Starkt kundfokus, energiskt utvecklingsarbete, kompetenta och engagerade medarbetare – de är framgångsfaktorerna för Statens inköpscentral
FAKTARUTA
Fram till för tio år sedan genomfördes statliga ramavtalsupphandlingar av elva olika myndigheter lokaliserade i Stockholm, Eskilstuna och Gävle. En central koordineringsfunktion, Statens inköpssamordning, inrättades 1998, först på Kammarkollegiet därefter flyttades den till Statskontoret följt av ESV. 2011 samlades all statlig ramavtalsupphandling och samordning under ett gemensamt myndighetstak på Kammarkollegiet som Statens inköpscentral. Vid verksamhetsövergången från de olika myndigheterna följde merparten av upphandlarna med till Kammarkollegiet. På Statens inköpscentral arbetar idag 58 medarbetare som upphandlare, förvaltare, jurister, controller, administratörer och chefer.
Uppdrag: att upphandla ramavtal för varor och tjänster som statliga myndigheter kan använda sig av. Inom IT- och telekomområdet kan även regioner och kommuner använda ramavtalen. Målet med samordnade ramavtal är att spara skattemedel genom att minska kostnaderna för myndigheters, regioners och kommuners egna upphandlingar och skapa ekonomiskt mer förmånliga villkor i avtalen.
Nyckeltal 2020: omsättning ramavtal 13,9 mdkr, 2381 förvaltade ramavtal, 830 leverantörer, 44 ramavtalsområden uppdelade på 1375 delområden.
Vi möter Anna Clara Törnvall Wittgren, chef för Kammarkollegiets avdelning Statens Inköpscentral, som i år tillsammans med sina medarbetare firar tio år av samlad organisation för statlig ramavtalsupphandling.
Anna Clara Törnvall Wittgren, Avdelningschef
Grattis, hur känns det och vad är det ni firar?
– Det känns fantastiskt bra och jag är väldigt stolt, säger Anna Clara Törnvall Wittgren chef för avdelningen sedan drygt två år, och fortsätter:
– Vi firar att Statens inköpscentral har funnits vid Kammarkollegiet i 10 år, vilket har sitt ursprung i ett regeringsbeslut att samla ansvaret för de statliga ramavtalen hos en myndighet. Tidigare var ansvaret för upphandlingen av de statliga ramavtalen spritt på många olika myndigheter som hade det som en uppgift utöver sina vanliga verksamheter. Anna Clara som arbetat på Försvarets Materielverk, FMV, berättar att till exempel upphandlingen av möbelavtalen tidigare låg på FMV även om just möbler kanske inte hade en omedelbar koppling till myndigheten. Efter flera statliga utredningar fattades beslutet att det var bra att samla ihop all statlig ramavtalsupphandling så att en myndighet fick hela ansvaret. Sagt och gjort, Kammarkollegiet blev hemvist för den nya organisationen Statens inköpscentral.
Vad har hänt under dessa tio år?
– Det har skett en helt otrolig utveckling av den statliga ramavtalsverksamheten, berättar Anna Clara, från det tidigare splittrade ansvaret och skilda sätt att upphandla och utforma avtal hos de olika ansvariga myndigheterna till att hitta en tydlig process och enhetlighet i hur vi förbereder för och upphandlar ramavtalen, hur vi har en strukturerad dialog med leverantörer och avropande myndigheter, till hur vi har utvecklat avtalen för att vara så användarvänliga och behovsanpassade som möjligt, berättar Anna Clara.
– Att det också togs beslut att bygga upp en tydlig avtalsförvaltning har gjort stor skillnad, framhåller Anna Clara. I förvaltningen av avtalen ingår att följa upp leverantörerna och att stödja de avropande myndigheterna när de ska avropa på ramavtalen.
– Har avropare eller leverantör något problem så finns det alltid en ramavtalsförvaltare att kontakta för att hitta rätt och förstå hur de ska göra, säger Anna Clara.
Hur mår Statens inköpscentral i dag? Vad är bra och vilka utmaningar har ni?
– Vi mår väldigt bra, vi har mycket kompetenta medarbetare som har ett stort kundfokus. De arbetar hela tiden med att förbättra och utveckla verksamheten och med att ligga i fas med vad som händer i omvärlden, säger Anna Clara och fortsätter:
– Det var väldigt tydligt när jag kom som chef för två och ett halvt år sedan att Statens inköpscentral är en verksamhet som hela tiden arbetar aktivt med utveckling i takt med omvärldsfaktorer och annat.
Anna Clara berättar att verksamhetens utmaningar framåt är att fortsätta göra avtalen attraktiva för kunderna och att hitta ännu bättre digitala lösningar för att använda avtalen. Avropsportalen för tolkförmedlingstjänster som lanserades under 2020 är ett exempel på detta.
– Drömmen är att kunna göra det så enkelt, att myndigheterna kan göra avropen för alla ramavtalen i en e-tjänst, det vore det absolut idealiska, säger Anna Clara och framhåller att ju lättare det är att använda ramavtalen desto troligare är det att myndigheterna faktiskt gör det.
När du blåser ut ljusen på 10-årstårtan vad önskar du för Statens inköpscentral då?
– Jag önskar att vi fortsätter att vara en engagerad, utvecklingsorienterad och uppskattad partner till avropande myndigheter även i framtiden, svarar Anna Clara och fortsätter:
– Vi kan nog uppleva oss själva som lite anonyma ibland och det är något vi arbetar kontinuerligt med i kontakt med våra leverantörer men kanske främst med avropande myndigheter. Det är otroligt viktigt att de har förtroende för vår kompetens, att de litar på att vi sköter allt kring upphandling och förvaltning av de statliga ramavtalen på ett sätt som de kan känna sig trygga med. Medarbetarna på Statens inköpscentral gör ett fantastiskt arbete och vi kan bli ännu bättre på att lyfta fram det, säger Anna Clara.
Vad hoppas du har hänt om tio år när ni fyller 20?
– Då hoppas jag att vi har på plats en effektiv e-tjänst eller något motsvarande som gör det snabbt och enkelt att använda våra avtal. Jag hoppas att vi har fortsatt att följa med i utvecklingen i vår omvärld och då inte minst i utvecklingen hos våra kunder och deras behov och att ännu fler än idag väljer oss, säger Anna Clara.
– Vi har en bra verksamhet, det finns en tydlig process och en tydlig modell, allt går alltid att finslipa men grunden, idén om varför vi en gång bildades är rätt, avslutar Anna Clara Törnvall Wittgren.