Förnyad konkurrensutsättning - avrop med möjlighet att ställa egna krav
Avropsformen förnyad konkurrensutsättning används när det är möjligt att anpassa avropet. Anpassningen kan handla om att ställa egna krav och precisera villkor inom ramen för ramavtalet. Syftet är att skapa konkurrens mellan leverantörerna vid avropet, så att kontrakt tecknas med den leverantör som erbjuder den ekonomiskt mest fördelaktiga lösningen.
Vad innebär förnyad konkurrensutsättning?
Ni kan ställa egna krav och precisera villkor, men bara inom de ramar som anges i ramavtalet. De krav och villkor som får utvecklas eller preciseras vid avrop framgår av upphandlingsdokumenten för ramavtalet. Ofta finns en kravkatalog som visar vilka krav som kan ställas vid avrop.
Så gör ni avrop
- Ju tydligare behovet är definierat och kravbilden är preciserad, desto lättare blir det för ramavtalsleverantörerna att lämna så bra anbud som möjligt.
- Möjligheten att ställa egna krav och villkor innebär att det är viktigt att involvera rätt personer och avsätta tillräckligt med tid för såväl behovsanalysen som själva avropet.
- Avropsförfrågan ska vara skriftlig och skickas till samtliga ramavtalsleverantörer.
Avropsprocessens faser
Förnyad konkurrensutsättning sker i flera faser och varje fas avslutas med en milstolpe:
Milstolpe 1. Utskick av avropsförfrågan
Milstolpe 2. Anbudsinlämning
Milstolpe 3. Tilldelningsbeslut
Milstolpe 4. Kontraktsskrivning
Under behovsfasen utformar ni er avropsförfrågan utifrån era behov och de möjligheter som ramavtalet ger.
Fördjupa behovsanalysen
Vid avropsformen förnyad konkurrensutsättning har ni möjlighet att komplettera de krav som ställdes i ramavtalsupphandlingen och påverka utformningen av er avropsförfrågan. Det innebär att ni kan behöva fördjupa den inledande behovsanalysen, formulera krav och precisera villkor inom ramavtalets ramar.
Utforma egna krav
Precisera behoven i egna krav inom ramarna för en eventuell kravkatalog. Era egna krav kan utformas både som obligatoriska krav (så kallade ska-krav) och/ tilldelningskriterier (så kallade bör-krav).
Tips! Som tumregel kan man tänka ”need to have” (obligatoriska krav) och ”nice to have” (tilldelningskriterier) – Är det viktigt, sätt det som ett obligatoriskt krav.
Se Upphandlingsmyndighetens - stöd för att formulera krav.
Bestäm utvärderingsmodell
Avgör vilka kriterier som ska ligga till grund för tilldelning av kontraktet och hur ni kommer att utvärdera anbuden. Utgå från era behov och bestäm vad som är viktigast i avropet. Det blir grunden för att välja vilka tilldelningskriterier samt hur anbudsutvärderingen ska utformas exempelvis poängsättning och viktning.
Se Upphandlingsmyndighetens - stöd vid utvärderingsmodeller.
Utforma avropsförfrågan
Mallar för avropsförfrågan finns på ramavtalssidorna under stöddokument. Om ni utformar avropsdokumenten själva kan det vara bra att använda ramavtalets mall som en checklista.
Komplettera vid behov ramavtalets allmänna villkor, till exempel med leveranskontroll och godkännande.
Viktiga datum i avropsförfrågan
Följande datum ska alltid finnas med i en avropsförfrågan:
- När avropssvar senast ska ha inkommit.
Följande datum bör finnas med i en avropsförfrågan:
- När frågor senast ska ha kommit in.
- När frågor senast kommer att besvaras.
Följande datum rekommenderas att ha med:
- Hur länge anbuden ska vara giltiga. Giltighetstiden för anbud får bedömas i det enskilda fallet. Korta giltighetstider är bra för områden med stora prisfluktuationer. Vid komplexa eller större avrop är det bra med längre giltighetstider.
Tips!
