Förnyad konkurrensutsättning - avrop med möjlighet att ställa egna krav
Avropsformen förnyad konkurrensutsättning används när det är möjligt att anpassa avropet. Anpassningen kan handla om att ställa egna krav och precisera villkor inom ramen för ramavtalet. Syftet är att skapa konkurrens mellan ramavtalsleverantörerna vid avropet, så att kontrakt tecknas med den ramavtalsleverantör som erbjuder det ekonomiskt mest fördelaktiga anbudet utifrån det behov som organisationen har preciserat.
Er organisation kan ställa egna krav och precisera villkor, men inom de ramar som anges i ramavtalet. De krav och villkor som får utvecklas eller preciseras vid avrop framgår av upphandlingsdokumenten för ramavtalet. Ofta finns en kravkatalog som ger exempel på krav som kan ställas vid avrop.
Så genomför ni ett avrop
- Möjligheten att ställa egna krav och villkor innebär att det är viktigt att involvera rätt personer för såväl behovsanalysen som själva avropet.
- Ju tydligare behovet är definierat och kravbilden är preciserad, desto lättare blir det för ramavtalsleverantörerna att lämna så bra anbud som möjligt.
- Avropsförfrågan ska vara skriftlig och skickas till samtliga ramavtalsleverantörer.
Avropsprocessens faser
Förnyad konkurrensutsättning sker i flera faser och varje fas avslutas med en milstolpe:
Under behovsfasen utformar ni er avropsförfrågan utifrån era behov och de möjligheter som ramavtalet ger.
Fördjupa behovsanalysen
Vid avropsformen förnyad konkurrensutsättning har ni möjlighet att komplettera de krav som ställdes i ramavtalsupphandlingen och påverka utformningen av er avropsförfrågan. Det innebär att ni kan behöva fördjupa den inledande behovsanalysen, formulera krav och precisera villkor inom ramavtalets ramar.
Bestäm utvärderingsgrund
Så snart behovsanalysen är genomförd behöver ni bestämma vilken utvärderingsgrund som ska gälla i ert avrop. De två vanligaste utvärderingsgrunderna är lägsta pris och bästa förhållande mellan pris och kvalitet. Utvärderingsgrunden bästa förhållande mellan pris och kvalitet innebär att ni kommer att använda er av kvalitetsparametrar (tilldelningskriterier) för att utvärdera ert anbud.
Utforma egna krav
Precisera behoven som egna krav inom ramarna för en eventuell kravkatalog. Era egna krav kan utformas som både obligatoriska krav (så kallade ska-krav) och tilldelningskriterier (så kallade bör-krav). Observera att tilldelningskriterier enbart gäller för det fall ni har valt utvärderingsgrunden bästa förhållande mellan pris och kvalitet.
Tips! Som tumregel kan man tänka ”need to have” (obligatoriska krav) och ”nice to have” (tilldelningskriterier) – Är det viktigt, sätt det som ett obligatoriskt krav.
Se Upphandlingsmyndighetens - stöd för att formulera krav.
Bestäm utvärderingsmodell
För det fall ni har valt utvärderingsgrunden bästa förhållande mellan pris och kvalitet behöver ni också avgöra vilken utvärderingsmodell och vilka tilldelningskriterier som ska ligga till grund för tilldelning av kontraktet och hur ni kommer att utvärdera anbuden. Utgå från era behov och bestäm vad som är viktigast i avropet, till exempel pris, kvalitet, miljö med mera. Det blir grunden för att välja vilka tilldelningskriterier samt hur anbudsutvärderingen ska utformas exempelvis genom poängsättning och viktning.
Se Upphandlingsmyndighetens - stöd vid utvärderingsmodeller.
Utforma avropsförfrågan
Mallar för avropsförfrågan finns på ramavtalssidorna under stöddokument. Om ni utformar avropsdokumenten själva kan det vara bra att använda ramavtalets mall som en checklista.
Komplettera vid behov ramavtalets allmänna villkor med till exempel leveranskontroll och godkännande.
Det är viktigt att det i avropsförfrågan anges vad som krävs för en viss poäng, prisavdrag eller bedömning. Överväg att rangordna de viktigaste tilldelningskriterierna, ifall utvärderingen resulterar i samma resultat för två eller flera ramavtalsleverantörer.
