Användarvillkor

Genom att acceptera dessa villkor (Användarvillkoren) ingår Användande myndighet en bindande överenskommelse med Kammarkollegiet.
Användande myndighet kan när som helst i tiden välja att avsluta sin användning av Tolkportalen genom ett meddelande till Tolkportalens administratör, varvid Användande myndighets behörigheter till Tolkportalen raderas och överenskommelsen automatiskt sägs upp.

Om Tolkportalen

Kammarkollegiet tillhandahåller Tolkportalen i enlighet med ett regeringsuppdrag från 2017.

Syftet med Tolkportalen är att underlätta avropsförfarandet inom ramavtalsområdet Tolkförmedlingstjänster samt att underlätta och möjliggöra uppföljning av levererade tjänster och fakturor. Det finns en instruktionsfilm och en manual till stöd för avrop i Tolkportalen via avropa.se.

Användningen av Tolkportalen är kostnadsfri. Kammarkollegiet bär kostnaden för drift, underhåll och generell utveckling av Tolkportalen. Kammarkollegiet står också för kostnader förenliga med att vårda (förvalta, värdera, bevara och gallra) informationen i Tolkportalen.

Tolkportalen driftas av Sopra Steria på uppdrag av Pulsen AB (Tjänsteleverantören).

Roller och behörigheter 

Det finns olika roller i Tolkportalen med följande behörigheter.

Central administratör kan:

• ge en annan medarbetare vid samma myndighet behörigheten Central administratör
• administrera enheter, användare och ändra behörigheter.
• se Användande myndighets bokningar.
• administrera de bokningar som gjorts av dennes enhet.

Lokal administratör kan administrera användare och bokningar på specifika enheter inom myndigheten. En enhet kan endast skapas av en Central administratör.

Vanlig användare kan endast se sina egna bokningar samt bokningar gjorda av dennes enhet.

Tilläggsbehörighet är en behörighet som kan läggas till samtliga roller och ger användaren möjlighet att söka upp och administrera användande myndighets samtliga bokningar. Endast en central administratör kan lägga till denna behörighet.

Användande myndighet behöver också utse och senast i samband med påbörjad användning av Tolkportalen ange en kontaktperson i förhållande till Kammarkollegiet. För det fall ingen kontaktperson har angetts kommer Kammarkollegiet att betrakta den Centrala administratören som kontaktperson.

Konton som inte har använts under ett (1) år kommer att inaktiveras i tjänsten. För att återaktivera konto behöver användaren logga in på nytt. För att återaktivera behörighet till konto som Central administratör eller Lokal administratör inaktiverat krävs åtgärd av Central administratör eller Lokal administratör på myndigheten.

Konton som aldrig har aktiverats kommer att tas bort efter sex (6) månader.

Central administratör och Lokal administratör kan ta ut en rapport från Tolkportalen över sina befintliga användare. 

Bevarande och gallring av handlingar i Tolkportalen

Kammarkollegiet är arkivansvarig för informationen i Tolkportalen. Det betyder att Kammarkollegiet ansvarar för att möjliggöra arkivering av den aktuella informationen, genom att systemet omfattar teknisk funktionalitet för att kunna exportera information i ett godkänt format till ett annat system. 

Att Kammarkollegiet har arkivansvar för handlingar i Tolkportalen fråntar inte Användande myndighet sitt ansvar för att hantera sin information korrekt, i enlighet med de regelverk som Användande myndighet har att följa. Användande myndighet har exempelvis ansvar för att, i enlighet med Riksarkivets föreskrifter, redovisa aktuell information i systemet samt fatta beslut i frågor som rör gallring.

Användande myndighet ansvarar också för att säkerställa sin tillgång till information i Tolkportalen. Personer med behörigheten central administratör kan ta fram följande rapporter: 

• Bokningsförfrågningar
• Utförda uppdrag
• Rekvisitioner
• Reklamationer
• Användare (utdrag med uppgift om organisationens samtliga användare).

Dessa rapporter kan tillhandahållas i formaten PDF eller Excel.

För det fall användande myndighet önskar tillgång till ytterligare information än den som kan tillgodoses genom dessa rapporter, alternativt önskar få informationen i annat format än ovan angivna formaten, kan Kammarkollegiet vara behjälplig i dialogen med tjänsteleverantören. Användande myndighet står för eventuella kostnader förknippade med tillgång till specifikt begärd information.

