Operatörstjänst för elektroniska meddelanden

Avrop

• Kan vi avropa förmedling av digital post med stöd av infrastrukturen Mina meddelanden?
  Svar:

  Ja, det kan ni, se Kravkatalogen. 

  Mina meddelanden är en myndighetsgemensam infrastruktur som är utformad för att offentliga aktörer på ett säkert och smidigt sätt ska kunna skicka meddelanden som digital post till privatpersoner och företag. Infrastrukturen tillhandahålls av Myndigheten för digital förvaltning (Digg), som bland annat godkänner och kontrollerar digitala brevlådor som ansluter till infrastrukturen. Se digg.se för information om vilka digitala brevlådor som är anslutna till infrastrukturen just nu och hur det går till att komma i gång med att skicka myndighetspost till dem. Precis som med post till en fysisk brevlåda har mottagaren en skyldighet att ta del av innehållet i sin digitala brevlåda. 

  Den tjänsteleverantör (Förmedlare) som skickar digital post med stöd av infrastrukturen Mina meddelanden använder ett adressregister (FAR). FAR innehåller information om vilka brevlådor som mottagarna har valt att använda. Det innebär att ni kan skicka er digitala post samtidigt till alla era mottagare som har en digital brevlåda som är ansluten till Mina meddelanden. Operatörstjänsten kan avropas som Förmedlare av digital post via Mina meddelanden.

  Det finns ett kvittensförfarande i Mina meddelanden som innebär att operatörstjänsten får bekräftelser på att den digitala posten har kommit fram till mottagarnas brevlådor. Om den digitala posten av någon anledning inte kommer fram ska operatörstjänsten, enligt de obligatoriska kraven i ramavtalet, meddela (notifiera) er som är avsändare, så att ni kan agera på lämpligt sätt.

• Går det att avropa förmedling av kundfakturor som kan betalas i digitala brevlådor?
  Svar:

  Det går bra att skicka kundfakturor med stöd av Mina meddelanden. 

  I syfte att ge mottagarna möjlighet att nyttja betaltjänster i brevlådorna är det även möjligt att bifoga en särskild specifikation med kundfakturan som innehåller betaldata. Observera! Infrastrukturen Mina meddelanden omfattar inte eventuella betaltjänster som kan finnas i brevlådorna. 

  Observera också att själva betalningsförfarandet via en digital brevlåda kan komma att hanteras av en tredje part, med andra ord av någon annan än leverantören av den brevlåda som tar emot själva meddelandet. Den tredje parten kanske inte alltid är en bank. En statlig myndighet som önskar använda betaltjänster som hanteras av brevlådan eller tredje part måste ansöka om särskilt tillstånd från Riksgälden, i enlighet med 10 § i förordning (2017:170) om statliga myndigheters betalningar och medelsförvaltning. Riksgälden, Statens internbank, kan ge stöd i frågan.

• Vilka avtal eller motsvarande behövs för att kunna skicka digital post med stöd av Mina meddelanden?
  Svar:

  1. Det behövs först och främst ett avtal med Myndigheten för Digital förvaltning (Digg) för att ni ska kunna använda Mina meddelanden och adressregistret FAR. I FAR finns uppgifter om vilken av de anslutna digitala brevlådorna som respektive mottagare har valt. Se digg.se för information om vilka digitala brevlådor som är ansluta till Mina meddelanden.
     
     
  2. Vidare behöver det system eller den tjänst som skapar den digitala posten lägga med ett person- eller organisationsnummer, vilket är adressen till den digitala brevlådan. Här kan ni behöva köpa till någon form av utveckling från en befintlig leverantör av det system eller den tjänst där posten produceras.
     
     
  3. Det behövs även ett avtal med en Förmedlare, det vill säga en tjänsteleverantör som tar emot den digitala posten från er och skickar den till rätt mottagare med stöd av Mina meddelanden. Denna tjänst kan avropas från ramavtalet Operatörstjänst för elektroniska meddelanden. Operatörstjänsten agerar då Förmedlare och slår i FAR för att skicka den digitala posten till rätt digital brevlåda.
     
