Hur gör vi med arkiverade fakturor när kontraktet inte kan förlängas längre?

Pappersfakturor som har skannats och tolkats ligger kvar en tid i ett korttidsarkiv hos leverantören. Syftet är att de ska vara lätt tillgängliga för eventuell återsökning med mera. Om ni har avropat tjänsten för långtidsarkivering ansvarar leverantören för dem, samt gallrar enligt era instruktioner. Långtidsarkiveringen sker med stöd av en underleverantör.

När kontraktet går ut avslutas leverantörens ansvar för långtidsarkiveringen och ni behöver själva ta hand om ert material. Fakturorna är arkiverade i kartonger (arkivboxar) som är märkta med kundens (ert) namn, kartongnummer och första och sista datum för skanning. Informationen på arkivboxarna gör att ni, med stöd av datumuppgifterna i ekonomisystemet, vet i vilken box en faktura är arkiverad. Den enskilda fakturan kan sedan identifieras med stämpelnumret. Kostnaden för återsändning av fakturorna till er vid kontraktets slut ingår i tjänsten.

Ett alternativ till att ni själva tar hand om den fortsatta arkiveringen är att ni tecknar ett eget avtal med den underleverantör som ansvarar för arkiveringen i dag, om det är möjligt i enlighet med LOU och era interna riktlinjer för direktupphandling. I sådana fall bör ni till exempel säkerställa era möjligheter till återsökning och rutiner för gallring.

Det är viktigt att ni i god tid innan kontraktet går ut har en dialog med leverantören om den fortsatta hanteringen av pappersfakturorna. Även om ni redan i samband med avropet har kommit överens med leverantören om hur ni ska göra är det alltid bra att stämma av den praktiska hanteringen när avslutet närmar sig, till exempel på vilket sätt fakturorna ska återsändas om det är det ni önskar. Det kan vara bra att fundera på om det finns fakturor som avser EU-projekt med särskilda krav på arkiveringstid.