Kaffe- och vattenautomater med tillhörande varor och tjänster

Frågor och svar om Kaffe- och vattenautomater med tillhörande varor och tjänster

Avrop

• Kan man vid hyra ställa krav på fabriksnya automater vid en förnyad konkurrensutsättning?
  Svar:

  Avropsberättigad kan vid avrop med förnyad konkurrensutsättning enbart ställa krav på att automaterna ska vara återbrukade, däremot kan inte avropsberättigad ställa krav på att automaterna ska vara fabriksnya. Tanken med skrivningen i ramavtalet är att det är ramavtalsleverantörerna som huvudregel avgör vilka automater som ska erbjudas (fabriksnya/återbrukade), men att utifrån ett hållbarhetsperspektiv så ska detta inte gälla när en myndighet har ställt ett krav på återbrukade automater i en förnyad konkurrensutsättning. Har man behov av att anskaffa en fabriksny automat behöver man köpa automat.

• Kan man avropa enbart service till befintliga automater?
  Svar:

  Det kan man göra. Man behöver göra en förnyad konkurrensutsättning, genom avrop från delområde 3. Delområde 1 och 2 kan inte användas för detta behov.

• Kan man avropa tillgänglighetsanpassade automater?
  Svar:

  Det kan man göra. Man behöver göra en förnyad konkurrensutsättning, genom avrop från delområde 3. Delområde 1 kan inte användas för detta behov.

• Kan avrop göras av enbart service till automater man redan äger?
  Svar:

  Det kan man göra. Man behöver göra en förnyad konkurrensutsättning, genom avrop från delområde 3. Delområde 1 kan inte användas för detta behov.

• Smaktest vid avrop är det möjligt?
  Svar:

  Ja, inom delområde 3 där förnyad konkurrens gäller kan smak användas som ett tilldelningskriterium eller som ett obligatoriskt krav. Hur detta ska utföras har inte Kammarkollegiet tagit fram någon modell om men det finns erfarenhet från andra organisationer. Kontakta ramavtalsansvarig vid Kammarkollegiet.

• Kan vi använda oss av egna prisjusteringsklausuler vid avrop från delområde 3?
  Svar:

  Nej, det är inte möjligt att ange egna prisjusteringsklausuler vid avrop.

• Kan avrop göras av enbart kaffe, te och andra förbrukningsvaror till automater man redan äger?
  Svar:

  Det kan man göra. Man behöver göra en förnyad konkurrensutsättning, genom avrop från delområde 3. Delområde 1 kan inte användas för detta behov.

E-handel

• Ska vi ha kvar nuvarande leverantörs kaffe-, och tepriser i vårt e-handelssystem?
  Svar:

  Ja så länge ni har kontrakt med leverantören så kan ni ha priserna kvar i ert e-handelssystem. Det kan innebära att ni får priser både på för det utgångna ramavtalet och för det nu gällande ramavtalet. Tänk på att priserna också kan komma att justeras för råvaror även för det utgångna ramavtalet.

Vara

• Hur ska man tänka om man har behov av att avropa varor från "Övrigt sortiment varor (Kaffe)".
  Svar:

  Hänvisning till avsnitt Praktiska råd, punkt 7.1, i Vägledningen.

• Har kaffeautomaterna separata hetvattenutlopp?
  Svar:

  Enligt krav 5.1.2.2. i Upphandlingsdokumentet anges att alla kaffeautomater ska ha separat utlopp för hetvatten, dvs. kaffe och tevatten ska ha skilda utlopp.

• Hur ska vi kunna ange vikt på te när vi ska uppskatta behovet vid avrop?
  Svar:

  Hänvisning till avsnitt Praktiska råd, punkt 7.2, i Vägledningen.

• Finns det takpriser som ramavtalsleverantörerna ska förhålla sig till?
  Svar:

  Ja, inom delområde 3 där förnyad konkurrens gäller ska inte takpriserna överstigas vid lämnande av avropssvar. Inom delområde 1 och 2 där rangordning gäller så är alla villkor fastställda och de priser som finns angivna i respektive ramavtalsleverantörs prislista gäller vid avrop och beställningar.

• Återbrukad automat eller fabriksny automat?
  Svar:

  Val av fabriksny eller återbrukad modell görs av anbudsgivaren, med undantag för de avrop som görs med förnyad konkurrensutsättning där avropsberättigad ställt krav på att automaten ska vara av återbrukad modell. Återbrukade automater ska levereras nyrenoverade vid ingående av kontrakt och hålla likvärdig kvalitet som fabriksny automat, av avropsberättigad uppfattas som i gott skick och vara servad enligt tillverkarens rekommendationer. Återbrukade automater ska omfattas av samma service, teknisk support och garantier som en fabriksny automat. En återbrukad automat ska uppfylla samtliga krav som ställs på automater i ramavtalsupphandlingen. En begagnad automat ska vara renoverad och hålla likvärdig kvalitet som fabriksny automat. Om er nuvarande  leverantör vinner avropet  torde det innebära att deras befintliga automat i ert kontor bör återtas och renoveras. Ni torde inte heller behöva vara utan automat under tiden renovering sker. Detta bör beaktas vid leverans och signering av kontrakt.

• Ska vi fortsätta avropa kaffe och te av leverantören till de automater vi nu har kontrakt med eller ska vi avropa från den nya leverantören?
  Svar:

  Ni rekommenderas att avropa kaffe och te av den leverantör ni har kontrakt med för varje automat. Man bör hålla isär de olika kontraktens beställningar om man har flera kontrakt kopplade till olika priser och ramavtal.