Redovisning av krav och villkor - Hållbarhet
Redovisning av krav och villkor avseende hållbarhet i ramavtalsupphandling av Konferenser och möten 2022
Diarienummer upphandling:
- 23.3-1644-2023
- 23.3-1645-2023
- 23.3-1647-2023
- 23.3-1648-2023
- 23.3-56-2023
Diarienummer kompletterande upphandling:
- 23.3-263-2024
- 23.3-264-2024
- 23.3-264-2024
- 23.3-266-2024
- 23.3-267-2024
Här redovisas krav och villkor avseende hållbarhet som ställts i
ramavtalsupphandling av Konferenser och möten och hur dessa bidrar till den
nationella upphandlingsstrategin, de nationella miljömålen samt Agenda 2030.
Krav och villkor är hämtade från upphandlingsunderlag och ramavtal. För
fullständiga dokument hänvisas till information om respektive ramavtalsområde på
avropa.se.
Redovisningen kan även vara ett stöd vid avropsberättigades rapportering till Naturvårdsverket inom ramen för miljöledning i staten.
Kraven och villkoren är här indelade på följande sätt:
Hållbarhetskrav och villkor som ställts i ramavtalet
Hållbarhetskrav och villkor som kan preciseras eller ställas vid avrop
Kvalificeringskrav är obligatoriska krav på leverantören som ska vara
uppfyllda redan när anbud lämnas in.
Tilldelningskriterier avser krav på egenskaper hos upphandlingsförmålet,
produkten och/eller tjänsten, som gett ett mervärde i ramavtalsupphandlingen,
exempelvis poäng, påslag eller avdrag. Dessa krav kan vara uttryckta som ”bör-
krav”.
Särskilda kontraktsvillkor är krav och villkor som leverantör och
upphandlingsförmål ska uppfylla vid ramavtalets fullgörande. Dessa villkor finns i
ramavtalets Huvuddokument och i Allmänna villkor samt i Kravkatalog. Även andra
benämningar förekommer.
Kravkatalogen innehåller hållbarhetskrav och villkor som kan ligga till grund för
kompletteringar och preciseringar vid avrop. Den avropsberättigade kan välja ut och
formulera lämpliga krav. (avser endast Stora Konferenser och möten från och med 151 deltagare).
Nationella upphandlingsstrategin:
Bidrag till de Globala målen:
Bidrar till Miljökvalitetsmålen:
Se Upphandlingsdokument avsnitt 5.6.3 Miljöledningssytem
Anbudsgivaren ska bedriva ett strukturerat och dokumenterat miljöarbete. Arbetet
ska ske enligt ett miljöledningssystem som minst omfattar de väsentliga delarna av
anbudsgivarens verksamhet som direkt medverkar i fullgörandet av Ramavtalet.
För att styrka ovanstående krav ska anbudsgivaren, som kompletterande dokument,
bifoga
- ett giltigt certifikat för ett visst miljöledningssystem, t.ex. ISO 14001, EMAS-
registrering, EU Ecolabel, Svanen, Green Key, eller - en beskrivning av anbudsgivarens miljöledningssystem som innehåller i
punkt 1-4 nedan efterfrågade uppgifter.
Handlingen (certifikatet eller beskrivningen) ska vara översatt till svenska, engelska,
danska eller norska om originalhandlingen är upprättad på ett annat språk.
Miljöarbetet ska vara aktivt under tiden Ramavtalet och Kontrakt är i kraft.
Namn och kontaktuppgifter för miljöansvarig hos anbudsgivaren ska anges.
Omfattning och avgränsning
Miljöledningssystemet ska innehålla en beskrivning av dess omfattning och
eventuella avgränsningar.
Av beskrivningen ska tydligt framgå vilka varor och tjänster inom den aktuella
verksamheten som omfattas av miljöledningssystemet samt vilka eventuella varor
och tjänster som är undantagna från miljöledningssystemet.
