Västerbottens län - Umeå - Kommundel 1

Dagkonferens, 5-60 deltagare

Frågor och svar om Konferenser och möten

Dagkonferens

• Kan avropsberättigad kräva att ramavtalsleverantören ska skicka fakturor till alla deltagare eller olika kostnadsställe i stället för en faktura för hela konferensen till beställande organisation?
  Svar:

  Det kan ej krävas i Dagkonferens och Helpension där samtliga villkor är fastställda. Vid Stora konferenser i en förnyad konkurrensutsättning kan avropsberättigad i avropet begära detta. Ramavtalsleverantören kan i sitt avropssvar acceptera kravet och eventuellt ta betalt för tjänsten.

• Om deltagarantalet understiger 5 personer. Hur fungerar ramavtalen då?
  Svar:

  Avropsberättigad är inte bunden till ramavtalen vid deltagarantal 1-4 personer. I praktiken innebär det att man kan boka en konferenslokal för 1-4 personer utanför ramavtal (utan att behöva göra ett avsteg). Ramavtalen är utformade för att gälla minst 5 personer. Om avropsberättigad ändå nyttjar ramavtalen så har ramavtalsleverantörerna rätt att ta betalt för minst 5 personer.

• När ska avrop göras enligt rangordning respektive särskild fördelningsnyckel?
  Svar:

  Vid avrop av konferenspaket så gäller rangordning. Om paketen för dagkonferens och helpension inte svarar mot efterfrågat behov så kan avrop ske genom särskild fördelningsnyckel (använd uträkningsmallen). Detta avser förändringar som överstiger tio (10) procent av det aktuella kontraktets värde. Avropsberättigad ska uppge för ramavtalsleverantören vilken avropsform som är aktuellt för varje enskilt avrop.

• Kan en tredje part, till exempel en resebyrå eller ett bokningsbolag genomföra avrop i avropsberättigades ställe?
  Svar:

  Ja. Samtliga villkor enligt ramavtal gäller fortsatt. Viktigt att tredje part meddelar ramavtalsleverantörerna vem som är slutkund/att man gör bokning för avropsberättigad. Provision får inte begäras.

• Om jag vill lägga till eller dra av tjänster från konferenspaket, hur gör jag då?
  Svar:

  Vid avrop genom rangordning så kan tjänster läggas till/dras av genom priser tilläggstjänster. Vid avrop genom särskild fördelningsnyckel så kan avropsberättigad specificera exakt tjänstebehov genom att fylla i uträkningsmallen.

• Ingår halvdagskonferens i ramavtal?
  Svar:

  Ja. Det går att avropa genom särskild fördelningsnyckel och uträkningsmallen.

• Vilka sittningsformer är obligatoriska enligt ramavtal?
  Svar:

  Vid 5-60 deltagare: Skolsittning upp till och med 40 pers, Biosittning upp till och med 60 pers. Vid 61-150 deltagare: Skolsittning upp till och med 80 pers, Biosittning upp till och med 150 pers. Avropsberättigad har rätt att avropa en annan typ av sittning, pristillägg kan förekomma enligt "Priser tilläggstjänster" eller genom  prislista i "Uträkningsmallen".

• Vilka möjligheter finns att frångå rangordningen?
  Svar:

    Se ramavtal p. 1.9 Metod för Avrop och tilldelning av Kontrakt.

• Om avbokning sker i flera steg, vilket deltagarantal ska avbokningsvillkoren utgå ifrån?
  Svar:

  Avbokningsvillkoren utgår från behov vid ursprungligt avrop.

• Om avbokning sker av ett visst antal deltagare, vilka villkor gäller då?
  Svar:

  Avbokningvillkoren baseras inte på antalet deltagare utan den procentuella andelen av det totala avtalade konferenspriset som ska avbokas. Ju högre andel som ska avbokas desto tidigare måste avbokning ske för att avropsberättigad inte ska bli debiterad. Samtliga villkor finns under Avropsstöd och "Avbokningsregler".

• Vilket pris gäller i samband med prisjustering?
  Svar:

  De publicerade priserna på avropa.se gäller vid avropstillfället, även för de konferenser som genomförs efter en eventuell prisjustering. Vid avrop från Stora konferenser, genom en FKU, kan inte ramavtalsleverantören ändra sitt ursprungliga priserbjudande på grund av en prisjustering, utan är bunden till sin ordinarie offert tills det att giltighetstiden för offerten går ut.