     För att mottagare av digital post ska kunna använda betaltjänster i sina brevlådor behövs även följande:
  4. Statliga myndigheter som träffas av förordning (2017:170) om statliga myndigheters betalningar och medelsförvaltning måste ansöka hos Riksgälden om att få använda en betaltjänst, till exempel i en digital brevlåda.
     
     
  5. Mina meddelanden omfattar inte betaltjänster hos brevlådeleverantörerna. Därför måste separata avtal tecknas med varje brevlådeleverantörer. Vid utformningen av avtalen kan det vara viktigt att observera att själva betalningsförfarandet via de digitala brevlådorna kan komma att hanteras av en tredje part, med andra ord av någon annan än leverantören av den brevlådan som tar emot den digitala posten.
     
     
  6. Den digitala posten som Förmedlaren tar emot från er (för vidare förmedling till de digitala brevlådorna) behöver även omfatta betaldata. Här kan ni behöva köpa till någon form av utveckling från en befintlig leverantör av det system eller den tjänst där posten produceras.
• Omfattar ramavtalet en utskriftstjänst?
  Svar:

  Nej, pappersutskrifter och fysisk distribution av meddelanden behöver upphandlas separat.

  Däremot kan operatörstjänsten vidareförmedla de meddelanden som inte kan distribueras digitalt till er utskriftstjänst. En sådan integration prissätts i den förnyade konkurrensutsättningen. Ni kan vid behov också efterfråga ett elektroniskt arkiv för till exempel kundfakturor i det format de hade när de skickades för utskrift.

  Statliga myndigheter kan avropa utskriftstjänster från ramavtalet för Tryckeritjänster.

  Vid mindre volymer är det möjligt att leverantören av operatörstjänsten kan hjälpa till med en lösning vid sidan av ramavtalet, men här behöver ni i sådana fall teckna ett särskilt avtal och tänka på att följa upphandlingsregelverket även i övrigt.

• Kan vi avropa förmedling av kundfakturor via e-post?
  Svar:

  Nej.

  Om ni har ett behov av att skicka kundfakturor via e-post behöver ni upphandla detta separat.

  Vid mindre volymer är det möjligt att leverantören av operatörstjänsten kan hjälpa till med en lösning vid sidan av ramavtalet, men här behöver ni i sådana fall teckna ett särskilt avtal och tänka på att följa upphandlingsregelverket även i övrigt.

• Kan vi avropa konvertering av textfiler till Peppolfakturor?
  Svar:

  Ja det kan ni.

  Takpriserna i ramavtalet gäller dock enbart konvertering mellan meddelanden i specifika standarder, till exempel till/från Svefaktura och Peppol BIS Billing. Andra typer av konverteringar prissätts i den förnyade konkurrensutsättningen. Därför kan det vara bra att bifoga exempel på det filformat som ni vill konvertera till eller från med ert avrop.

• Kan vi avropa distribution av Svefakturor?
  Svar:

  Svefakturor kan inte skickas via Peppolnätverket, men det är möjligt att avropa konsulttjänster för att sätta upp distributionen till enskilda mottagare. Priset för det sätts i den förnyade konkurrensutsättningen. De obligatoriska kraven på operatörstjänsten gäller för all meddelandeutväxling som avropas.

  För kommande kundrelationer kan det vara bra att ha med sig att Svefaktura är ett gammalt e-fakturaformat som inte rekommenderas av SFTI. Det finns inte heller några krav på statliga myndigheter att skicka Svefaktura till sina kunder. Pappersfakturor eller fakturaregistrering i ett webbgränssnitt kan vara alternativ till att skicka Svefaktura. Ett annat alternativ kan, om det är möjligt i avtalet med den tidigare operatörstjänsten, vara att under en övergångstid fortsätta att använda befintliga uppsättningar för distribution av Svefaktura.

  Skicka gärna fakturor i formatet Peppol BIS Billing 3 till företag och organisationer. Peppol BIS Billing 3 uppfyller lagkravet på e-faktura till offentlig sektor, omfattas av aktuella föreskrifter, rekommenderas av SFTI och kan distribueras via Peppolnätverket. Meddelandeutväxling via Peppolnätverket är specifikt kravställd och prissatt i ramavtalet, se dokumentet Takpriser, Sammanställning. Leverantörerna får inte överskrida takpriserna i sina anbud.

