Stockholms län - Stockholm - Kommundel - 1 Norrmalm

Stora konferenser

Frågor och svar om Konferenser och möten

Dagkonferens

• Ska upphandlad resebyrå kunna boka konferens enligt ramavtal till avropsberättigad organisation?

  Svar:

  Det är kravställt i resebyråavtalen att upphandlad resebyrå ska kunna boka de rangordnade delområdena åt avropsberättigad. Vid stora konferenser genom FKU så genomför avropsberättigad avropet på egen hand.

• Om avropsberättigad har behov av tjänst som inte ingår i ramavtalet och som inte ingår i tilläggstjänsterna, vilket pris ska erbjudas och har jag rätt att gå vidare i rangordningen om högst rangordnad leverantör inte kan erbjuda tjänsten?

  Svar:

  Om leverantören kan erbjuda tjänsten, t ex middag eller hotellövernattning efter en dagkonferens, så får ordinarie priser erbjudas. Avropsberättigad har inte rätt att gå vidare i rangordningen om denna tjänst inte kan erbjudas eftersom som de extratjänster som inte finns listade under tilläggstjänster inte är upphandlade inom delområdet.

• Om bokningsbolag och resebyråer begär provisioner på det statliga avtalspriset. Får de göra det?

  Svar:

  Nej, ramavtalen är nettoavtal. Anläggningarna ska inte betala provisioner till en förmedlare. Viktigt att tredje part meddelar för leverantörerna att man gör bokning för avropsberättigad. En förmedelare får heller inte ta ut provision av en beställare om det inte finns en överenskommelse parterna emellan.

• Kan myndigheten kräva att ramavtalsleverantören ska skicka fakturor till alla deltagare eller olika kostnadsställe i stället för en faktura för hela konferensen till beställande myndighet?

  Svar:

  Kan ej krävas i de rangordnade delområdena där samtliga villkor är fastställda. Vid förnyad konkurrensutsättning kan myndigheten i avropet begära detta. Anläggningen kan i sitt avropssvar acceptera kravet och ev. ta betalt för tjänsten.

• Konferenslokalerna ska ha kapacitet för 50/75 personer i skolsittning. Samtidigt så ska anläggningen vara flexibel vad gäller möblering. Vad händer om myndigheten efterfrågar en lokal för 50/75 personer i öar t.ex.?

  Svar:

  Om en annan form av sittning kan genomföras i aktuell möteslokal ska detta ske kostnadsfritt efter beställarens önskemål. I det fall önskad sittningsform inte kan erbjudas på grund av brist på utrymme i avsedd möteslokal kan Ramavtalsleverantören och beställaren överenskomma om en annan möteslokal som erbjuds mot ett tillägg. I det fall biosittning eller liknande sittning efterfrågas kan Ramavtalsleverantören och beställaren överenskomma om en annan möteslokal mot en prisreduktion. Tillägg och reduktion av pris enligt ovan överenskommes skriftligen mellan parterna.

• Vad är skillnaden på kategori bas och plus i Helpension och Dagkonferens?

  Svar:

  Kategori Plus i Dagkonferens och Helpension har en omfattande kravspecifikation med flera och högre krav än bas på kapacitet, service, teknik och kvalitet. Utförlig kravspecifikation per kategori finns på avropa.se. Myndigheterna är fria att själva välja kategori vid varje avropstillfälle.

• Vad är skillnaden på respektive delområde?

  Svar:

  I vägledningen finns en tydlig beskrivning över respektive delområde, vilka huvudsakliga tjänster som ingår och vilken del som är aktuell per behov.

• Vilket pris gäller i samband med prisjustering?

  Svar:

  De publicerade priserna på avropa.se gäller vid avropstillfället, även för de konferenser som genomförs efter en eventuell prisjustering. Vid avrop från Stora konferenser, genom en FKU, kan inte leverantören ändra sitt ursprungliga priserbjudande p.g.a. av en prisjustering, utan är bunden till sin ordinarie offert tills det att giltighetstiden för offerten går ut.

Halvdag utan förtäring

• Ska upphandlad resebyrå kunna boka konferens enligt ramavtal till avropsberättigad organisation?

  Svar:

  Det är kravställt i resebyråavtalen att upphandlad resebyrå ska kunna boka de rangordnade delområdena åt avropsberättigad. Vid stora konferenser genom FKU så genomför avropsberättigad avropet på egen hand.

• Om avropsberättigad har behov av tjänst som inte ingår i ramavtalet och som inte ingår i tilläggstjänsterna, vilket pris ska erbjudas och har jag rätt att gå vidare i rangordningen om högst rangordnad leverantör inte kan erbjuda tjänsten?