- Tiden för att lämna avropssvar ska vara tillräcklig för att ramavtalsleverantörerna ska kunna lämna ett genomarbetat anbud.
- Ta hänsyn till upphandlingsföremålets komplexitet och art.
- Tänk på att det, i relevanta fall, ska finnas tid för ramavtalsleverantörerna att få en visning av objektet innan avropssvaret ska vara inlämnat.
- Tänk också på att ge extra tid i samband med semesterperioder och långhelger.
Utvärderingsmodell i avropsförfrågan
Det är viktigt att avropsförfrågan anger vad som krävs för en viss poäng, prisavdrag eller bedömning. Överväg att rangordna de viktigaste tilldelningskriterierna, ifall utvärderingen resulterar i samma resultat för två eller flera ramavtalsleverantörer.
Avropsförfrågan ska alltid vara skriftlig vid en förnyad konkurrensutsättning och skickas till samtliga ramavtalsleverantörer.
På ramavtalssidan finns en länk som skapar ett e-postmeddelande till samtliga ramavtalsleverantörer. Om ni ska skicka via ert upphandlingsverktyg, kontrollera att ni skickar till samtliga ramavtalsleverantörer och att e-postadresserna är korrekta. Begär gärna en bekräftelse från ramavtalsleverantörerna på att de mottagit avropsförfrågan.
Anbudsfasen kan variera beroende på ramavtal och er tidsplan.
Frågor och svar – kommunikation
Ni behöver svara på frågor från ramavtalsleverantörerna inom skälig tid. Ramavtalsleverantörerna behöver ha en rimlig tid på sig för att beakta de nya uppgifterna innan sista dagen för avropssvar.
Var noga med att behandla ramavtalsleverantörerna lika. Samtliga ramavtalsleverantörer behöver ta del av eventuella frågeställningar samt svar.
Visningar
I vissa ramavtal kan det bli aktuellt med visningar under avropsprocessen. Om flera visningar förekommer ska dom utformas på likvärdigt sätt. Ni kan skicka ut kompletterande information till samtliga ramavtalsleverantörer om olika frågeställningar kommer upp under visningstillfällena.
Vad händer om ni behöver ändra
Det är möjligt att ändra i en avropsförfrågan, men tänk på att anbudstiden då kan behöva förlängas. Om ni vill avbryta avropet finner du mer information på Upphandlingsmyndighetenssida - Avbryta en offentlig upphandling
Efter sista anbudsdag är det dags att öppna och utvärdera anbuden. Observera att avropssvaren inte får öppnas förrän tidsfristen för inlämnande av avropssvar löpt ut. Formkraven för anbudsöppning återfinns finns i 12 kap. 10 § LOU.
Anbudsöppning
Ramavtalsleverantörer ska alltid svara på ett avrop, det vill säga lämna ett avropssvar. Ett avropssvar kan omfatta ett anbud men även information om att ramavtalsleverantören inte kan erbjuda varan eller tjänsten. Om ramavtalsleverantören inte lämnar anbud ska de ange skälen skriftligt i avropssvaret eller i ett tidigare besked.
I utvärderingsfasen granskar ni inkomna anbud och väljer den leverantör som bäst uppfyller kraven i avropsförfrågan.
Flera anbud från samma leverantör – parallella anbud
Om en ramavtalsleverantör lämnar flera anbud gäller normalt det senast inkomna. Det kan finnas skäl att ställa en kontrollfråga till leverantören om vilket anbud som ska gälla.
Om ni vill att ramavtalsleverantören ska kunna lämna parallella anbud är detta tillåtet. Tänk på likabehandlingsprincipen så att alla leverantörer får samma förutsättningar.
Rättelser, förtydliganden och kompletteringar
Ramavtalsleverantören har begränsade möjligheter att rätta, förtydliga eller komplettera sitt anbud. Ni kan alltid fråga ramavtalsleverantören om de har uppfattat ett krav rätt. Ni har också rätt att kontrollera att ett krav verkligen uppfylls.
Ni kan tillåta eller begära rättelser av:
- felskrivning
- felräkning
- förtydligande
- komplettering eller annat fel i inlämnad handling.