   

  Observera att operatörstjänsten alltid ska distribuera fakturor i formatet Peppol BIS Billing 3 via Peppolnätverket. Ramavtalet omfattar även takpriser för konvertering mellan olika standardiserade format. Till exempel:

  • Om ert faktureringssystem skapar kundfakturor i Svefakturaformat kan ni avropa konvertering till Peppol BIS Billing 3 för att skicka dem via Peppolnätverket.
     
  • Om ert faktureringssystem skapar kundfakturor i formatet Peppol BIS Billing 3 kan ni vid behov, för valda mottagare avropa konvertering till Svefakturaformat.

  Införande av en ny operatörstjänst kan vara ett bra tillfälle att göra en övergång till Peppol BIS Billing 3 och Peppols nätverk. De flesta organisationer som kan ta emot Svefaktura kan oftast med små medel ansluta sig till Peppol då i praktiken alla operatörer nu erbjuder Peppol-tjänster. Myndigheten för digital förvaltning (Digg) har publicerat information som kan användas i dialoger med fakturamottagare.

  Se även Vägledning för avrop, avsnitt 2.2.1 Avgränsningar samt avsnitt 4.3.1.2 Hantera befintlig meddelandeutväxling med gamla standarder i den nya operatörstjänsten.

• Kan vi ställa krav på kontroll av varningsfel i de meddelanden vi tar emot?
  Svar:

  Det finns redan obligatoriska krav på att operatörstjänsten ska kontrollera (validera) de meddelanden som tas emot. Valideringen omfattar varningsfel (”Warning”). Operatörstjänsten ska också logga valideringsresultaten samt utan dröjsmål notifiera er som avropande organisation vid eventuella problem vid meddelandeutväxlingen. Notifieringar, till exempel om varningsfel, ska vara tydliga så att ni kan förstå om och hur ni bör agera.

  Meddelanden med varningsfel är att betrakta som följsamt med standarden rent tekniskt. Det innebär att ni behöver hantera meddelandet men kan behöva vidta någon form av åtgärd. Det kan finnas fall där avsändaren av ett meddelande har nytta av att få kännedom om varningsfelet.

  Varningsfel har huvudsakligen följande två orsaker:

  1. XML-filen innehåller fält som inte är definierade i europeiska standarden. Avsändarens system kan ha placerat en uppgift på fel plats, eller skickat med extra information av slentrian. De utnyttjar alltså ett fält i XML-meddelandet som inte har någon specificerad funktion i standarden.
     
     
  2. Varningar som orsakas av regler som har tagits fram för att höja kvaliteten i meddelanden utifrån landspecifika situationer. De landspecifika reglerna aktiveras utifrån leverantörens landskod. Det innebär att till exempel en faktura från en svensk leverantör testas utifrån några typiska svenska felorsaker (såsom felaktigt formaterat Bankgiro/Plusgiro) och en norsk leverantörsfaktura kontrolleras utifrån norska regler (exempel att det ska stå ”Foretagsregisteret” ett visst fält).

  Ett förslag till intern rutin kan vara att

  • agera på förekommen anledning, till exempel om en okänd betalningsmetod visas i stället för Bankgiro/Plusgiro på en svensk faktura samt 
    
    
  • med jämna mellanrum se över valideringsloggen och vid behov återkoppla varningsfel till leverantörerna.

   

• Går det att skicka digitala kvitton via operatörstjänsten?
  Svar:

  Ja, digitala kvitton på köp över disk är meddelanden som kan skickas till digitala brevlådor via infrastrukturen Mina meddelanden. Detta kan ni avropa från ramavtalet och det prissätts, liksom övrig meddelandeutväxling via Mina meddelanden, i den förnyade konkurrensutsättningen.

  Ert kassasystem (eller motsvarande) behöver dock ha information om att kunden önskar ett digitalt kvitto i stället för att få en utskrift. Detta behöver ni i dagsläget lösa själva med de olika digitala brevlådorna. Det går för närvarande inte att använda infrastrukturen Mina meddelanden för att returnera information från digitala brevlådor.

