En ramavtalsförvaltning med avroparna i fokus
FAKTARUTA
Enheten för ramavtalsförvaltning vid Statens inköpscentral, Kammarkollegiet, ansvarar för förvaltningen av de statliga ramavtalen. Det inbegriper fyra uppgiftsområden: att ge stöd och vägledning till avropande myndigheter och ramavtalsleverantörer, att följa upp ramavtalen, att samla in erfarenhet av hur avtalen har fungerat för att ta med in i kommande upphandlingar samt att bevaka vad som händer på leverantörsmarknaderna. På enheten arbetar idag 20 medarbetare som förvaltare, jurister och administratörer.
Nyckeltal 2020: Omsättning ramavtal 13,9 mdkr, vilket är en ökning med 58 procent från 2011. Förvaltade ramavtal 2.381 st, en fördubbling av 2011 års nivå. Leverantörer 830 st, en ökning med 44 procent sedan 2011. Ramavtalsområden har ökat med 19 procent sedan 2011. Delområden 1375 st, en ökning med 275 procent sedan 2011.
Vi möter Zofia Sola, enhetschef för ramavtalsförvaltning vid Statens inköpscentral, en roll hon haft sedan verksamheten inrättades på Kammarkollegiet 2011. Då kom Zofia närmast från Luftfartsverket där hon arbetat som inköpschef vid division Stockholm under många år. Zofia har lång erfarenhet både från det privata näringslivet och offentlig verksamhet. Som enhetschef leder Zofia arbetet vid ramavtalsförvaltningen där nu 20 medarbetare stödjer såväl avropande myndigheter som ramavtalsleverantörer. Zofia reflekterar i denna jubileumsartikel över hur verksamheten förändrats sedan starten.
Zofia Sola, Enhetschef för ramavtalsförvaltningen
Hur skulle du beskriva de gångna tio åren från 2011 utifrån ditt perspektiv?
De här tio åren har varit roliga, spännande, utvecklande och väldigt engagerande. Att få ha varit med om att bygga upp en ny organisation och nya arbetsuppgifter och haft kontakt med så många myndigheter och leverantörer, det har varit mycket givande. Vi har gått från en personalstyrka på ett tiotal medarbetare på enheten till det dubbla.
Hur ser perioden ut beskriven med hjälp av nyckeltal?
Vid en jämförelse av nyckeltalen från 2011 till 2020 visar siffrorna från Statens inköpscentral på en mycket expansiv utveckling där antalet ramavtal har fördubblats, antalet leverantörer har ökat med 44 procent, omsättningen har ökat med 58 procent och antalet delområden med 275 procent.
Vad är förklaringen till denna utveckling?
Vid verksamhetsövergången 2011 tog vi över de statliga ramavtalen från elva ramavtalsansvariga myndigheter. Därefter har vi lyssnat på önskemål från myndigheter vilka varor och tjänster de efterfrågar ramavtal på och i kraft av den organisation vi är arbetat vidare med upphandlingar vilket resulterat både i nya ramavtalsområden, delområden och avtal.
Vi på Statens inköpscentral har från start strävat efter att arbeta enhetligt och att avtalen ska se likadana ut. När vi tog över ramavtalen 2011 var de väldigt olika. Genom enhetlighet i de grundläggande avtalstexterna blir det lättare för våra användare att känna igen sig och hitta.
Skiljer sig ramavtalsförvaltningen nu jämfört med för tio år sedan?
Ja, vi har en mer utvecklad och enhetlig stöddokumentation i form av avropsmallar och vägledningar. Vi har också arbetat med att få vår webbplats avropa.se mer användarvänlig. En stor hjälp i utvecklingsarbetet har varit de NKI-mätningar vi genomför regelbundet där vi tar reda på vad myndigheter efterfrågar. De synpunkter vi fått in har varit väldigt värdefulla för oss i vår prioritering av vad vi ska satsa på. Det framkom till exempel att det fanns en efterfrågan på hur man som nybörjare avropar från ramavtalen. Så vi utvecklade ett introduktionsseminarium som fortfarande är mycket populärt.
Vi mäter även leverantörsnöjdheten hos våra ramavtalsleverantörer och det indexet har också ökat. Utöver seminarieverksamhet har vi även konferenser. Avropadagen som vi numera har två gånger per år, riktar sig till de som använder våra ramavtal. Vi informerar då om nya ramavtal och upphandlingar vi har på gång. Sedan har vi en årlig Leverantörsdag för våra ramavtalsleverantörer. Till vårt avroparstöd har vi även tagit fram informationsfilmer om en del av ramavtalen, så ja ramavtalsförvaltningen har förändrats på många sätt.
Har ökningen av antalet leverantörer påverkat förvaltningen?
Ja, fler leverantörer har förstås medfört fler uppföljningar och revisioner. Förvaltningen har därför under åren förstärkts personalmässigt.
Omsättningen har ökat med 58 procent från 2011 till 2020. Finns det andra orsaker till den stora omsättningsökningen förutom att antalet ramavtal dubblerats?
Ja, omsättningsökningen beror även på att fler myndigheter använder våra ramavtal. När våra avtal möter myndigheternas behov, underlättar det mycket för myndigheterna som inte behöver avsätta resurser på att göra egna upphandlingar.
Vilka krav ställs på en organisation som Statens inköpscentral nu som inte ställdes tidigare?
Vi behöver vara flexibla, snabba och tillgängliga. Omvärlden utvecklas och vi måste kunna anpassa oss till förändringar.
Vilka har förutsättningarna varit för att kunna växa?
Att vi har en bra organisationsstruktur, att vi har våra rutiner, att det finns efterfrågan på våra ramavtal och stödet vi ger samt att vi har mycket duktiga och engagerade medarbetare som gjort denna utveckling möjlig.
Har rollen som förvaltare förändrats?
Ja, det krävs mycket av en förvaltare, man behöver ha bred kunskap som täcker in både produktområdet, juridik, teknik och ekonomi.
Våra medarbetare har en bra blandning av utbildning och erfarenhet. De är jurister, civilingenjörer, civilekonomer, generalister. Flera har med sig branschspecifik kunskap, de har förståelse för olika branscher och deras förutsättningar, vilket gör det lättare att ge stöd.
Vilket stöd efterfrågar avroparna?
Det är väldigt olika och är avhängigt myndigheten. De myndigheter som har vana upphandlare behöver inte så mycket stöd, medan de som saknar upphandlare eller sällan gör avrop är de som efterfrågar mer stöd. Det beror på vilken roll man har på myndigheten och hur mycket man kan om upphandling, om man arbetar dagligen med avrop eller gör det väldigt sällan. Det hänger även på vilket ramavtal som en myndighet ska avropa från. IT-avtalen är väldigt komplicerade och för dessa är förstås efterfrågan på stöd från avtalsförvaltningen större jämfört med ramavtal för enkla produkter eller tjänster.
Vad är roligast i förvaltningsarbetet?
Det är de omväxlande arbetsuppgifterna, att den ena dagen inte är den andra lik, att verksamheten är så utåtriktad med mycket kontakter både med myndigheter som söker stöd och med våra ramavtalsleverantörer. Det är också att vi emellanåt får hantera svåra frågor som kräver utredning och att det stundtals är snabba ryck.