Viktiga datum i avropsförfrågan
Följande datum ska alltid finnas med i en avropsförfrågan:
- När avropssvar senast ska ha inkommit.
Följande datum bör finnas med i en avropsförfrågan:
- När frågor senast ska ha kommit in.
- När frågor senast kommer att besvaras.
- Hur länge anbuden ska vara giltiga. Giltighetstiden för anbud får bedömas i det enskilda fallet. Korta giltighetstider är bra för områden med stora prisfluktuationer. Vid komplexa eller större avrop är det bra med längre giltighetstider.
Tips!
- Tiden för att lämna avropssvar ska vara tillräckligt lång för att ramavtalsleverantörerna ska kunna lämna ett genomarbetat anbud.
- Ta hänsyn till upphandlingsföremålets komplexitet och art.
- Tänk på att det, i relevanta fall, ska finnas tid för ramavtalsleverantörerna att få en visning av objektet innan avropssvaret ska vara inlämnat.
- Tänk också på att ge extra tid i samband med semesterperioder och långhelger.
Avropsförfrågan ska alltid vara skriftlig vid en förnyad konkurrensutsättning och skickas till samtliga ramavtalsleverantörer.
På ramavtalssidan finns en länk som skapar ett e-postmeddelande till samtliga ramavtalsleverantörer. Om ni ska skicka avropsförfrågan via ert upphandlingsverktyg, kontrollera att ni skickar den till samtliga ramavtalsleverantörer och att e-postadresserna är korrekta. Begär gärna en bekräftelse från ramavtalsleverantörerna på att de mottagit avropsförfrågan.
Anbudsfasen kan variera beroende på ramavtal och er tidsplan.
Frågor och Svar
Var noga med att behandla ramavtalsleverantörerna lika. Läs mer hos Upphandlingsmyndigheten - Frågor från leverantörer under upphandling
Visningar
I vissa ramavtal kan det bli aktuellt med visningar under anbudsfasen. Om flera visningar förekommer ska de utformas på likvärdigt sätt. Ni kan skicka ut kompletterande information till samtliga ramavtalsleverantörer om olika frågeställningar har uppstått under visningstillfällena.
Vad händer om ni behöver ändra
Det är möjligt att ändra i en avropsförfrågan, men tänk på att anbudstiden då kan behöva förlängas. Om ni vill avbryta avropet finner du mer information på Upphandlingsmyndighetens sida - Avbryta en offentlig upphandling
Efter sista anbudsdag är det dags att öppna och utvärdera anbuden. Observera att avropssvaren inte får öppnas förrän tidsfristen för inlämnande av avropssvar löpt ut. Formkraven för anbudsöppning finns i 12 kap. 10 § LOU.
Anbudsöppning
Ramavtalsleverantörerna ska alltid svara på en avropsförfrågan. Ett avropssvar kan antingen innehålla ett anbud eller information om att ramavtalsleverantören inte kan erbjuda varan eller tjänsten. De ramavtalsleverantörer som inte lämnar anbud ska skriftligen ange skälen för det i avropssvaret eller i ett tidigare besked.
I utvärderingsfasen granskar ni inkomna anbud och väljer den ramavtalsleverantör som bäst uppfyller kraven i avropsförfrågan.
Flera anbud från samma ramavtalsleverantör – parallella anbud
Om en ramavtalsleverantör lämnar flera anbud gäller normalt det senast inkomna. Det kan finnas skäl att ställa en kontrollfråga till ramavtalsleverantören om vilket anbud som ska gälla.
Det är tillåtet att godta parallella anbud. Tänk på likabehandlingsprincipen så att alla ramavtalsleverantörer får samma förutsättningar.
Rättelser, förtydliganden och kompletteringar
Ramavtalsleverantörena har begränsade möjligheter att rätta fel, förtydliga eller komplettera sitt anbud. Ni kan alltid fråga ramavtalsleverantören om den har uppfattat kravet. Ni har också rätt att kontrollera att ett krav verkligen uppfylls. Förutsättningen är att det följer principerna om likabehandling och öppenhet. Vid oklarheter i ett avropssvar ska en skriftlig begäran om förtydligande skickas ut till den aktuella ramavtalsleverantören.