Förutsättningen är att det följer principerna om likabehandling och öppenhet. Vid oklarheter i ramavtalsleverantörens avropssvar ska en skriftlig begäran om förtydligande skickas ut till ramavtalsleverantören.
Anbud med uppgifter som inte har efterfrågats
Om ramavtalsleverantörens avropssvar innehåller uppgifter som inte efterfrågats i avropsförfrågan, exempelvis hänvisning till leverantörens standard villkor eller motsvarande, bör dessa inte accepteras utan vidare. Kontakta ansvarig ramavtalsförvaltare om ni är osäkra eller anser att leverantören försöker ändra ramavtalets villkor.
Flera anbud med samma utvärderingsresultat
Om det har inkommit två eller flera anbud som får samma resultat vid utvärderingen kan ni skilja dem åt via lottning.
Val av ramavtalsleverantör
Val av ramavtalsleverantör ska ske utifrån utvärderingsresultatet. Kontrakt ska tilldelas den ramavtalsleverantör som har lämnat det bästa anbudet enligt de krav och kriterier som angetts i avropsförfrågan.
När utvärderingen är klar och en ramavtalsleverantör kan tilldelas kontrakt ska ni fatta ett tilldelningsbeslut. Tilldelningsbeslutet ska innehålla:
- vilken ramavtalsleverantör som tilldelas kontraktet
- skälen för beslutet
- om en frivillig avtalsspärr kommer att tillämpas.
Vid större avrop är det lämpligt att bifoga en utvärderingsrapport som kortfattat beskriver hur utvärderingen har gått till.
Tänk på!
Delar av tilldelningsbeslutet kan omfattas av sekretess. En bedömning ska alltid göras i det enskilda fallet. Du kan läsa mer om detta på Upphandlingsmyndighetens sida - stöd för offentlighet och sekretess vid upphandling.
Tilldelningsbeslutet ska skickas till alla som lämnat anbud. Överväg att skicka tilldelningsbeslutet till samtliga ramavtalsleverantörer, eftersom även de som inte lämnat anbud kan anses berörda senare.
Efter att ni har meddelat tilldelningsbeslut kan kontrakt tecknas direkt. Om ni vill minska risken för en framtida ogiltighetstalan kan ni välja att tillämpa en frivillig avtalsspärr.
Vad innebär avtalsspärr?
- Ni väntar minst den lagstadgade tiden innan kontraktet tecknas:
- 10 dagar om tilldelningsbeslutet skickas elektroniskt
- 15 dagar om beslutet skickas på annat sätt.
- Tänk på ”söndagsregeln”
- Om tidsfristen löper ut på en lördag, söndag eller helgdag förlängs den till nästa vardag.
- Tiden räknas från dagen efter att tilldelningsbeslutet skickats.
Om ni använder en avtalsspärr ska detta anges i underrättelsen om tilldelning. Tilldelningsbeslutet ska visa att ni tillämpar en avtalsspärr samt datum då kontrakt tidigast kan komma att tecknas.
Överprövningar
En ansökan om överprövning av ett tilldelningsbeslut ska ha inkommit till förvaltningsrätten innan avtalsspärren löpt ut. I annat fall anses den inte vara inkommen i rätt tid.
En ansökan om överprövning av ett kontrakts giltighet ska ha inkommit till förvaltningsrätten inom 6 månader från det att kontraktet tecknades. Denna tidsfrist kan med fördel kortas ner till 30 dagar om ni skickar en sammanfattning av sådana upplysningar som avses i 12 kap. 13 § LOU.
När kontraktet är undertecknat är avropet avslutat i upphandlingsrättslig mening. Felaktigheter hanteras därefter inom ramen för kontraktet.
Genom att träffa ramavtalsleverantören innan ni tecknar kontraktet kan ni säkerställa rätt partsvilja, det vill säga att ni har rätt förväntningar på varandra. Upptäcker ni att ni ser olika på avtalet så är det fortfarande möjligt att ta tillbaka tilldelningsbeslutet och göra en ny utvärdering.
Läs mer om detta under Värt att tänka på - Kontrakt.