Värt att tänka på
Här ger vi tips och råd om vad som är viktigt att tänka på i avropsprocessen, från dialog och prissättning till kontraktsvillkor och regelverk
Offentlighet och sekretess vid upphandling
Vid upphandling gäller regler om offentlighet och sekretess.
Se Upphandlingsmyndighetens stöd - Offentlighet och sekretess vid upphandling.
Innan avropsförfrågan sickas har ni möjlighet att kommunicera med ramavtalsleverantörerna. Läs mer på Upphandlingsmyndighetens sida - Tidig dialog
Vid förnyad konkurrensutsättning är det viktigt att samtliga ramavtalsleverantörer inom ramavtalet får samma information och inbjudan till dialog. Alla leverantörer kanske inte deltar, men det är viktigt att de har fått samma möjlighet på ett likabehandlande sätt.
Request for Information (RFI)
Dialogen kan genomföras genom en ”Request for Information” (RFI). Vid en RFI har man möjlighet att testa idéer och få svar på de frågor ni kan ha i samband med behovsanalysen. I RFI:n beskriver ni översiktligt nuläget och ert behov samt ber ramavtalsleverantörerna svara om de kan leverera det ni efterfrågar. Ni kan också be ramavtalsleverantörerna lämna förslag på lösning, omfattning, pris eller upplägg för ert behov. Ange att det inte är ett skarpt avrop utan en förberedande fråga samt datum när ni vill få in svar.
Syftet med RFI är att få en uppfattning om ramavtalsleverantörernas möjligheter att leverera. Ramavtalsleverantörerna får också värdefull information om ert behov och kan vara förberedda inför att avropsförfrågan sedan skickas ut. Frågeställningen kan även avse en budgetförfrågan, vilket innebär att ni begär in ett förhandsbesked om kostnad på till exempel en vara eller produkt. Ramavtalsleverantörerna har inte någon skyldighet att besvara en RFI, men de är oftast behjälpliga.
Det är viktigt att skilja på krav på det som ska anskaffas (kontraktsföremålet) och krav på kompatibilitet med befintlig utrustning. Ange i vilken miljö eller sammanhang som kontraktsföremålet ska användas. Då kan ramavtalsleverantörerna utforma sina anbud på bästa sätt. Alltför långtgående krav på kompatibilitet kan dock vara oproportionerligt.
Huvudregeln är att inte hänvisa till ett visst fabrikat, varumärke eller ursprung. Om ni inte kan beskriva kontraktsföremålet på annat sätt ska hänvisningen åtföljas av orden ”eller likvärdigt”. Detta för att ramavtalsleverantörer som uppfyller den tekniska specifikationen, men som inte kan levererar ett visst varumärke, inte ska avstå från att lämna anbud.
I de flesta ramavtal är det reglerat hur prissättningen ska göras, se avropsstödet för det aktuella ramavtalet.
Vid rangordning och särskild fördelningsnyckel är priserna normalt fastställda. Vissa ramavtal som avropas med förnyad konkurrensutsättning kan ha fastställda priser, medan andra ramavtal har fri prissättning. Gör gärna en RFI om ni är osäkra på hur priser för de varor och tjänster ni efterfrågar bäst bör utformas i en avropsförfrågan.
Prisjustering kan se olika ut och ni har ofta möjlighet att använda egna modeller för prisjustering utöver ramavtalets allmänna villkor. Observera att krav på fasta priser under en lång period kan innebära en risk för ramavtalsleverantören och därför påverka priserna.
Ni kan alltid avbryta ett avrop, men det måste ske enligt de upphandlingsrättsliga principerna och får inte göras godtyckligt. Ett beslut om att avbryta kan komma att överprövas.
Om ingen av ramavtalsleverantörerna lämnar anbud avbryts avropet.
Läs mer hos Upphandlingsmyndigheten - Avbryta en offentlig upphandling.
Precisering av kontraktsvillkor
Ramavtalet anger vilka preciseringar och kompletteringar som kan göras. Dessa hittar ni i allmänna villkor.
Om kontraktsvillkor har specificerats i avropsförfrågan eller anbud ska detta anges i kontraktet. I övrigt gäller alltid ramavtalets villkor.
Kontraktets giltighetstid
Kontraktslängden ska bestämmas efter anskaffningens beräknade ekonomiska livslängd. Denna kan vara längre eller kortare än själva ramavtalet. Fullgörande av kontrakt kan även ske efter att ramavtalet upphört. I vissa ramavtal begränsas hur långt efter upphörandet kontraktet får löpa.
Kontraktsvillkor
När ni gör ett avrop gäller ramavtalets allmänna villkor mellan er och leverantören. Villkoren finns publicerade på ramavtalssidorna. Utöver dessa ska ni ta fram en specifikation som beskriver leveransen och kraven. Om handlingarna säger olika gäller den ordning som anges i ramavtalet, om inget annat avtalats.