• Kan avropsberättigad kräva att ramavtalsleverantören ska skicka fakturor till alla deltagare eller olika kostnadsställe i stället för en faktura för hela konferensen till beställande organisation?
  Svar:

  Det kan ej krävas i Dagkonferens och Helpension där samtliga villkor är fastställda. Vid Stora konferenser i en förnyad konkurrensutsättning kan avropsberättigad i avropet begära detta. Ramavtalsleverantören kan i sitt avropssvar acceptera kravet och eventuellt ta betalt för tjänsten.

• Kan Ramavtalsleverantörerna specificera inköpta tjänster i en bilaga till E-fakturan?
  Svar:

  Ja, specifikation kan begäras och den kan lämnas i pdf-format om inte avropsberättigad begär annat format.

Helpension

• Om deltagarantalet understiger 5 personer. Hur fungerar ramavtalen då?
  Svar:

  Avropsberättigad är inte bunden till ramavtalen vid deltagarantal 1-4 personer. I praktiken innebär det att man kan boka en konferenslokal för 1-4 personer utanför ramavtal (utan att behöva göra ett avsteg). Ramavtalen är utformade för att gälla minst 5 personer.  Om avropsberättigad ändå nyttjar ramavtalen så har ramavtalsleverantörerna rätt att ta betalt för minst 5 personer.

• När ska avrop göras enligt rangordning respektive särskild fördelningsnyckel?
  Svar:

  Vid avrop av konferenspaket så gäller rangordning. Om paketen för dagkonferens och helpension inte svarar mot efterfrågat behov så kan avrop ske genom särskild fördelningsnyckel (använd uträkningsmallen). Detta avser förändringar som överstiger tio (10) procent av det aktuella kontraktets värde. Avropsberättigad ska uppge för ramavtalsleverantören vilken avropsform som är aktuellt för varje enskilt avrop.

• Kan en tredje part, till exempel en resebyrå eller ett bokningsbolag genomföra avrop i avropsberättigades ställe?
  Svar:

  Ja. Samtliga villkor enligt ramavtal gäller fortsatt. Viktigt att tredje part meddelar ramavtalsleverantörerna vem som är slutkund/att man gör bokning för avropsberättigad. Provision får inte begäras.

• Om jag vill lägga till eller dra av tjänster från konferenspaket, hur gör jag då?
  Svar:

  Vid avrop genom rangordning så kan tjänster läggas till/dras av genom priser tilläggstjänster. Vid avrop genom särskild fördelningsnyckel så kan avropsberättigad specificera exakt tjänstebehov genom att fylla i uträkningsmallen.

• Ingår halvdagskonferens i ramavtal?
  Svar:

  Ja. Det går att avropa genom särskild fördelningsnyckel och uträkningsmallen.

• Om avropsberättigad vill starta konferensen med lunch dag 1 och avsluta innan lunch dag 2, täcker helpensionspaketet detta?
  Svar:

  Nej, rekommendation till avropsberättigad att avropa två halvdagar med tilläggstjänster enligt särskild fördelningsnyckel och uträkningsmallen.

• Vilka sittningsformer är obligatoriska enligt ramavtal?
  Svar:

  Vid 5-60 deltagare: Skolsittning upp till och med 40 pers, Biosittning upp till och med 60 pers. Vid 61-150 deltagare: Skolsittning upp till och med 80 pers, Biosittning upp till och med 150 pers. Avropsberättigad har rätt att avropa en annan typ av sittning, pristillägg kan förekomma enligt "Priser tilläggstjänster" eller genom  prislista i "Uträkningsmallen".

• Vilka möjligheter finns att frångå rangordningen?
  Svar:

    Se ramavtal p. 1.9 Metod för Avrop och tilldelning av Kontrakt.

• Om avbokning sker av ett visst antal deltagare, vilka villkor gäller då?
  Svar:

  Avbokningvillkoren baseras inte på antalet deltagare utan den procentuella andelen av det totala avtalade konferenspriset som ska avbokas. Ju högre andel som ska avbokas desto tidigare måste avbokning ske för att avropsberättigad inte ska bli debiterad. Samtliga villkor finns under Avropsstöd och "Avbokningsregler".

• Vilket pris gäller i samband med prisjustering?
  Svar:

  De publicerade priserna på avropa.se gäller vid avropstillfället, även för de konferenser som genomförs efter en eventuell prisjustering. Vid avrop från Stora konferenser, genom en FKU, kan inte ramavtalsleverantören ändra sitt ursprungliga priserbjudande på grund av en prisjustering, utan är bunden till sin ordinarie offert tills det att giltighetstiden för offerten går ut.