Miljöpolicy
Miljöledningssystemet ska innehålla en för verksamheten fastställd miljöpolicy.
Miljöpolicyn ska vara upprättad och godkänd av anbudsgivarens företagsledning
samt vara väl förankrad hos och känd av personalen.
Miljöpolicyn ska syfta till att värna om och skydda miljön och innehålla minst
- ett åtagande att uppfylla den miljölagstiftning och övriga miljökrav som
verksamheten berörs av, samt - ett åtagande om ständig förbättring av miljöarbetet.
Miljömål
Miljöledningssystemet ska innehålla fastställda och dokumenterade miljömål för
verksamheten samt en handlingsplan för hur dessa ska uppnås.
Miljömålen ska vara mätbara.
Beskrivningen ska omfatta för verksamheten aktuella miljömål samt på rubriknivå
vilka parametrar som ingår i handlingsplanen.
Uppföljning och Avvikelsehantering
Miljöledningssystemet ska innehålla en rutin eller beskrivning för hur uppföljning
och avvikelsehantering av uppsatta miljömål hanteras i verksamheten.
Beskrivningen/rutinen ska omfatta
- hur uppföljningen planeras,
- hur ofta uppföljningen genomförs,
- hur avvikelser dokumenteras och rapporteras,
- hur beslutade korrigerande åtgärder genomförs, samt
- hur uppföljning av genomförda åtgärder genomförs.
Till beskrivningen ska anbudsgivaren bifoga ett exempel på dokumentation från en
genomförd uppföljning och av eventuella identifierade avvikelser.
Tilldelningskriterier avseende miljöhänsyn
Se Upphandlingsdokument avsnitt 8-2024.2.3.1 (förekommer endast i Helpension).
Frukost - Minskad klimatbelastning
Minst två (2) åtgärder har vidtagits för att uppnå minskad klimatbelastning av
maten som serveras på frukostbuffén, t.ex. genom att öka andelen vegetabiliska
alternativ till protein och samtidigt minska andelen animalier, minska mängden kött
i recept och placera köttet sist på buffén.
Se Upphandlingsdokument avsnitt 8-2024.2.3.2
Samtliga måltider - Ekologiska alternativ
Minst 20 procent av de livsmedel och drycker som ingår i måltiderna är ekologiska.
Procentsatsen beräknas som andelen inköp av ekologiska livsmedel och drycker till
måltiderna i liter, kilo eller SEK per år i förhållande till totalt antal inköpta
livsmedel och drycker till måltiderna i liter, kilo, eller SEK per år. Med ekologiska
livsmedel och drycker menas produkter märkta enligt EU:s förordningar EG
834/20073, EG710/2009 (odlad fisk och skaldjur) eller EG 203/2013 exempelvis
KRAV, Luomu, Debio, Statskontrollerat ekologiskt (Ø-märket) och Túnlífrænt eller
motsvarande.
Se Upphandlingsdokument avsnitt 8-2024.2.3.3
Kaffe, te och kakao
Kaffe, te och kakao uppfyller kriterier enligt Europaparlamentets och rådets
förordning (EU) 2018/848 om ekologisk produktion och märkning av ekologiska
produkter och är odlade under arbetsförhållanden som är förenliga med:
- ILO:s tio kärnkonventioner om tvångsarbete, barnarbete, diskriminering,
föreningsfrihet samt arbetsmiljö (nr 29, 87, 98, 100, 105, 111, 138, 155, 182 och 187) - Den arbetsmiljölagstiftning samt arbetsrätt som gäller i tillverkningslandet.
Se Upphandlingsdokument avsnitt 8-2024.2.3.4
Matsvinn
Mängden matavfall från samtliga måltider registreras vid minst två (2) tillfällen per
år under en tvåveckorsperiod och en åtgärdsplan för att reducera matavfallet är
fastställd.