• Är det möjligt att avropa utväxling av gamla typer av elektroniska meddelanden?
  Svar:

  Ja, ni kan ställa krav på stöd för utväxling av meddelanden baserat på standarder och/eller versioner utöver de krav som anges i bilaga Standarder, se kravkatalogens avsnitt Prestanda, tekniska krav samt omfattning och innehåll. Till exempel kan det handla om meddelanden i de utgångna formaten Svefaktura och SFTI ESAP 6. Dessa typer av meddelanden rekommenderas inte längre av SFTI och kan inte skickas eller tas emot via Peppolnätverket. Därför behöver ni i ert avrop efterfråga konsultinsatser för att genomföra utväxlingen av dem. Uppskatta volymer och under hur lång tid ni beräknar att den utgångna standarden ska hanteras av operatörstjänsten. 

  Se även vägledning för avrop, avsnitt 4.3.1.2 Hantera befintlig meddelandeutväxling med gamla standarder i den nya operatörstjänsten.

• Vi avser att avropa men har förstått att det är bra att först komma ifrån gamla utgångna meddelandestandarder. Hur gör vi det?
  Svar:

  Ramavtalet är utformat för att ge ett effektivt stöd för standarder som omfattas av lagar, förordningar, förskrifter och SFTI:s rekommendationer. Därför finns det till exempel takpriser för meddelandeutväxling via Peppolnätverket och en framtidssäkring i och med att ramavtalsleverantörerna har ett ansvar att följa de standarder som Single Face
  To Industry (SFTI) rekommenderar. Utveckling ska ske så att nya standarder stöds när SFTI styrgrupp eller motsvarande fastställer dessa. Underhållsåtagandet reglerar även att operatörtjänsten ska uppdateras till följd av nya och förändrade relevanta lagar, förordningar och föreskrifter. 

  Det finns flera anledningar till att komma ifrån gamla utgångna meddelandestandarder och följa aktuella föreskrifter. Bland annat ger SFTI inte längre något stöd för tillämpning av standarder som inte omfattas av föreskrifter, till exempel Svefaktura och SFTI ESAP 6 rekommenderas inte för nya implementeringar eller nya upphandlingar. De som ännu inte infört e-handel bör så långt det är möjligt använda meddelanden inom Peppol BIS e-handel vid införandet. Myndigheten för digital förvaltning (Digg) ger stöd på sin webbplats för övergång till föreskrivna och rekommenderade standarder vid meddelandeutväxling.

  Det första steget i ert arbete med att avsluta meddelandeutväxling med gamla utgångna standarder är sannolikt att se över er aktuella situation, att skapa en bild över vilka meddelandeformat ni tillämpar och hur de skickas eller tas emot. Då har ni en grund för att informera era kunder och leverantörer. Använd SFTI:s tjänst Peppol lookup för att identifiera företag och organisationer i ert kundregister som kan ta emot fakturor via Peppolnätverket och föreslå övriga att de bör undersöka om de kan ansluta sig dit. För upphandlingar (inklusive direktupphandlingar) som startade efter den 1 april 2019 kan ni, med stöd av e-fakturalagen, kräva att leverantörerna ska skicka fakturor som följer europeisk standard (alltså e-fakturaformatet Peppol BIS Billing). 

  Förhindra leverantörer i era nya avtal att använda utgångna standarder genom att ställa krav i era upphandlingar på av SFTI rekommenderade meddelanden och kommunikationssätt. Det är särskilt viktigt att ni anger att av SFTI rekommenderade meddelanden i Peppolformat alltid ska skickas via Peppolnätverket. 

  Gamla meddelandestandarder används tyvärr fortfarande och på kort sikt kan finnas praktiska problem med att helt och hållet växla över till de nya. Därför kan ni i ert avrop efterfråga konsultinsatser för att under en övergångsperiod genomföra utväxling av andra typer av meddelanden än de som anges i bilaga Standarder. Ett alternativ till det kan vara att, om det är möjligt, fortsätta att använda den befintliga tjänsten för meddelandeutväxlingen men parallellt arbeta för en total tillämpning av rekommenderade format. 

  Det är möjligt att i ett avrop efterfråga en konsult som stöd för att underlätta övergången från gamla standarder till de som gäller i dag. Beskriv vad ni vill ha hjälp med och vilken kompetens som konsulten behöver ha. 