• Kan avropsberättigad kräva att ramavtalsleverantören ska skicka fakturor till alla deltagare eller olika kostnadsställe i stället för en faktura för hela konferensen till beställande organisation?
  Svar:

  Det kan ej krävas i Dagkonferens och Helpension där samtliga villkor är fastställda. Vid Stora konferenser i en förnyad konkurrensutsättning kan avropsberättigad i avropet begära detta. Ramavtalsleverantören kan i sitt avropssvar acceptera kravet och eventuellt ta betalt för tjänsten.

• Kan Ramavtalsleverantörerna specificera inköpta tjänster i en bilaga till E-fakturan?
  Svar:

  Ja, specifikation kan begäras och den kan lämnas i pdf-format om inte avropsberättigad begär annat format.

Stora konferenser

• Om det endast finns en upphandlad anläggning inom aktuellt geografiskt område måste en förnyad konkurrensutsättning genomföras?
  Svar:

  Nej, avropsförfrågan kan skickat direkt till upphandlad leverantör. Takpriser och villkor enligt ramavtal gäller.

• Ramavtalsleverantörerna har takpriser i Stora konferenser för mer regelbundna behov (lokal, fika, varm måltid). Kan priserna variera beroende på vilken dag/vilka dagar som efterfrågas?
  Svar:

  Ja. Priserna som offereras kan variera så länge de inte överstiger takpriserna.

• Om avropsberättigad känner till kapaciteten för respektive anläggning och genom detta drar slutsatsen att en eller flera anläggningar inte klarar kapacitetskravet, ska en FKU ändå skickas till samtliga ramavtalsleverantörer inom vald kommun/kommundel?
  Svar:

  Ja, FKU skickas till samtliga inom vald kommun/kommundel. De ramavtalsleverantörer som svarar att de inte klarar kapacitetskraven skall inte utvärderas.

• Om avbokning sker av ett visst antal deltagare, vilka villkor gäller då?
  Svar:

  Avbokningvillkoren baseras inte på antalet deltagare utan den procentuella andelen av det totala avtalade konferenspriset som ska avbokas. Ju högre andel som ska avbokas desto tidigare måste avbokning ske för att avropsberättigad inte ska bli debiterad. Samtliga villkor finns under Avropsstöd och "Avbokningsregler".

• Om avbokning sker i flera steg, vilket deltagarantal ska avbokningsvillkoren utgå ifrån?
  Svar:

  Avbokningsvillkoren utgår från behov vid ursprungligt avrop.

• Om avropsberättigad känner till kapaciteten för respektive anläggning och genom detta drar slutsatsen att en eller flera anläggningar inte klarar kapacitetskravet, ska en FKU ändå skickas till samtliga ramavtalsleverantörer inom vald kommun/kommundel?
  Svar:

  Ja, FKU skickas till samtliga inom vald kommun/kommundel. De ramavtalsleverantörer som svarar att de inte klarar kapacitetskraven skall inte utvärderas.

• Om avropsberättigad vill ha logi vid en stor konferens (över 150 pers.), vilken kategori gäller då?
  Svar:

  Stora konferenser. Logi efterfrågas i den förnyade konkurensutsättningen och de ramavtalsleverantörer som inte kan erbjuda logi kan inte bli tilldelade kontrakt.

• Kan Ramavtalsleverantörerna specificera inköpta tjänster i en bilaga till E-fakturan?
  Svar:

  Ja, specifikation kan begäras och den kan lämnas i pdf-format om inte avropsberättigad begär annat format.

• Vilket pris gäller i samband med prisjustering?
  Svar:

  De publicerade priserna på avropa.se gäller vid avropstillfället, även för de konferenser som genomförs efter en eventuell prisjustering. Vid avrop från Stora konferenser, genom en FKU, kan inte ramavtalsleverantören ändra sitt ursprungliga priserbjudande på grund av en prisjustering, utan är bunden till sin ordinarie offert tills det att giltighetstiden för offerten går ut.

• Kan en tredje part, till exempel en resebyrå eller ett bokningsbolag genomföra avrop i avropsberättigades ställe?
  Svar:

  Ja. Samtliga villkor enligt ramavtal gäller fortsatt. Viktigt att tredje part meddelar ramavtalsleverantörerna vem som är slutkund/att man gör bokning för avropsberättigad. Provision får inte begäras.