  Svar:

  Om leverantören kan erbjuda tjänsten, t ex middag eller hotellövernattning efter en dagkonferens, så får ordinarie priser erbjudas. Avropsberättigad har inte rätt att gå vidare i rangordningen om denna tjänst inte kan erbjudas eftersom som de extratjänster som inte finns listade under tilläggstjänster inte är upphandlade inom delområdet.

• Kan myndigheten kräva att ramavtalsleverantören ska skicka fakturor till alla deltagare eller olika kostnadsställe i stället för en faktura för hela konferensen till beställande myndighet?

  Svar:

  Kan ej krävas i de rangordnade delområdena där samtliga villkor är fastställda. Vid förnyad konkurrensutsättning kan myndigheten i avropet begära detta. Anläggningen kan i sitt avropssvar acceptera kravet och ev. ta betalt för tjänsten.

• Om bokningsbolag och resebyråer begär provisioner på det statliga avtalspriset. Får de göra det?

  Svar:

  Nej, ramavtalen är nettoavtal. Anläggningarna ska inte betala provisioner till en förmedlare. Viktigt att tredje part meddelar för leverantörerna att man gör bokning för avropsberättigad. En förmedelare får heller inte ta ut provision av en beställare om det inte finns en överenskommelse parterna emellan.

• Om myndigheten önskar halvdag/heldag med förtäring, finns det upphandlat?

  Svar:

  Nej, i dessa kategorier ingår ingen förtäring.

• Vad är skillnaden på respektive delområde?

  Svar:

  I vägledningen finns en tydlig beskrivning över respektive delområde, vilka huvudsakliga tjänster som ingår och vilken del som är aktuell per behov.

Heldag utan förtäring

• Ska upphandlad resebyrå kunna boka konferens enligt ramavtal till avropsberättigad organisation?

  Svar:

  Det är kravställt i resebyråavtalen att upphandlad resebyrå ska kunna boka de rangordnade delområdena åt avropsberättigad. Vid stora konferenser genom FKU så genomför avropsberättigad avropet på egen hand.

• Om avropsberättigad har behov av tjänst som inte ingår i ramavtalet och som inte ingår i tilläggstjänsterna, vilket pris ska erbjudas och har jag rätt att gå vidare i rangordningen om högst rangordnad leverantör inte kan erbjuda tjänsten?

  Svar:

  Om leverantören kan erbjuda tjänsten, t ex middag eller hotellövernattning efter en dagkonferens, så får ordinarie priser erbjudas. Avropsberättigad har inte rätt att gå vidare i rangordningen om denna tjänst inte kan erbjudas eftersom som de extratjänster som inte finns listade under tilläggstjänster inte är upphandlade inom delområdet.

• Kan myndigheten kräva att ramavtalsleverantören ska skicka fakturor till alla deltagare eller olika kostnadsställe i stället för en faktura för hela konferensen till beställande myndighet?

  Svar:

  Kan ej krävas i de rangordnade delområdena där samtliga villkor är fastställda. Vid förnyad konkurrensutsättning kan myndigheten i avropet begära detta. Anläggningen kan i sitt avropssvar acceptera kravet och ev. ta betalt för tjänsten.

• Vilket pris gäller i samband med prisjustering?

  Svar:

  De publicerade priserna på avropa.se gäller vid avropstillfället, även för de konferenser som genomförs efter en eventuell prisjustering. Vid avrop från Stora konferenser, genom en FKU, kan inte leverantören ändra sitt ursprungliga priserbjudande p.g.a. av en prisjustering, utan är bunden till sin ordinarie offert tills det att giltighetstiden för offerten går ut.

• Om bokningsbolag och resebyråer begär provisioner på det statliga avtalspriset. Får de göra det?

  Svar:

  Nej, ramavtalen är nettoavtal. Anläggningarna ska inte betala provisioner till en förmedlare. Viktigt att tredje part meddelar för leverantörerna att man gör bokning för avropsberättigad. En förmedelare får heller inte ta ut provision av en beställare om det inte finns en överenskommelse parterna emellan.

• Om myndigheten önskar halvdag/heldag med förtäring, finns det upphandlat?

  Svar:

  Nej, i dessa kategorier ingår ingen förtäring. För konferens heldag med förtäring hänvisas till delområde "Dagkonferens".

• Vad är skillnaden på respektive delområde?

  Svar:

  I vägledningen finns en tydlig beskrivning över respektive delområde, vilka huvudsakliga tjänster som ingår och vilken del som är aktuell per behov.

Helpension

• Ska upphandlad resebyrå kunna boka konferens enligt ramavtal till avropsberättigad organisation?

  Svar:

  Det är kravställt i resebyråavtalen att upphandlad resebyrå ska kunna boka de rangordnade delområdena åt avropsberättigad. Vid stora konferenser genom FKU så genomför avropsberättigad avropet på egen hand.

