Rekrytering av kontorspersonal

Frågor och svar om Rekrytering av kontorspersonal

Avrop

• Måste man välja junior eller senior konsult vid avrop av ett komplett rekryteringsuppdrag?

  Svar:

  Konsult ingår i leveransen av ett komplett rekryteringsuppdrag, ingen extra kostnad för konsult debiteras. Om myndigheten avropar en separat eller kompletterande tjänst, kan val av junior eller senior konsult göras.

• Kan man i samma avrop efterfråga två olika rekryteringsuppdrag, tex chefsrekrytering och spetskompetens?

  Svar:

  För att kunna avropa flera rekryteringar som ska genomföras, i ett och samma kontrakt, krävs att vissa förutsättningar är uppfyllda. Förutsättningarna är att de som ska rekryteras i så fall ska vara både inom samma delområde och samma riksområde samt att det även ska röra sig om ett specifikt rekryteringsbehov som ska genomföras under en viss tidsperiod. Med specifikt rekryteringsbehov avses att det vid den förnyade konkurrensutsättningen specificeras hur många som ska rekryteras, när i tiden och vilken tjänst det rör sig om.

• Om vi bara vill använda avtalet för delar av en rekryteringsprocess t.ex. om vi endast skulle vilja genomföra tester i samband med en rekrytering som vi själva genomför. Är det då möjligt att använda avtalet?

  Svar:

  Ja, en myndighet kan välja att endast avropa ett eller flera delmoment i rekryteringsprocessen och behöver inte avropa en hel rekryteringsprocess (se delmoment 6 i Rekryteringsprocessen). Avropet görs enligt avropsordning för rekryteringens delområde.

• Får ramavtalsleverantören offerera en senior kandidat även om en junior efterfrågas?

  Svar:

  Om avropsberättigad efterfrågar en junior rekryteringskonsult vid avrop kan ramavtalsleverantören välja att offerera en senior kandidat. Detta ger dock inte rätt att ta ut ett högre pris utan i så fall ska pris gälla motsvarande en junior konsult.

Krav

• Om man väljer använda någon parameter för krav i avropet blir detta tillägg kostnadsdrivande och ett påslag på det fasta priset?

  Svar:

  Om en parameter från Kravkatalogen används så är det inte kostnadsdrivande. Parametrarna är en möjlighet att specificera myndighetens behov och krav. Se Vägledningen 3.3 Kravställning.

Leverans

• Om leverantören inte hittar en kandidat - i vilket skede anses uppdraget avslutat?

  Svar:

  Eftersom varje uppdrag har olika förutsättningar krävs en dialog mellan ramavtalsleverantör och avropande myndighet avseende förväntningar och möjligheter i det specifika uppdraget. Parterna kan komma överens om hur länge uppdraget ska få fortgå utan att kandidat hittas och när i tid uppdraget avslutas.

• Om leverantören inte hittar en kandidat-behöver myndigheten ändå betala?

  Svar:

  Leverantören har haft kostnader under arbetet med framtagande av kandidat. De bör kompenseras efter att de styrkt arbetet och styrkt sina kostnader som utförts inom ramen för uppdraget.

Omfattning

• Vilka priser gäller och hur många tester ingår vid avrop av delmoment ”Genomförande av tester”?

  Svar:

  Pris för genomförande av tester är enligt vad som framgår per delområde enligt Prisbilagan (se även UD, 5.1.1 punkt 6). I alla priser för genomförande av test ingår test av maximalt tre kandidater med två tester per kandidat. Önskar avropsberättigad genomföra tester med fler än tre kandidater eller fler tester per kandidat debiteras detta per timme. Då gäller timpriserna enligt Prisbilagan för senior respektive junior konsult.

• Kan vi använda oss av ramavtalet och genom detta genomföra en förnyad konkurrensutsättning för att sedan teckna ett kontrakt på X år med en leverantör för ett återkommande behov?

  Svar:

  För att kunna avropa flera rekryteringar som ska genomföras, i ett och samma kontrakt, krävs att vissa förutsättningar är uppfyllda. Förutsättningarna är att de som ska rekryteras i så fall ska vara både inom samma delområde och samma riksområde samt att det även ska röra sig om ett specifikt rekryteringsbehov som ska genomföras under en viss tidsperiod. Med specifikt rekryteringsbehov avses att det vid den förnyade konkurrensutsättningen specificeras hur många som ska rekryteras, när i tiden och vilken tjänst det rör sig om.

  Att bara teckna ett generellt kontrakt eller leveransavtal över tid kan ses som ett ramavtal i ramavtalet vilket enligt praxis inte är tillåtet.