• Behöver vi som statlig myndighet ta kontakt med Riksgälden för att avropa distribution av e-faktura till våra kunders internetbanker?
  Svar:

  Nej. Tekniska lösningar som gör det möjligt att genomföra betalningar (funktionalitet för betalningar), omfattas enligt Riksgäldens bedömning inte av förordning (2017:170) om statliga myndigheters betalningar och medelsförvaltning. Därför är det möjligt att komplettera ett avropsavtal för betaltjänster med en e-fakturatjänst avseende förmedling av e-fakturor till enskilds internetbank. Eventuella kostnader för detta är en fråga mellan avropande myndighet och (ramavtals)banken då den funktionaliteten inte är preciserad i Riksgäldens ramavtal. 

  Sammanfattningsvis behöver ni teckna ett separat avtal med banken för detta. 

  I det här sammanhanget kan det ändå vara värt att nämna att statliga myndigheter som träffas av förordning (2017:170) om statliga myndigheters betalningar och medelsförvaltning måste ansöka hos Riksgälden om att få teckna ett eller flera separata avtal om betaltjänster. Det vill säga om en tjänst som upphandlas eller avropas omfattar själva betalningen. 

• Behöver vi stämma av med vår bank innan vi avropar distribution av e-faktura till våra kunders internetbanker?
  Svar:

  Ja det måste ni göra. 

  Alla som avser att avropa förmedling av e-faktura till internetbank från ramavtalet bör ta kontakt med sin bank eftersom detta är en specifik tjänst som behöver avtalas separat. Tjänsten kan innebära en kostnad för er och eventuellt också ett visst åtagande, till exempel när det gäller förvaring av kundernas ansökningar om internetbanksfakturor. 

• Kan vi avropa accesspunkt till infrastrukturen för Säker digital kommunikation (SDK)?
  Svar:

  Ja, det finns en möjlighet att göra det, se kravkatalogen, avsnitt Offentligt styrd infrastruktur. Vi rekommenderar för närvarande en RFI (Request for information) innan ett eventuellt avrop. 

  Myndigheten för digital förvaltning (Digg) ansvarar för infrastrukturen SDK och underhåller förteckning över leverantörer med godkända accesspunkter till SDK. Accesspunkt till SDK samt övriga tjänster som behövs för den tekniska anslutningen kan även avropas från ramavtalet för Informationsförsörjning.

  Läs mer om vilka ramavtal som kan användas för införande och nyttjande av SDK.

• Behöver vi ställa krav på servicenivåer i avropet?
  Svar:

  Det beror på om era behov täcks av ramavtalet eller inte.

  Ramavtalet omfattar obligatoriska krav på tjänsten vilka gäller för samtliga typer av kommunikation av meddelanden som kan ingå i ett Avrop. Det innebär bland att tjänsten, förutom under avtalade Servicefönster, ska vara tillgänglig att nyttja dygnet runt årets alla dagar, om inte annat framgår av kontraktet (kravspecifikationen, avsnitt 4.28, Tillgänglighet). Tre användare har tillgång till tjänstens webbgränssnitt (Allmänna villkor, avsnitt 2.3 Definitioner, Kravspecifikationen avsnitt 4.2.6.2, Webbgränssnitt för tillgång till data.)

  För kundtjänst gäller följande enligt definitionen i ramavtalet: ”Med Kundtjänst avses den funktion hos Ramavtalsleverantören som tar emot och hanterar frågor och uppkomna Fel gällande Tjänsten. Kundtjänsten är tillgänglig för angivna Användare via telefon, e-post och internet under Arbetsdagar. Kundtjänsten besvarar skyndsamt frågor knutna till Tjänsten.” (Allmänna villkor, avsnitt 2.3 Definitioner. Se också Allmänna villkor, avsnitt 2.21 Underhåll och Servicefönster samt, Allmänna villkor avsnitt 2.23.1, Vad avses med Fel.

  Om ni konstaterar att era behov av servicenivåer inte täcks av ramavtalet behöver ni ställa egna krav i avropet och få pris för dem i anbuden. Kraven ställer ni med utgångspunkt från Kravkatalogen, avsnitt Service, underhåll och kundtjänst och/eller avsnitt Användare.

