Statens inköpscentrals behandling av personuppgifter
Statens inköpscentral vid Kammarkollegiet ingår statliga ramavtal för varor och tjänster. Inom IT och telekom omfattar uppdraget hela den offentliga förvaltningen, inklusive kommuner och regioner.
I uppdragets tre faser – förstudie, upphandling och förvaltning – behandlas personuppgifter i olika omfattning. Behandlingen sker med stöd av ett allmänt intresse enligt artikel 6.1 e i dataskyddsförordningen (GDPR), såvida inte annat anges specifikt.
Mottagare av uppgifterna kan vara:
- medarbetare och uppdragstagare vid Statens inköpscentral
- personuppgiftsbiträden
- externa konsulter
- enskilda som begär ut handlingar enligt offentlighetsprincipen.
Information om dina rättigheter som registrerad finns i Kammarkollegiets dataskyddspolicy.
Nedan följer mer detaljerad information.
Deltagare i referensgrupper
Vi behandlar personuppgifter om dig som deltar i en referensgrupp som representant för en myndighet eller annan avropsberättigad organisation.
Personuppgifter: namn och kontaktuppgifter.
Lagring och hantering: uppgifter sparas i Word- och Excelfiler på lokala hårddiskar och virtuella servrar under förstudietiden och viss tid därefter. I vissa fall behöver de bevaras för arkivändamål.
Deltagare i leverantörsmöten
Vi behandlar personuppgifter om dig som deltar som företrädare för aktuell eller potentiell leverantör.
Personuppgifter: namn och kontaktuppgifter.
Lagring och hantering: uppgifter sparas i Word- och Excelfiler på lokala hårddiskar och virtuella servrar under förstudietiden och viss tid därefter. I vissa fall behöver de bevaras för arkivändamål.
Företrädare för branschorganisation
Vi behandlar personuppgifter om dig som kontaktas inom ramen för en förstudie som representant för en branschorganisation.
Personuppgifter: namn och kontaktuppgifter.
Lagring och hantering: uppgifter sparas i Word- och Excelfiler på lokala hårddiskar och virtuella servrar under förstudietiden och viss tid därefter. I vissa fall behöver de bevaras för arkivändamål.
Konsult i förstudier
Vi behandlar personuppgifter om dig som anlitas som extern konsult i en förstudie.
Personuppgifter: namn och kontaktuppgifter.
Lagring och hantering: uppgifter sparas i Word- och Excelfiler på lokala hårddiskar och virtuella servrar under uppdragstiden och därefter så länge som krävs för redovisningsändamål. I vissa fall krävs bevarande för arkivändamål.
Företrädare för anbudsgivare
Vi behandlar personuppgifter om dig som är representant för en anbudsgivare.
Personuppgifter: namn och kontaktuppgifter.
Lagring och hantering: i Word-, PDF- och Exceldokument på lokala hårddiskar och virtuella servrar under upphandlingens gång och därefter för arkivändamål. Uppgifterna behandlas även i upphandlingsverktyget TendSign (Mercell Commerce AB är personuppgiftsbiträde).
Anställd hos anbudsgivare
Vi behandlar personuppgifter om dig när din kompetens åberopas i en upphandling.
Personuppgifter: namn och kontaktuppgifter, men fler uppgifter kan förekomma (till exempel i CV).
Lagring och hantering: i Word-, PDF- och Exceldokument på lokala hårddiskar och virtuella servrar under upphandlingen, eventuell överprövningstid och därefter för arkivändamål. Uppgifterna behandlas även i upphandlingsverktyget TendSign (Mercell Commerce AB är personuppgiftsbiträde).
Referent
Vi behandlar personuppgifter om dig som är referent åt en anbudsgivare för utfört uppdrag eller åberopad kompetens.
Personuppgifter: namn och kontaktuppgifter.
Lagring och hantering: i Word-, PDF- och Exceldokument på lokala hårddiskar och virtuella servrar under upphandlingen, eventuell överprövningstid och därefter för arkivändamål. Uppgifterna behandlas även i upphandlingsverktyget TendSign (Mercell Commerce AB är personuppgiftsbiträde).
Enskild näringsidkare (anbudsgivare eller åberopat företag)
Vi behandlar personuppgifter om dig som lämnar anbud eller som är representant för en anbudsgivare.
Personuppgifter: namn, kontaktuppgifter och personnummer (som organisationsnummer).
