Så genomför vi upphandlingar

Vårt arbete med ramavtal består av tre delar:

1. Förstudieprocessen
2. Upphandlingsprocessen
3. Förvaltningsprocessen

Vi ansvarar för ramavtalen under hela deras giltighetstid – och ibland även längre, om det finns aktiva kontrakt som bygger på avtalen. 

Inför upphandling – förstudieprocessen

Innan vi startar en upphandling gör vi en noggrann analys av området.

 Ramavtalen ska alltid utgå från myndigheternas behov. Om behovet är tillräckligt stort inleder vi en förstudie.

Under förstudien:

• Identifierar vi myndigheternas behov
• Kartlägger vi vad marknaden erbjuder
• Tar vi in synpunkter från myndigheter, branschorganisationer, leverantörer och andra intressenter

Vill du lämna synpunkter inför en möjlig upphandling? Kontakta ansvarig upphandlare och anmäl ditt intresse. Det är enklare att påverka innan upphandlingen har startat.

Förstudien avslutas med ett beslut om vi ska gå vidare med en upphandling eller inte.

Själva upphandlingen – upphandlingsprocessen

När vi har beslutat att genomföra en upphandling:

• Väljer vi vilket upphandlingsförfarande som ska användas. Oftast använder vi öppet eller selektivt förfarande enligt 6 kap. LOU.
• Tar vi fram upphandlingsdokumenten
• Gäller absolut sekretess för alla anbud fram till att tilldelningsbeslutet är fattat

Efter upphandlingen – förvaltningsprocessen

När ramavtalet är på plats:

• Ansvarar en ramavtalsförvaltare för information, stöd och uppföljning
• Genomför vi revisioner och kontroller för att säkerställa att leverantörerna följer avtalet
• Följer vi utvecklingen på marknaden, till exempel priser, konkurrens och trender 

Tidsaspekten

En offentlig upphandling tar ofta längre tid än ett inköp i privat sektor – särskilt större upphandlingar. Lagen ställer krav på vissa tidsfrister, och förstudien kan också ta tid.

Ramavtal får normalt löpa i upp till fyra år, men undantag kan förekomma. Läs mer i avsnitten om att bli eller vara ramavtalsleverantör.

Offentlighetsprincipen och sekretess

Under upphandlingen råder absolut sekretess. Det betyder att vi inte får avslöja vilka leverantörer som lämnat anbud eller vilka priser och villkor som erbjudits.

När tilldelningsbeslutet är fattat gäller offentlighetsprincipen. Då blir handlingarna offentliga och kan begäras ut. Vi gör alltid en sekretessprövning innan handlingar lämnas ut – till exempel om det finns risk att en leverantör eller det allmänna kan ta skada.

Du som lämnar anbud kan ange vilken information du tycker bör sekretessbeläggas. Vi gör dock alltid en egen bedömning i varje enskilt fall.