Skanningtjänst (leverantörsfakturor)

Avrop

• Vi är en myndighet som har behov av ett säkerhetsskyddsavtal. Kan vi avropa Skanningtjänsten?
  Svar:

  Det är möjligt att vid avrop tillföra obligatoriska villkor om till exempel Säkerhetsskyddsavtal. Se vidare Ramavtalsbilaga 6, Avropsförfarande.

• Hur länge är det möjligt att avropa på ramavtalet för Skanningtjänst?
  Svar:

  Ramavtalet är giltigt fram till och med 2021-06-18. Kontrakt måste tilldelas innan ramavtalet löper ut och kan gälla som längst till och med 2023-06-30.

Införande

• Behöver vi blanda in någon annan systemleverantör när vi inför Skanningtjänsten?
  Svar:

  Ja, ni bekostar och ansvarar själva för att leverantören det system eller den tjänst som ska ta emot de skannade och tolkade leverantörsfakturorna (EFH-systemet) medverkar i införandet av Skanningtjänsten. Överföringsformatet är standardiserat men det behövs alltid tester för att säkerställa att allt fungerar som det ska.

Priser

• Vilka priser gäller för återsändning av fysisk post till myndigheten?
  Svar:

  Prislistan saknar takpris för återsändningen, leverantören av Skanningtjänsten fakturerar sin självkostnad för portot.

• Var finns priserna för Skanningtjänsten?
  Svar:

  Priserna för Skanningjänsten finns under fliken Leverantör (Ramavtalsbilaga 2, Priser). Priserna finns också i mallen Priser i kontrakt under fliken Gemensamma dokument och rubriken Avropsstöd.

Servicenivåer

• Hur rätt kan vi förvänta oss att Skanningtjänsten tolkar informationen på fakturorna?
  Svar:

  Leverantören ska säkerställa att minst 99,5% av antalet skannande fakturor per månad levereras utan tolkningsfel, se Ramavtalsbilaga 5, Allmänna villkor Skanningtjänst, avsnitt 11.4.

Övrigt

• Vår avtalspart i kontraktet aviserar Force majeure, vad gör vi?
  Svar:

  1. Vad kan avtalsparten inte uppfylla och varför? Säkerställ att det finns en väldigt tydlig beskrivning av varför avtalsparten inte kan uppfylla enligt kontraktet, samt vilka åtaganden (delar) som inte kan uppfyllas.

  2. Vad kan avtalsparten ändå göra? Begär av parten en utredning om de sätt den fullgöra sina förpliktelser enligt kontraktet. Om det inte är möjligt, kontrollera om de kan göra något för att begränsa er skada med anledning av den uppkomna situationen. Det kan finnas möjlighet att avbeställa hela eller delar av uppdraget, se över om det finns någon typ av klausul i ramavtalet som kan nyttjas i den uppkomna situationen.

  3. Hur kan ni själva hantera situationen? Finns det tidsfrister och anmälningskrav med mera knutet till Force Majeure-klausulen?

  4. Föreligger Force Majeure? Avsnitt 15 i ramavtalet behandlar Force Majeure. Innebörden är i princip att situationer som kan utgöra Force Majeure är beror på lagbud, myndighetsåtgärd eller föreläggande, krigshändelse, strejk, lockout, blockad eller annan liknande händelse. Om avtalspart inte kan fullgöra sina åtaganden och det ligger utanför dennes kontroll utgör det en befrielsegrund från ansvar (skadestånd) och utförandet av åtaganden(a) ska flyttas fram till dess att hindret upphör och prestationen kan ske.

  Notera att det inte finns något skriftligt krav i ramavtalets force majeure-klausul att meddela motparten. Det följer dock sannolikt av den allmänna lojalitetsplikten i avtalsförhållanden att man bör informera motparten. Kammarkollegiet rekommenderar därför alltid att meddela parten snarast möjligt vid en situation som kan likställas med force majeure.

  Bara för att det finns en klausul behöver det inte innebära att den är tillämplig. En bedömning måste göras i det specifika enskilda fallet. Om det uppstår tvist ska denna i första hand avgöras genom förhandling mellan parterna, och i andra hand av svensk allmän domstol.

  5. När Force Majeure inte föreligger: Om Force Majeure-klausulen, eller annat villkor i avtalet, inte är tillämplig innebär ett meddelande om force majeure att parten begår ett avtalsbrott. Den skadelidande parten har då rätt till vite och skadestånd.

• Hur gör vi med arkiverade fakturor när ramavtalet inte är giltigt längre?
  Svar:

  Ramavtalets villkor, inklusive det ni avropat i fråga om arkivering, gäller så länge det finns giltiga kontrakt. Ni kan som längst förlänga era kontrakt till och med 2023-06-30.

• Hur gör vi med arkiverade fakturor när kontraktet inte kan förlängas längre?
  Svar:

  Pappersfakturor som har skannats och tolkats ligger kvar en tid i ett korttidsarkiv hos leverantören. Syftet är att de ska vara lätt tillgängliga för eventuell återsökning med mera. Om ni har avropat tjänsten för långtidsarkivering ansvarar leverantören för dem, samt gallrar enligt era instruktioner. Långtidsarkiveringen sker med stöd av en underleverantör.

  När kontraktet går ut avslutas leverantörens ansvar för långtidsarkiveringen och ni behöver själva ta hand om ert material. Fakturorna är arkiverade i kartonger (arkivboxar) som är märkta med kundens (ert) namn, kartongnummer och första och sista datum för skanning. Informationen på arkivboxarna gör att ni, med stöd av datumuppgifterna i ekonomisystemet, vet i vilken box en faktura är arkiverad. Den enskilda fakturan kan sedan identifieras med stämpelnumret. Kostnaden för återsändning av fakturorna till er vid kontraktets slut ingår i tjänsten.

  Ett alternativ till att ni själva tar hand om den fortsatta arkiveringen är att ni tecknar ett eget avtal med den underleverantör som ansvarar för arkiveringen i dag, om det är möjligt i enlighet med LOU och era interna riktlinjer för direktupphandling. I sådana fall bör ni till exempel säkerställa era möjligheter till återsökning och rutiner för gallring.

  Det är viktigt att ni i god tid innan kontraktet går ut har en dialog med leverantören om den fortsatta hanteringen av pappersfakturorna. Även om ni redan i samband med avropet har kommit överens med leverantören om hur ni ska göra är det alltid bra att stämma av den praktiska hanteringen när avslutet närmar sig, till exempel på vilket sätt fakturorna ska återsändas om det är det ni önskar. Det kan vara bra att fundera på om det finns fakturor som avser EU-projekt med särskilda krav på arkiveringstid.