Vad innebär e-handel?

E-handel i offentlig sektor

I praktiken innebär e-handel att köparen tar emot och skickar standardiserade elektroniska affärsmeddelanden via sitt e-handelssystem. Det kan till exempel handla om produktkataloger, order, ordersvar, leveransaviseringar och fakturor. Leverantören kan oftast svara upp mot e-handelsvillkoren i ramavtalet på olika sätt, till exempel genom att skicka och ta emot standardiserade affärsmeddelanden via sin egen systemlösning eller genom manuell hantering i ett webbgränssnitt hos köparen (leverantörsportal). Andra alternativ kan vara att registrera en produktkatalog i ett kalkylark som efter en viss bearbetning kan läsas in i e-handelstjänsten och ta emot order i e-postformat via e-handeltjänsten. 

Styrande dokument

Lagar, förordningar och föreskrifter

Avropande myndigheter och enheter samt deras leverantörer av varor och tjänster behöver kunna uppfylla de krav på e-faktura och elektroniska beställningar som finns i lagar, förordningar och föreskrifter. Kraven framgår i huvudsak av förordning (2003:770) om statliga myndigheters elektroniska informationsutbyte, 21f § förordningen (2000:606) om myndigheters bokföring, lagen om e-faktura vid offentlig upphandling (2018:1277) samt aktuella föreskrifter. I korthet finns följande krav:

Leverantörer till den offentliga sektorn

• Elektroniska fakturor - Från den 1 april 2019 är det lag på att alla inköp i offentlig sektor ska faktureras med elektronisk faktura (e-faktura) enligt en europeisk standard, om inte annan standard överenskommits. DIGG och SFTI rekommenderar att fakturastandarden Peppol BIS Billing 3 används för att leva upp till lagens krav. Lagkravet gäller för alla offentliga upphandlingar som har påbörjats efter den 1 april 2019, inklusive direktupphandlingar. Offentliga upphandlingar som påbörjats innan detta datum omfattas inte retroaktivt av lagen.

Upphandlande myndigheter och enheter i den offentliga sektorn

• Elektroniska fakturor - Från den 1 april 2019 är det lag på att alla upphandlande myndigheter och enheter inom myndigheter, kommuner och regioner måste kunna ta emot e-fakturor enligt en europeisk standard. De måste också vara registrerade i Peppol-nätverket som fakturamottagare.

Statliga myndigheter

• Elektroniska fakturor – Utöver kraven på att kunna ta emot e-fakturor enligt en europeisk standard via Peppol-nätverket ska en statlig myndighet som fakturerar en annan statlig myndighet skicka e-faktura.
• Elektroniska beställningar – De flesta statliga myndigheter med 50 anställda eller mer ska hantera sina utgående beställningar av varor och tjänster elektroniskt.
• Standarder – Statliga myndigheter ska kunna e-handla enligt SFTI:s gällande rekommendationer avseende standarder.
• Leverantörsportal – Statliga myndigheter ska kunna tillhandahålla en leverantörsportal där leverantörer av varor och tjänster manuellt kan registrera fakturor med mera och på så sätt uppfylla lagkravet på e-faktura samt eventuella e-handelsvillkor i upphandlingar.

Nationella upphandlingsstrategin

Enligt punkt 2 i Nationella upphandlingsstrategin ska användningen av befintliga och nya elektroniska verktyg öka för att utveckla, effektivisera och kvalitetssäkra den offentliga upphandlingen och den efterföljande beställningsprocessen. E-handel handlar om den elektroniska hanteringen av beställningsprocessen. En ökad användning av elektroniska verktyg inom upphandlingsområdet kan också ge statistik som underlag för bättre affärer i kommande upphandlingar.