• Kan ramavtalsleverantören kräva betalning av oss om det kommer nya krav på den elektroniska infrastruktur som vi avropar för vår meddelandeutväxling?
  Svar:

  De priser ni får vid den förnyade konkurrensutsättningen omfattar alltid ersättning för att ni ska kunna nyttja de tjänster som ni avropar, se upphandlingsdokumenten avsnitt 1.6 (Upphandlingsföremål) samt 6.11.1. (Priser). Priserna omfattar även ersättning för att leverantören ska uppfylla de obligatoriska kraven på operatörstjänsten, se upphandlingsdokumenten avsnitt 4 (Kravspecifikation).

  Ramavtalsleverantörerna ska alltid uppfylla de krav som ställs på dem för att vara certifierade och godkända Peppol-tjänsteleverantörer (upphandlingsdokumenten, avsnitt 5.6.3.1). Era kostnader för meddelandeutväxling via Peppols infrastruktur (Peppolnätverket) kan därför aldrig överstiga ramavtalets takpriser, se Bilaga Takpriser under respektive leverantör. Vid avrop av tjänster för meddelandeutväxling via andra infrastrukturer, till exempel Säker digital kommunikation (SDK) och förmedling av digital post via Mina meddelanden, behöver ni dock själva i ert avrop beskriva vad priserna ska omfatta. 

  Observera att ramavtalsleverantörerna har rätt till ersättning för verifierade faktiska merkostnader vid säkerhetsskyddsavtal nivå 1 och att priser i kontrakt kan komma att justeras med index.

• Måste vi själva skapa Peppols tekniska kuvert för meddelanden som ska skickas via Peppolnätverket?
  Svar:

  Nej, det behöver ni inte.

  Operatörstjänsten har en accesspunkt till Peppolnätverket och måste därmed följa Peppols regler. En av reglerna är att använda Peppols tekniska kuvert (SBDH-kuvert) för de meddelanden som utväxlas. 

  Vidare ska operatörstjänsten kunna hantera meddelanden i de standarder som anges i Bilaga Standarder samt ha stöd för att adressera och förmedla dem utifrån den partsinformation som finns i Peppols tekniska kuvert, alternativt utifrån partsinformationen i själva meddelandet, se Kravspecifikation avsnitt 4.2.9.2 Adressering i Peppols infrastruktur.

  För tydlighetens skull bör ni i ert avrop ange om ni skickar kuverterade meddelanden eller inte till Operatörstjänsten.

Standarder

• Varför är inte Peppol BIS Punch Out 3 med i bilaga Standarder, den finns med under standarder på sfti.se?
  Svar:

  Peppol BIS Punch Out är en standard som avser meddelandeutbyte direkt mellan köparens inköpssystem och leverantörens webbutik. Det skickas således inga meddelanden via Peppolnätverket,  operatörstjänsten blir inte inblandad i uppsättningen och nyttjandet av lösningen. Därför finns det inget skäl att lista den i bilaga Standarder.

Uppföljning

• Hur påverkas kravuppfyllnaden för informationssäkerhet om ramavtalsleverantören använder en underleverantör?
  Svar:

  Ramavtalsleverantören ska ha ett ledningssystem för informationssäkerhet som omfattar de väsentliga delarna av den verksamhet som direkt medverkar i fullgörandet av kontrakt. Kravet kan uppfyllas genom att ramavtalsleverantören har ett certifikat för ISO 27001 eller ett likvärdigt ledningssystem för informationssäkerhet, se vidare Upphandlingsdokumenten, avsnitt 5.6.4 Ledningssystem för informationssäkerhet. Kammarkollegiet bevakar att ramavtalsleverantörerna har giltiga certifikat för det egna bolaget.

  Kravet på ledningssystem för informationssäkerhet omfattar även eventuella underleverantörer som utför väsentliga delar av leveransen. Ramavtalsleverantörer ska under vissa omständigheter anmäla underleverantör till Kammarkollegiet och då intyga att de, när det är motiverat, uppfyller de krav och villkor till avseende Ledningssystem för informationssäkerhet som ställdes i upphandlingen, se ramavtalets Huvuddokument, avsnitt 1.13 Underleverantörer. I de fall en underleverantör utför en väsentlig del av en leverans kan avropsberättigad, i samband med avropet eller under kontraktets giltighetstid, begära in dokumentation som visar att kravet uppfylls, se Allmänna villkor, avsnitt 2.20 Uppföljning.