• Om avropsberättigad har behov av tjänst som inte ingår i ramavtalet och som inte ingår i tilläggstjänsterna, vilket pris ska erbjudas och har jag rätt att gå vidare i rangordningen om högst rangordnad leverantör inte kan erbjuda tjänsten?

  Svar:

  Om leverantören kan erbjuda tjänsten, t ex middag eller hotellövernattning efter en dagkonferens, så får ordinarie priser erbjudas. Avropsberättigad har inte rätt att gå vidare i rangordningen om denna tjänst inte kan erbjudas eftersom som de extratjänster som inte finns listade under tilläggstjänster inte är upphandlade inom delområdet.

• Om myndigheten vill starta konferensen med lunch dag 1 och avsluta innan lunch dag 2, täcker helpensionspaketet detta?

  Svar:

  Ja, myndigheten väljer vilken måltid som ska inleda konferensen och ramavtalsleverantören har därmed inte rätt till att debitera extra för någon tjänst i detta fall.

• Vad är skillnaden på kategori bas och plus i Helpension och Dagkonferens?

  Svar:

  Kategori Plus i Dagkonferens och Helpension har en omfattande kravspecifikation med flera och högre krav än bas på kapacitet, service, teknik och kvalitet. Utförlig kravspecifikation per kategori finns på avropa.se. Myndigheterna är fria att själva välja kategori vid varje avropstillfälle.

• Kan myndigheten kräva att ramavtalsleverantören ska skicka fakturor till alla deltagare eller olika kostnadsställe i stället för en faktura för hela konferensen till beställande myndighet?

  Svar:

  Kan ej krävas i de rangordnade delområdena där samtliga villkor är fastställda. Vid förnyad konkurrensutsättning kan myndigheten i avropet begära detta. Anläggningen kan i sitt avropssvar acceptera kravet och ev. ta betalt för tjänsten.

• Vilket pris gäller i samband med prisjustering?

  Svar:

  De publicerade priserna på avropa.se gäller vid avropstillfället, även för de konferenser som genomförs efter en eventuell prisjustering. Vid avrop från Stora konferenser, genom en FKU, kan inte leverantören ändra sitt ursprungliga priserbjudande p.g.a. av en prisjustering, utan är bunden till sin ordinarie offert tills det att giltighetstiden för offerten går ut.

• Om bokningsbolag och resebyråer begär provisioner på det statliga avtalspriset. Får de göra det?

  Svar:

  Nej, ramavtalen är nettoavtal. Anläggningarna ska inte betala provisioner till en förmedlare. Viktigt att tredje part meddelar för leverantörerna att man gör bokning för avropsberättigad. En förmedelare får heller inte ta ut provision av en beställare om det inte finns en överenskommelse parterna emellan.

• Om Ramavtalsleverantören serverar 2- eller 3-rätters middag i ordinarie helpensionspaket, ska myndigheten ändå betala extra för de rätter som inte ingår i statliga avtalen för Helpension?

  Svar:

  Ramavtalsleverantören har rätt att ta betalt, enligt prislistan för extratjänster, för de rätter som inte ingår i upphandlad tjänst.

• Vad är skillnaden på respektive delområde?

  Svar:

  I vägledningen finns en tydlig beskrivning över respektive delområde, vilka huvudsakliga tjänster som ingår och vilken del som är aktuell per behov.

Stora konferenser

• Om myndigheten vill ha logi vid en stor konferens (över 150 pers.), vilken kategori gäller då?

  Svar:

  Stora konferenser. Logi efterfrågas i den förnyade konkurensutsättningen och de ramavtalsleverantören som inte kan erbjuda logi kan inte bli tilldelade kontrakt.

• Om myndigheten känner till kapaciteten för respektive anläggning och genom detta drar slutsatsen att en eller flera anläggningar inte klarar kapacitetskravet, ska en FKU ändå skickas till samtliga ramavtalsleverantörer inom vald kommun/kommundel?

  Svar:

  Ja, FKU skickas till samtliga inom vald kommun/kommundel. De ramavtalsleverantörer som svarar att de inte klarar kapacitetskraven skall inte utvärderas.

• Vilka obligatoriska krav ingår i Stora Konferenser?

  Svar:

  Det finns krav på förbättringsarbete gällande kvalitet, miljö och tillgängliget. Utöver detta, krav på ljudanläggning. I övrigt specificerar myndigheten de krav, enligt kravkatalogen (se vägledning), som behöver uppfyllas vid varje enskilt mötestillfälle.

• Kan myndigheten kräva att ramavtalsleverantören ska skicka fakturor till alla deltagare eller olika kostnadsställe i stället för en faktura för hela konferensen till beställande myndighet?