Kammarkollegiet ansvarar för gallring av information i Tolkportalen. Gallring sker med beaktande av en gallringsfrist på sju (7) år enligt Riksarkivets föreskrifter och allmänna råd om gallring och utlån av räkenskaper m.m. Tjänsteleverantören utför gallring automatiskt efter denna frist. Användande myndighet kommer att aviseras om att fristen närmar sig i god tid före gallringen, för att få en sista möjlighet att ta ut information från Tolkportalen.

Förhållanden vid ändrad användning av Tolkportalen

Kammarkollegiet åtar sig att informera Användande myndighet inför planerade byten av system, plattform eller andra åtgärder som kan påverka informationen i Tolkportalen. Vid ett eventuellt systembyte ansvarar Kammarkollegiet för att överföra informationen till det nya systemet eller till annan lämplig lagringsmiljö fram till att gallringsfristen har passerats.

Användande myndighet ansvarar för att lägga till, förändra eller ta bort behörigheter. Användande myndighet ansvarar också för att de medarbetare som har behörighet till Tolkportalen är godkända internt och att de har tagit del av Användarvillkoren.

Handlingar i Tolkportalen och hantering av utlämnandebegäran

Handlingar i Tolkportalen är inkomna till Kammarkollegiet, som lyder under tryckfrihetsförordningen och den därav följande offentlighetsprincipen. Användande myndighet behöver beakta det i fråga om uppgifter som förekommer i handlingar som behandlas i Tolkportalen. Detta i synnerhet när det gäller uppgifter som omfattas av Användande myndighets primära (myndighetsspecifika) sekretess, då det inte är tydligt att det finns stöd i offentlighets- och sekretesslagen (2009:400) (OSL) för överföring av sekretessen. I sådana fall åligger det Användande myndighet att säkerställa att överföringen är förenlig med gällande lagstiftning och att nödvändiga åtgärder vidtas för att upprätthålla sekretesskyddet.

Vid begäran om utlämnande av Användande myndighets handlingar i Tolkportalen, eller uppgifter ur sådana handlingar, kan Kammarkollegiet behöva samråda med Användande myndighet i fråga om tillämpningen av eventuella sekretessbestämmelser enligt OSL innan Kammarkollegiet slutför sekretessprövningen.

Vid samråd ska Användande myndighet skyndsamt lämna besked till Kammarkollegiet i fråga om eventuell sekretess.

Om begäran om utlämnande ställs till Användande myndighet ska denna genomföra sekretessprövningen och verkställa ett eventuellt utlämnande av handlingar. Kammarkollegiet kan i sådana fall bistå Användande myndighet med tillgång till information från Tolkportalen.

Personuppgifter i Tolkportalen

Användande myndighet är personuppgiftsansvarig för de personuppgifter som behandlas i Tolkportalen.

Kammarkollegiet behandlar Användande myndighets personuppgifter i Tolkportalen bland annat genom att läsa och lagra uppgifterna. Kammarkollegiet har inget eget ändamål för sin behandling, utan behandlingen sker i egenskap av personuppgiftsbiträde. Kammarkollegiet säkerställer att personuppgifterna behandlas på ett lagligt sätt, i enlighet med den allmänna dataskyddsförordningen (EU) (2016/679), ”Dataskyddsförordningen”, och tillhörande genomförandeförfattningar (sammantaget benämnda ”Dataskyddsregleringen”).

Vid utförande av drift, underhåll och utveckling av Tolkportalen behandlar Tjänsteleverantören personuppgifter i Tolkportalen såsom underbiträde.

Den närmare regleringen gällande personuppgiftbehandlingen framgår av personuppgiftbiträdesavtalet, som finns bilagt Användarvillkoren. Genom att godkänna Användarvillkoren godkänner Användande myndighet också de villkor som framgår av personuppgiftsbiträdesavtalet.

Avslutad användning av Tolkportalen

Vid önskemål om avslutad användning av Tolkportalen ska Användande myndighets kontaktperson meddela det till Tolkportalens administratör.  

Användande myndighet har rätt att begära ut den information som behövs för eget bevarande, innan åtkomsten till Tolkportalen stängs av. Användande myndighet ska senast tre (3) månader innan avslutad användning avisera att informationen kommer att begäras ut ur systemet.

Vid behov ska Kammarkollegiet bistå Användande myndighet med uttag av information från Tolkportalen.

Bilaga Personuppgiftsbiträdesavtal

Ladda ner användarvilkoren som PDF