Lagring och hantering: i Word-, PDF- och Exceldokument på lokala hårddiskar och virtuella servrar under upphandlingen, eventuell överprövningstid och därefter för arkivändamål. Uppgifterna behandlas även i upphandlingsverktyget TendSign (Mercell Commerce AB är personuppgiftsbiträde).
Behörig företrädare för anbudsgivare
Vi behandlar personuppgifter om dig som är behörig företrädare för en anbudsgivare.
Personuppgifter: namn, kontaktuppgifter, personnummer och IP-adress.
Lagring och hantering: i Word- eller Exceldokument på lokala hårddiskar och virtuella servrar samt i avtalsdokument under upphandlingen, eventuell överprövningstid och därefter för arkivändamål. Uppgifterna behandlas även i upphandlingsverktyget TendSign (Mercell Commerce AB är personuppgiftsbiträde) och Addo Sign (twoday AS är personuppgiftsbiträde).
Konsult i upphandlingar
Vi behandlar personuppgifter om dig som extern konsult i en upphandling.
Personuppgifter: namn och kontaktuppgifter.
Lagring och hantering: i Word-, PDF- och Exceldokument på lokala hårddiskar och virtuella servrar under uppdragstiden och därefter för redovisningsändamål. Ibland sker behandling även för arkivändamål.
Enskild näringsidkare som ramavtalsleverantör eller åberopat företag
Vi behandlar personuppgifter om dig som har tecknat ramavtal eller som är representant för en ramavtalsleverantör.
Personuppgifter: namn, kontaktuppgifter och personnummer (organisationsnummer).
Lagring och hantering: i Word-, PDF- och Exceldokument på lokala hårddiskar och virtuella servrar så länge ramavtalet och kontrakt är i kraft samt därefter för arkivändamål. Uppgifterna publiceras även på avropa.se under avtalstiden och en efterföljande period under Utgångna ramavtal.
Huvudman, styrelseledamot eller revisor
Vi behandlar personuppgifter om dig som är huvudman, styrelseledamot eller revisor i ett företag som är ramavtalsleverantör.
Personuppgifter: namn och personnummer.
Lagring och hantering: uppgifterna läses in för att kontrollera kvalificeringskrav och uteslutningsgrunder, exempelvis via Creditsafe (biträde). Vid ärenden lagras dokument i PDF på interna servrar så länge som behövs och därefter för arkivändamål.
Kontaktperson hos ramavtalsleverantör
Vi behandlar personuppgifter om dig som kontaktperson hos en ramavtalsleverantör. Personuppgifter: namn och kontaktuppgifter.
Lagring och hantering: Word-, PDF- eller Exceldokument på lokala hårddiskar och virtuella servrar under ramavtalets giltighetstid och därefter för arkivändamål. Uppgifterna publiceras även på avropa.se under avtalstiden och en efterföljande period under Utgångna ramavtal.
Redovisningsskyldig
Vi behandlar personuppgifter om dig som ansvarar för kvartalsvis försäljningsredovisning.
Personuppgifter: namn, kontaktuppgifter, personnummer och IP-adress.
Lagring och hantering: i e-tjänsterna Behörighetsregistret och FREDO, samt i PDF-dokument på lokala hårddiskar och virtuella servrar. Behandling sker under ramavtalstiden och så länge det behövs för uppföljning.
Konsult vid revision av ramavtal
Vi behandlar personuppgifter om dig som anlitas som konsult för revision av ramavtal.
Personuppgifter: namn och kontaktuppgifter.
Lagring och hantering: i Word-, PDF- och Exceldokument på lokala hårddiskar och virtuella servrar under uppdragets längd och därefter för redovisning. Ibland sker behandling även för arkivändamål.
Prenumeranter på nyhetsbrev
Vi behandlar personuppgifter om dig som är prenumerant av vårt nyhetsbrev.
Personuppgifter: namn och e-postadress.
Rättslig grund: skriftligt samtycke.
Lagring och hantering: På interna servrar i nyhetsbrevs verktyget så länge prenumerationen gäller eller tills samtycket återkallas.
Deltagare i utbildningar och konferenser
Vi behandlar personuppgifter om dig som anmäler dig till våra konferenser eller utbildningar. Personuppgifter: namn, befattning/titel, organisation, e‑postadress och kostpreferens.
Lagring och hantering: i Word- eller Exceldokument på lokala hårddiskar och virtuella servrar så länge det behövs för administration, utskick av material och information till externa arrangörer. I vissa fall bevaras uppgifter för arkivändamål.