• Ramavtalsområdet omfattar inte annonseringstjänster. Annonseringstjänster finns att avropa från Kammarkollegiets ramavtal för mediebyråtjänster. Hur är annonseringstjänsterna och vad ingår i eventuella annonspaket som går att avropa?

  Svar:

  Mediebyråtjänster kan avropas på många olika sätt, det är upp till avropande myndigheter att utforma avrop av dessa tjänster. Kammarkollegiet har tecknat ramavtal för annonseringsverktyg och kampanjer, för mer information se: https://www.avropa.se/ramavtal/ramavtalsomraden/Ovriga-tjanster/mediebyratjanster/

• Gäller detta ramavtalsområde endast permanenta tillsättningar/rekryteringar eller omfattar den även interimstillsättningar?

  Svar:

  Ramavtalsområdet omfattar inte interimstillsättningar. För beskrivning av vad upphandlingen omfattar, se avsnitt 1.4.1 i upphandlingsdokumentet (förfrågningsunderlag).

Pris

• Om leverantören inte hittar en kandidat - behöver myndigheten ändå betala?

  Svar:

  Ramavtalsleverantören har haft kostnader under uppdraget. Ramavtalsleverantören bör därför kompenseras efter att den styrkt utförda moment och sina kostnader som utförts inom ramen för uppdraget.

• Kan man utvärdera på pris vid ett komplett rekryteringsuppdrag?

  Svar:

  Gällande komplett rekryteringsuppdrag sker leverantörernas prissättning fast utifrån den rekryterades slutlön (månadslön) multiplicerat med en i förväg fastställd faktor för respektive personalkategori.
  Inga avvikelser kan ske för denna prissättning. För att få ett estimerat pris i avropssvaret, för ett rekryteringsuppdrag med fasta priser, rekommenderas att avropande myndighet i avropsförfrågan anger en estimerad slutlön för den kandidat som rekryteras. Det slutliga priset kan fastställas först när slutlönen för den som ska rekryteras är beslutad.

  Vid avrop av tjänst med endast fasta priser kan inte utvärdering ske på pris.
  Om inga egna utvärderingskrav har lagts till och alla har samma pris kan särskiljning för tilldelning ske genom exempelvis lottning.

  Utvärdering på pris kan göras vid avrop av tilläggstjänster som ej har fast pris enl. ramavtalet.
  Tilläggstjänsterna, för vilka utvärdering på pris kan göras, är Second opinion, Search och Bakgrundskontroll och leverantörer erbjuder sitt pris via avropssvar genom förnyad konkurrensutsättning.
  Sammanfattningsvis kan prisutvärdering inte ske på komplett rekryteringsuppdrag med fasta priser utan endast på de delar som ej har fast pris (tilläggstjänsterna).

• Hur fungerar det med betalning och fakturering om ramavtalsleverantör offererar minuspriser i sitt avropssvar?

  Svar:

  Ett avrop kan avse tjänst med fasta avtalade priser och/eller tilläggstjänst där pris för tilläggstjänst anges av ramavtalsleverantör vid förnyad konkurrensutsättning.

  Fasta priser får inte underskridas i avrop. Att underskrida fast avtalade priser enligt ramavtalet kan utgöra avtalsbrott.

  Fakturering ska ske enligt Allmänna villkor eller enligt överenskommelse mellan ramavtalsleverantören och avropande myndighet.

• Får ramavtalsleverantörerna prissätta med noll- eller minuspriser vid förnyad konkurrensutsättning?

  Svar:

  Det finns inget i ramavtalet som reglerar hur ramavtalsleverantör får prissätta tilläggstjänster vid en förnyad konkurrensutsättning, dvs. för de tjänster som inte har fasta avtalade priser enligt ramavtalet.

  Tycker en avropande myndighet att ett avropssvar är onormalt lågt prissatt är den enligt 16 kap. 7 § LOU skyldig att begära att leverantör ska förklara det låga priset. Om den avropande myndigheten accepterar ett onormalt lågt pris efter begärd förklaring är det extra viktigt att följa upp leveransen så att den överensstämmer med både kontraktet och ramavtalets villkor.

  Ramavtalet innehåller åtgärder att vidta om ramavtalsleverantör frångår kravuppfyllelsen om leverans. Kammarkollegiet behöver därför få information om onormalt låga anbud leder till, eller visar tendenser till, oregelbundenhet eller leveranser som strider mot ramavtalet.

• Får leverantören sänka pris på fasta kostnader vid en FKU?

  Svar:

  Fasta priser kan inte sänkas i en förnyad konkurrensutsättning, priset för övriga tjänster vilka inte har fasta priser, bestäms däremot helt och hållet vid den förnyade konkurrensutsättningen.