Vad händer om vi blir fler användare än vad vi angav i vårt avrop?

Det finns en kategoriindelning av antalet användare som styr leverantörernas takpriser, både när det gäller införandeprojektet och avgiften för nyttjandet. Kategorierna för en enskild organisation är följande:

•  1 – Myndighet ≤ 200 Användare
•  2 – Myndighet 201-800 Användare
•  3 – Myndighet 801-1500 Användare
•  4 – Myndighet 1501–4000 Användare
•  5 – Myndighet ≥ 4001 Användare

Det är viktigt att noggrant överväga det antal användare ni anger i er avropsförfrågan eftersom det placerar er i viss kategori. Takpriserna ökar för varje kategori. Ni bör vara beredda på att det kan komma frågor från ramavtalsleverantörerna om hur ni har kommit fram till den kategori som ni har valt.

Eventuella förändringar av antalet användare som ni känner till redan vid avropstillfället

I de fall ni redan vid det initiala avropet vet om att det eventuellt kan uppstå förändringar av antalet användare, som medför ett kommande byte av kategori, kan ni till exempel också

• begära ett pris för nyttjandet på en högre (eller lägre) kategorinivå som en option eller
• ange i en ändringsklausul att antalet användare kan komma att öka (eller minska) och att avgiften för nyttjandet då ska faktureras i en ny kategori

Förändringar av antalet användare som ni inte kände till vid avropstillfället

Om ni under kontraktstiden ökar eller minskar antalet användare och det leder till att ni hamnar i en ny kategori ska leverantören justera sin fakturering av nyttjandeavgiften. Om ni till exempel angav 190 användare i ert avrop (Kategori 1) och efter några år i stället har 220 användare (Kategori 2) får ni betala den årliga avgiften för att nyttja E-handelstjänsten i enlighet med takpriset för den nya kategorin.

Ett byte av användarkategori innebär en ändring av ert kontrakt. Ni har dock rätt att göra vissa ändringar i ert kontrakt*), bland annat ändringar av mindre värde**). Problemet som eventuellt kan uppstå är att ändringen bedöms som en väsentlig ändring i strid med LOU, vilket i förlängningen kan leda till att kontraktet ogiltigförklaras.

Ni bör fundera på hur ni ska gå tillväga om ni till exempel genomför en organisationsförändring som medför ett kraftigt förändrat antal användare jämfört med vad ni angav i ert avrop. Så länge ramavtalet är giltigt finns alltid möjligheten att göra ett nytt avrop. När ramavtalet inte längre kan avropas kan ni undersöka om det går att göra en så kallad kompletterande beställning. Läs mer i Vägledning för avrop E-handelstjänst, avsnitt 5.2.5. Hantera nya behov när kontraktet är tecknat.

*) 17 kap. 8 § LOU (som hänvisar till 9-14 §§)

 **) 17 kap. 9 § LOU