Se Upphandlingsdokument avsnitt 8-2024.2.3.5
Källsortering för deltagare
Gästerna har möjlighet att källsortera avfall enligt minst tre (3) av nedan angivna
fraktioner:
- Papper och kartong
- Plast
- Metall
- Färgat glas
- Ofärgat glas
- Trä och
- Övrigt förpackningsmaterial
Se Upphandlingsdokument avsnitt 8-2024.2.3.6
Källsortering för verksamheten
Avfall källsorteras i följande fraktioner enligt Förordningen (2022:1274) om
producentansvar för förpackningar och Avfallsförordningen (2020:614):
- Papper och kartong
- Plast
- Metall
- Färgat glas
- Ofärgat glas
- Trä och
- Övrigt förpackningsmaterial
Senast den 1 januari 2024 ska fraktionerna även omfatta organiskt avfall.
Se Upphandlingsdokument avsnitt 8-2024.2.3.7
Uppföljning energianvändning
Systematisk uppföljning av arbetet med att minska konferensernas
energiförbrukning avseende exempelvis uppvärmning, ventilation, belysning och
varmvatten sker.
Se Upphandlingsdokument avsnitt 8-2024.2.3.8
Ljuskällor
Minst 75 procent av ljuskällorna är LED (oavsett energiklass). Kriteriet gäller för
allmänna utrymmen (inklusive lobby, restaurang, möteslokaler, korridorer etc.),
samt i personalutrymmen.
Se Upphandlingsdokument avsnitt 8-2024.2.3.9
Vattenblandare för tvättställ
Vattenblandare för tvättställ i badrum/toalett förbrukar högst sex (6) liter per minut.
Se Upphandlingsdokument avsnitt 8-2024.2.3.10*
Duschar
Duschar har ett flöde på högst nio (9) liter per minut.
Se Upphandlingsdokument avsnitt 8-2024.2.3.11
Engångsartiklar
Engångsartiklar (såsom tallrikar, muggar och bestick), portions- och
småförpackningar är borttagna från frukostbordet och i matsalen. Undantaget:
Servetter, tandpetare, sötningsmedel (ej socker) och tepåsar.
Se Upphandlingsdokument avsnitt 8-2024.2.3.12
Endast flergångsglas/flergångsmuggar
Endast flergångsglas/flergångsmuggar finns på de platser där
Konferensanläggningen serverar drycker. (Undantaget servering i relax-/spaområden där engångsartiklar, som inte innehåller plast, kan finnas*.)
Se Upphandlingsdokument avsnitt 8-2024.2.3.13
Kemiska produkter för städning
100 procent av mängden produkter för städning är miljömärkta.
Med miljömärkt menas produkt märkt med Svanen, EU Ecolabel eller Bra Miljöval
eller motsvarande. Med motsvarande avses en miljömärkning som uppfyller kraven i
SS-ISO 14024 Miljömärkning och miljödeklarationer.
Kriteriet omfattar produkter avsedda för daglig städning av ytor såsom golv, badrum,
toalett och kök.
Se Upphandlingsdokument avsnitt 8-2024.2.3.14*
Kemiska produkter för diskning
100 procent av produkterna avsedda för disk är miljömärkta.
Med miljömärkt avses produkt märkt med Svanen, EU Ecolabel eller Bra Miljöval
eller motsvarande. Med motsvarande avses en miljömärkning som uppfyller kraven i
SS-ISO 14024 Miljömärkning och miljödeklarationer.
Kriteriet omfattar maskindiskmedel, torkmedel och handdiskmedel.
Blötläggningsmedel och avkalkningsmedel ingår inte i beräkningen.
Villkor för miljöhänsyn vid fullgörande av ramavtalet
Enligt mall. Se Huvuddokument avsnitt 6.10.5 Miljöhänsyn
Villkor för sociala och etiska hänsyn vid fullgörande av
ramavtalet
Sociala hänsyn
Enligt mall. Se Huvuddokument avsnitt 6.10.6.