Läs mer om rättelser, förtydligande och komplettering på Upphandlingsmyndighetens sida - Rättelse, förtydligande och komplettering vid upphandling
Anbud med uppgifter som inte har efterfrågats
Om ramavtalsleverantörens anbud innehåller uppgifter som inte efterfrågats i avropsförfrågan, exempelvis hänvisning till ramavtalsleverantörens standardvillkor eller motsvarande, bör dessa inte accepteras utan vidare. Kontakta ansvarig ramavtalsförvaltare om ni är osäkra eller anser att ramavtalsleverantören försöker ändra ramavtalets villkor.
Flera anbud med samma utvärderingsresultat
Om det har inkommit två eller flera anbud som får samma resultat vid utvärderingen kan ni skilja dem åt via lottning. Läs mer om lottning på Upphandlingsmyndighetens sida - Lottning, hur går man tillväga när det är lika mellan anbudsgivarna?
Val av ramavtalsleverantör
Val av ramavtalsleverantör ska ske utifrån utvärderingsresultatet. Kontrakt ska tilldelas den ramavtalsleverantör som har lämnat det ekonomiskt mest fördelaktiga anbudet enligt de krav och kriterier som angetts i avropsförfrågan.
När utvärderingen är klar och en ramavtalsleverantör kan tilldelas kontrakt ska ni fatta ett tilldelningsbeslut.
Tilldelningsbeslutet ska innehålla:
- vilken ramavtalsleverantör som tilldelas kontraktet
- skälen för beslutet
- om en frivillig avtalsspärr kommer att tillämpas.
Det bör också framgå av tilldelningsbeslutet att avtalsbundenhet uppstår först i och med undertecknande av kontrakt. Ange till exempel ”Kontrakt ska inte anses ingånget förrän det skriftligen undertecknats av behörig företrädare för [ange avropsberättigad].”
Vid större avrop är det lämpligt att bifoga en upphandlingsrapport som kortfattat beskriver hur prövning och utvärdering av anbud har gått till.
Tilldelningsbeslut kan inte fattas efter det att giltighetstiden för ett ramavtal har gått ut.
Tänk på!
Delar av tilldelningsbeslutet kan omfattas av sekretess. En bedömning ska alltid göras i det enskilda fallet. Du kan läsa mer om detta på Upphandlingsmyndighetens sida - stöd för offentlighet och sekretess vid upphandling.
Tilldelningsbeslutet ska skickas till alla som lämnat anbud. Överväg att skicka tilldelningsbeslutet till samtliga ramavtalsleverantörer, eftersom även de som inte lämnat anbud kan anses berörda senare.
Efter att ni har meddelat tilldelningsbeslut kan kontrakt tecknas direkt. Om ni vill minska risken för en framtida ogiltighetstalan kan ni välja att tillämpa en frivillig avtalsspärr.
Vad innebär avtalsspärr?
- Ni väntar minst den lagstadgade tiden innan kontraktet tecknas:
- 10 dagar om tilldelningsbeslutet skickas elektroniskt
- 15 dagar om beslutet skickas på annat sätt.
- Tänk på ”söndagsregeln”
- Om tidsfristen löper ut på en lördag, söndag eller helgdag förlängs den till nästa vardag.
- Tiden räknas från dagen efter att tilldelningsbeslutet skickats.
Om ni använder en avtalsspärr ska detta anges i tilldelningsbeslutet. Det ska visa att er organisation tillämpar en avtalsspärr samt datum då kontrakt tidigast kan komma att tecknas.
Överprövningar
En ansökan om överprövning av ett tilldelningsbeslut ska ha inkommit till förvaltningsrätten innan avtalsspärren löpt ut. I annat fall anses den inte vara inkommen i rätt tid.
En ansökan om överprövning av ett kontrakts giltighet ska ha inkommit till förvaltningsrätten inom sex månader från det att kontraktet tecknades. Denna tidsfrist kan med fördel kortas ner till 30 dagar om ni skickar en sammanfattning av sådana upplysningar som avses i 12 kap. 13 § LOU.
När kontraktet är undertecknat är avropet avslutat i upphandlingsrättslig mening. Felaktigheter hanteras därefter inom ramen för kontraktet.
Genom att träffa ramavtalsleverantören innan ni tecknar kontraktet kan ni säkerställa rätt partsvilja, det vill säga att ni har rätt förväntningar på varandra. Upptäcker ni att ni ser olika på avtalet så är det fortfarande möjligt att ta tillbaka tilldelningsbeslutet och göra en ny utvärdering.
Läs mer om detta under Värt att tänka på - Kontrakt.