  Svar:

  Kan ej krävas i de rangordnade delområdena där samtliga villkor är fastställda. Vid förnyad konkurrensutsättning kan myndigheten i avropet begära detta. Anläggningen kan i sitt avropssvar acceptera kravet och ev. ta betalt för tjänsten.

• Vilket pris gäller i samband med prisjustering?

  Svar:

  De publicerade priserna på avropa.se gäller vid avropstillfället, även för de konferenser som genomförs efter en eventuell prisjustering. Vid avrop från Stora konferenser, genom en FKU, kan inte leverantören ändra sitt ursprungliga priserbjudande p.g.a. av en prisjustering, utan är bunden till sin ordinarie offert tills det att giltighetstiden för offerten går ut.

• Ramavtalsleverantörerna har takpriser för Stora konferenser för mer regelbundna behov (lokal, fika, lunch). Kan priserna variera beroende på vilken dag/vilka dagar som efterfrågas?

  Svar:

  Ja. Priserna som offereras kan variera så länge de inte överstiger takpriserna.

• Om bokningsbolag och resebyråer begär provisioner på det statliga avtalspriset. Får de göra det?

  Svar:

  Nej, ramavtalen är nettoavtal. Anläggningarna ska inte betala provisioner till en förmedlare. Viktigt att tredje part meddelar för leverantörerna att man gör bokning för avropsberättigad. En förmedelare får heller inte ta ut provision av en beställare om det inte finns en överenskommelse parterna emellan.

• Ska upphandlad resebyrå kunna boka konferens enligt ramavtal till avropsberättigad organisation?

  Svar:

  Det är kravställt i resebyråavtalen att upphandlad resebyrå ska kunna boka de rangordnade delområdena åt avropsberättigad. Vid stora konferenser genom FKU så genomför avropsberättigad avropet på egen hand.

• Vad är skillnaden på respektive delområde?

  Svar:

  I vägledningen finns en tydlig beskrivning över respektive delområde, vilka huvudsakliga tjänster som ingår och vilken del som är aktuell per behov.

Timdebitering

• Ska upphandlad resebyrå kunna boka konferens enligt ramavtal till avropsberättigad organisation?

  Svar:

  Det är kravställt i resebyråavtalen att upphandlad resebyrå ska kunna boka de rangordnade delområdena åt avropsberättigad. Vid stora konferenser genom FKU så genomför avropsberättigad avropet på egen hand.

• Om avropsberättigad har behov av tjänst som inte ingår i ramavtalet och som inte ingår i tilläggstjänsterna, vilket pris ska erbjudas och har jag rätt att gå vidare i rangordningen om högst rangordnad leverantör inte kan erbjuda tjänsten?

  Svar:

  Om leverantören kan erbjuda tjänsten, t ex middag eller hotellövernattning efter en dagkonferens, så får ordinarie priser erbjudas. Avropsberättigad har inte rätt att gå vidare i rangordningen om denna tjänst inte kan erbjudas eftersom som de extratjänster som inte finns listade under tilläggstjänster inte är upphandlade inom delområdet.

• Kan myndigheten kräva att ramavtalsleverantören ska skicka fakturor till alla deltagare eller olika kostnadsställe i stället för en faktura för hela konferensen till beställande myndighet?

  Svar:

  Kan ej krävas i de rangordnade delområdena där samtliga villkor är fastställda. Vid förnyad konkurrensutsättning kan myndigheten i avropet begära detta. Anläggningen kan i sitt avropssvar acceptera kravet och ev. ta betalt för tjänsten.

• Vilket pris gäller i samband med prisjustering?

  Svar:

  De publicerade priserna på avropa.se gäller vid avropstillfället, även för de konferenser som genomförs efter en eventuell prisjustering. Vid avrop från Stora konferenser, genom en FKU, kan inte leverantören ändra sitt ursprungliga priserbjudande p.g.a. av en prisjustering, utan är bunden till sin ordinarie offert tills det att giltighetstiden för offerten går ut.

• Om bokningsbolag och resebyråer begär provisioner på det statliga avtalspriset. Får de göra det?

  Svar:

  Nej, ramavtalen är nettoavtal. Anläggningarna ska inte betala provisioner till en förmedlare. Viktigt att tredje part meddelar för leverantörerna att man gör bokning för avropsberättigad. En förmedelare får heller inte ta ut provision av en beställare om det inte finns en överenskommelse parterna emellan.

• Vad är skillnaden på respektive delområde?

  Svar:

  I vägledningen finns en tydlig beskrivning över respektive delområde, vilka huvudsakliga tjänster som ingår och vilken del som är aktuell per behov.