Antidiskriminering
Enligt mall. Se Huvuddokument avsnitt 6.10.6.1
Antikorruption
Enligt mall. Se Huvuddokument avsnitt 6.10.7
Arbetsrättsliga villkor
Se Huvuddokument avsnitt 6.10.6.2
Ramavtalsleverantören ska fullgöra Kontrakt i enlighet med de vid var tid gällande arbetsrättsliga villkoren avseende lön, semester och arbetstid enligt Bilaga Arbetsrättsliga villkor om Kontrakt fullgörs i Sverige. Villkoren utgår från delar av
det, vid var tid gällande, centrala kollektivavtalet inom Visita och Hotell och-
restaurangfacket (HRF) eller det kollektivavtal som ersätter detta.
Ramavtalsleverantören kan även uppfylla de arbetsrättsliga villkoren på följande
alternativa sätt:
- genom att vara bunden av och tillämpa ett centralt kollektivavtal som
tillämpas i hela Sverige på motsvarande arbetstagare i den aktuella
branschen eller ett lokalt avtal som bygger på detta avtal, - genom att tillämpa villkor för lön, semester och arbetstid i ett specifikt
centralt kollektivavtal som tillämpas i hela Sverige på motsvarande
arbetstagare i den aktuella branschen utan att vara bunden av det, eller - genom att vara en arbetsgivare som omfattas av en utstationeringssituation
enligt lagen (1999:678) om utstationering av arbetstagare och tillämpar
villkor om lön, semester och arbetstid i enlighet samma lag.
Ramavtalsleverantören ska på begäran redovisa hur de arbetsrättsliga villkoren
fullgörs av Ramavtalsleverantören och dennes Underleverantörer.
Krav som kan preciseras eller ställas vid avrop) (avser endast Stora Konferenser och möten från 151 deltagare)
Följande kompletterande krav kan ställas vid ett avrop
Miljökrav på upphandlingsföremålet
Se Upphandlingsdokument avsnitt 1.11 Metod för Avrop och tilldelning av Kontrakt.
Tilldelning genom en andra konkurrensutsättning
Avrop sker genom en andra konkurrensutsättning. Detta innebär att samtliga
Ramavtalsleverantörer inom ett geografiskt anbudsområde (kommun/kommundel) på nytt bjuds in att lämna anbud i enlighet med de villkor som anges i Ramavtalet.
Dessa villkor får om nödvändigt preciseras och vid behov kompletteras med andra
villkor i upphandlingsdokumenten.
Vid den andra konkurrensutsättningen specificerar den avropsberättigade
myndigheten krav och/eller kriterier avseende den specifika konferensen. Nedan
följer exempel på krav och kriterier som kan ställas vid en andra
konkurrensutsättning. Listan kan kompletteras med andra krav och kriterier som
krävs för den specifika konferensens syfte ska uppnås.
Kvalitet exempelvis önskemål om lokal/er med angiven sittningsform, förtäring,
tillgång till matsal/restaurang på Konferensanläggningen, catering, utskänkningstillstånd, särskilda kostönskemål, tillägg fler antal rätter, teknisk
utrustning och/eller teknisk utrustning för hybridmöten, scen, elektronisk
deltagarhantering, projektledare/eventkoordinator, namnbrickor,
blomsterarrangemang, övernattning, tid för genomförandet av konferensen/mötet
(dag/kväll).
Tillgänglighet anpassningar för personer med funktionsnedsättningar.
Miljö exempelvis önskemål om parametrar i enlighet med myndighetens antagna
miljöpolicy.
Det är Kammarkollegiets ansvar att följa upp villkoren på ramavtalsnivå. Det är
avropsberättigades ansvar att följa upp kontraktet inklusive de hållbarhetskrav och
villkor som har preciserats eller ställts. Har man ställt krav på miljöcertifierade
produkter, till exempel, är det viktigt att kontrollera att inkomna certifikat gäller de
modeller som har avropats och levererats.
För mer vägledning, se på Avropa, kontakta förvaltare Fredrik Ljungqvist eller hållbarhetsansvarig.