Kontorsmateriel

Frågor och svar om Kontorsmateriel

Avrop

• Leverantören kan inte leverera en viss produkt. Kan vi kräva att få en likvärdig produkt till samma eller lägre pris?
  Svar:

   Ja, ersättande vara ska uppfylla de ställda kraven och vara likvärdig avseende mått, prestanda, kvalitet, funktion och/eller annat värde. Pris för ersättande vara ska vara lägre eller detsamma som priset för den vara som ursprungligen avropats.

• Måste vi skriva ett leveransavtal för att avropa på detta ramavtal? Och för vilken period ska vi teckna det?
  Svar:

  Detta är ett ramavtal där samtliga villkor är fastställda. Avropsberättigade myndigheter behöver inte teckna egna leveransavtal för att avropa på detta ramavtal. Myndigheter som ändå väljer att teckna leveransavtal, till exempel i samband med upplägg av avtal i e-handelssystem, bör ange samma giltighetstider i som ramavtalet har.

Omfattning

• I prisbilagan är artiklarna markerade som Öppen varukorg, Dold varukorg och Övrigt sortiment. Vad är det för skillnad? Och ingår även övrigt sortiment i ramavtalet?
  Svar:

  Ja, alla varor i prisbilagan utgör avtalat sortiment. Varor som ingått i upphandlingens Öppna eller Dolda varukorgar är särskilt markerade med ett Pos.nr. För dessa varor har det ställts specifika krav i upphandlingen.

• Varför är priserna på vissa varor i ramavtalet högre än i leverantörernas publika webbutik?
  Svar:

  Leverantörerna har många olika kunder som är knutna till olika avtal med olika priser. De har webbutiker för både privatpersoner och företag. Priserna för en och samma vara kan variera mellan olika kunder men också mellan olika tidsperioder och tillfälliga kampanjer. De har inte någon ”officiell grundprislista” som man kan jämföra ramavtalets priser emot. I upphandlingen av det nya ramavtalet gjordes en prisutvärdering på ca. 600 varor via en så kallad varukorg. Dessa varor utgjorde den största försäljningsvolymen enligt statistik från tidigare år och har fördelaktiga priser i ramavtalet. Sedan fick leverantörerna även skicka med ett övrigt nettoprissatt sortiment som också ingår i ramavtalet men som endast delvis ingick i prisutvärderingen via en så kallad dold varukorg.
  Respektive leverantör skickade med cirka 3000 i ett övrigt sortiment och där är prisnivån mer varierad. Även om en viss vara är billigare i deras publika webbshop vid ett visst tillfälle är det inte säkert att den alltid kommer att vara det på grund av deras rörliga prissättning.

• Varför kan inte hela sortimentet i ramavtalet ingå i prisutvärderingen så att alla varorna blir billiga?
  Svar:

  • För varje position/vara i varukorgen måste man ange exakt beskrivning på krav på funktion, mått, kvalitet, eventuell miljömärkning med mera.
  • För varje position/vara måste man ange en bedömd volym som kommer att avropas. Denna volym måste bygga på faktisk försäljningsstatistik som finns tillgänglig.
  • Varje position/vara måste vara så vanligt förekommande att tillräckligt många leverantörer kan tillhandahålla den och kunna lämna anbud.
  • När anbuden från leverantörerna kommer in måste alla varor som alla leverantörer har offererat för samtliga positioner kontrolleras avseende ställda krav.
    Detta innebär att det av både praktiska och upphandlingsjuridiska skäl inte går att göra en varukorg som innehåller samtliga artiklar leverantörerna kan offerera. Prisutvärderingen måste koncentreras till de artiklar som avropas mest för att få bäst effekt på prisbilden totalt sett.