att bevaka hur supportfrågan utvecklas och uppmanar myndigheter som har fortsatta problem att kontakta Unit4s ramavtalsansvarige.

Leverantören har ett fortlöpande ansvar att åtgärda de fel som uppstår i enlighet med avropsavtalet. Detta gäller även under provdriftsperioden.

Om det uppstår fel under provdriftsperioden som skulle ha förhindrat ett leveransgodkännande har myndigheten, om felet inte åtgärdas inom skälig tid, rätt att häva avtalet.

I avtalet anges att genomförd och godkänd provdrift är en förutsättning för leverantörens fakturering av de initiala kostnaderna. Provdriftsperioden omfattar 90 dagar räknat från tidpunkten för leveransgodkännande.

Under den perioden är det viktigt att ni omgående meddelar eventuella fel till leverantören. Kvarstår det fel vid provdriftsperiodens slut behöver ni ta ställning till om ni ska godkänna provdriften.

Om ni meddelar leverantören att ni inte godkänner provdriften fortsätter tiden för provdrift att löpa tills dess att anmälda fel är avhjälpta eller så länge ni har överenskommit.

Det är viktigt att dialogen med leverantören är tydlig. Ett uteblivet meddelande om icke godkänd provdrift kan resultera i ett ofrivilligt godkännande. 

Efter att ett fel är rättat bör ni ha en skälig tid att prova den rättade funktionen, men ni kan inte hävda en oskäligt lång tid. Provdriften kan godkännas trots att fel kvarstår om dessa fel är av mindre allvarlig art och leverantören har bekräftat planerad felavhjälpning.

Generellt gäller under systeminförandet att myndigheten dokumenterar de fel som uppstått, kommunicerar med leverantören, övervakar tidplaner och tester samt kritiska datum.

I ramavtalsbilaga 1, Definitioner, finns detta begrepp förklarat. I samma avsnitt finns också fyra olika typer av felklasser från 1-4. Felklass 1 är den allvarligaste typen av fel.

När den avropande myndigheten fått ekonomisystemet levererat så måste man se att det fungerar på ett bra sätt. Det gör man under en så kallad provdriftperiod. Under denna provdriftperiod har den avropande myndigheten rätt att använda Ekonomisystemet full ut.

Den avropande myndigheten ska under minst 90 kalenderdagar räknat från den tidpunkt då leveransgodkännandet lämnades genomföra provdrift av Ekonomisystemet. Skulle det under denna period konstateras att det finns fel i Ekonomisystemet, ska dessa avhjälpas av Leverantör utan tillkommande kostnad för Avropande myndighet. Om leverans består av flera delleveranser ska respektive delleverans genomgå provdrift. (ramavtalet avsnitt 9.24)

I det fall det vid utgången av provdriftperioden finns Fel som innebär att leveransgodkännande inte skulle ha medgivits om sådant Fel funnits vid leveransprov periodens slut eller om Klass 3 Fel från leveransprovperioden inte är åtgärdade, ska Avropande myndighet, om rättelse inte skett inom skälig tid efter Avroparens påtalande, äga rätt att säga upp Avropsavtalet och erhålla återbetalning av eventuellt erlagd ersättning enligt avropsavtalet avsnitt 27.1 Avroparens uppsägning av Avropsavtal påverkar inte Leverantörs skyldigheter att erlägga upplupna ersättningar enligt detta Avropsavtal.

Under provdriftperioden ska Avropande myndighet omgående meddela Leverantör när Ekonomisystemet avviker från avtalade villkor.

Avroparens godkännande av provdrift ska utan dröjsmål skriftligen meddelas Leverantör. Godkännande av provdrift ska anses föreligga i det fall Avropande myndighet inte meddelat avvikelse senast tre Arbetsdagar efter det att provdriftperioden avslutats.

Om leverans består av flera delleveranser ska respektive delleverans genomgå provdrift.

När man tecknar ett avropsavtal med en leverantör används det ett antal begrepp när det gäller leverans av systemet. Nedan anges förklaringarna till begreppen i tidsordning:

Avtalad leveransdag - Det datum som båda parter avtalat för leverans av systemet. Om en leverans består av flera delleveranser, fastställs avtalad leveransdag för respektive delleverans. Avtalad leveransdag ska inte infalla senare än nio kalendermånader efter tid-punkten för Avropsavtalets slutande. ( ramavtalet avsnitt 9.18)

Leveransprov - påbörjas inom 5 dagar efter det att Unit4 meddelat att ekonomisystemet är levererat i överensstämmelse med avtalade villkor. Leveransprovet ska omfatta 60 kalenderdagar i följd. Under denna period är det viktigt att myndigheten rapporterar alla fel enligt ramavtalets klassificering. Myndigheten ska också bevaka att antalet avbrott, enligt ramavtalets definition, inte överstiger 5. Om leverans består av flera delleveranser ska respektive delleverans genomgå leveransprov. (ramavtalet avsnitt 9,23)

Verklig leveransdag – den dag som myndigheten efter genomfört leveransprov godkänt leveransen Ekonomisystemet ska vara färdigt att tas i bruk av myndigheten på avtalad leveransdag. (ramavtalet avsnitt 9.18)

Leveransgodkännande - Myndigheten ska utan dröjsmål meddela Unit4 skriftligt leveransgodkännande. Om myndigheten ni inte meddelat avvikelser under leveransprovet föreskriver avropsavtalet att leveransgodkännande föreligger senast tre arbetsdagar efter avtalad leveransdag. Efter att leveransgodkännandet har lämnats ska den avropande myndigheten genomföra provdrift av Ekonomisystemet i minst 90 kalenderdagar (ramavtalet avsnitt 9.23 och 9.24)