Hur arbetar vi med e-handel?

E-handel i ramavtalsupphandlingar

Villkoren för e-handel i Kammarkollegiets ramavtal utformas med utgångspunkt från aktuella varor och tjänster. Här följer några exempel:

• Det är vanligt att leverantören skickar en elektronisk katalog med avtalade produkter och priser till köparen. Köparen kontrollerar katalogen och läser in den i e-handelssystemet. Därefter kan behöriga användare hos köparen söka fram avtalade produkter och skicka order till leverantören.
• Ett alternativ till produktkatalog är att köparen via sitt e-handelssystem ansluter sig till leverantörens webbshop. Webbshopen behöver då innehålla en del som anpassats efter de priser och sortiment som gäller för den aktuella köparen (så kallad punch out). Att en enskild handläggare inom köparens organisation gör inköp i en leverantörs webbshop via ett individuellt inloggningskonto betraktas dock inte som e-handel.  
• Leverantören svarar (bekräftar) order. Om parterna har kommit överens om det aviserar leverantören även leveransen. Den elektroniska hanteringen kan även ge stöd för en samordning av varudistributionen till olika fysiska enheter.
• Köparen godkänner (kvitterar) leveransen i e-handelssystemet.
• Den elektroniska fakturan (e-fakturan) behöver alltid innehålla information, till exempel en orderreferens som gör att den kan kopplas till det underlag som finns i köparens e-handelssystem. Fakturan stäms automatiskt av mot beställning och leverans samt köparens leveransgodkännande och tidigare attester. Eventuellt behövs ytterligare kontroller och attester. Periodisk, återkommande fakturering med förutbestämda belopp eller beloppsintervall kan kontrolleras och hanteras med automatik i e-handelssystemet.

Kammarkollegiets processer

Kammarkollegiets arbete med ramavtal omfattar tre processer, förstudie- upphandlings- och förvaltningsprocessen. Ramavtalen förvaltas så länge de är giltiga och vid behov även så länge det finns giltiga kontrakt.

Förstudie

Förutsättningarna för att tillämpa e-handel varierar mellan olika ramavtalsområden och branscher. Leverantörer och upphandlande myndigheter blir involverade i de förstudier som Kammarkollegiet gör inför nya upphandlingar. Förstudier omfattar en utredning om hur e-handeln inom det aktuella området fungerar i dag och vilka önskemål som finns när det gäller utvecklingen av den. Resultatet av en förstudie är en grund för utformningen av villkor och krav i en upphandling.

Upphandling

Villkoren för e-handel i Kammarkollegiets upphandlingar anpassas till det aktuella ramavtalsområdet. Anbudsgivare kan vanligen svara upp mot e-handelsvillkoren på flera sätt, men den huvudsakliga inriktningen är att SFTI:s rekommendationer för standarder och kommunikationssätt ska tillämpas. Det finns dock upphandlande myndigheter som inte har kommit igång med e-handel i dag och av olika skäl kanske inte heller kommer att göra det framöver.

Förvaltning

Avtalsförvaltningen omfattar bland annat stöd vid avrop samt att såväl leverantörer som avropsberättigade myndigheter kan ställa frågor kring utformning och tillämpning av det aktuella ramavtalet. Förvaltningen innebär också att villkor och krav som ställts i upphandlingen följs upp på olika sätt.

Avropande myndigheter som vill tillämpa e-handel informerar om det och sina tekniska förutsättningar i avropet. Vid avrop genom förnyad konkurrensutsättning kan det finnas möjlighet till precisering av e-handeln enligt en kravkatalog.

Erfarenheter från förvaltningen av ramavtal ger en viktig information till kommande förstudier inom det aktuella området.