Frågor och svar om Arbetsplats och förvaring
Avrop
-
Ska ramavtalsleverantörerna ge ett totalpris för vara/varor inkluderande avropande tjänster i sitt avropssvar?
Svar:
Enligt ramavtalet ska tjänster offereras separat vilket också torde betyda att ramavtalsleverantörerna ska/kan ge ett separat pris för de tjänster som inte ingår i priset, som t.ex. fast montering, mätning och utplacering på angiven plats.
Tänk på att vara tydlig vilka tjänster som avropas. Det är viktigt att ge all information som är nödvändig för att ramavtalsleverantörerna ska kunna utföra tjänsten enligt ert avrop. I många fall kan inte ramavtalsleverantörerna ange ett pris för tjänsterna innan tjänsten ska utföras p.g.a. att avropande myndighet varit otydlig eller inte skapat förutsättningar för ramavtalsleverantörerna att utföra tjänsten. I många fall kan ramavtalsleverantörerna bli tvungen att ta ut extra kostnad för tjänster som inte angivits i avropsförfrågan som t.ex. flytt av möbler så att den beställda tjänsten ska kunna utföras.
-
Behöver jag kontrollera ramavtalsleverantörernas varor vid avropssvar?
Svar:
Ja, du bör kontrollera om ramavtalsleverantörerna har med varan i sin produktlista. Om varan inte finns med så ingår den inte i ramavtalet. I avropsförfrågan så kan ni med fördel be ramavtalsleverantörerna ange på vilken sida som varan kan hittas för att lättare kunna kontrollera avropssvaren.
-
Kompletteringsköp av tidigare anskaffade möbler, hur ser vi på det? Hur gör vi om vi har behov av att komplettera med möbler som inte längre finns med i någon av produktlistorna hos ramavtalsleverantörerna.
Svar:
Om varuvärdet inklusive tjänster understiger beloppsgränsen (se ”Vägledningen” eller delområdessidorna) kan ni utgå från de parametrar som finns angivna i t.ex. vägledningen eller i snabbguiden för att göra avrop enligt särskild fördelningsnyckel. En av parametrarna som finns angivna är ”varans anpassning till befintliga möbler och inredning”.
Ni kontaktar den ramavtalsleverantör som bäst motsvarar de krav och önskemål ni har och gör en beställning. Tänk på att flera ramavtalsleverantörer kan erbjuda samma vara. Det finns ingen rangordning mellan ramavtalsleverantörerna men ni torde ju i sådana fall vända er till den ramavtalsleverantör som erbjuder lägst pris som presenteras i produktlistorna.
För varu- och tjänstevärde över beloppsgränsen så råder förnyad konkurrens. Ett krav på att ”varans anpassning till befintliga möbler och inredning” ska kunna uppfyllas gäller även vid förnyad konkurrensutsättning.
Om inte varan längre finns med i ramavtalsleverantörernas utbud inom ramavtalen så måste en egen upphandling göras. Det kan finnas flera anledningar till att en vara inte längre finns med i utbudet, t.ex. att varan utgått eller att varan inte längre har en godkänd provning enligt de krav Statens inköpscentral hade i ramavtalsupphandlingen. Det kan också vara så att möbeln är en nyhet och att ramavtalsleverantören ännu inte hunnit prova möbeln på ett provningsinstitut.
-
Går det inte att avropa hela sitt behov av möbler i ett och samma avrop?
Svar:
Nej, detta är inte möjligt då avrop görs per delområde. Överprövningsrisken har varit stor då Kammarkollegiet tidigare upphandlat sådana ramavtal. Dessutom gynnas inte små, nischade, leverantörer om delområdena tas bort.
-
Om vi vill avropa t.ex. en möbel av ett visst varumärke hur gör vi då?
Svar:
Om varuvärdet inklusive tjänster understiger beloppsgränsen ska avrop göras enligt särskild fördelningsnyckel. Ni kontaktar den ramavtalsleverantör som bäst motsvarar de önskemål ni har och gör en beställning. Tänk på att flera ramavtalsleverantörer kan erbjuda samma möbel. Det finns ingen rangordning mellan ramavtalsleverantörerna men ni torde ju i sådana fall vända er till den ramavtalsleverantör som erbjuder varan till lägst pris. Om varuvärdet inklusive tjänster överstiger beloppsgränsen så måste en förnyad konkurrens göras. Även vid detta förfarande finns möjlighet att ställa krav på att möbeln ska överensstämma med tidigare anskaffad möbel. För att förtydliga i avropet kan man ju förslagsvis beskriva att man redan har möbeln och vill komplettera med likadana.
Avropsordning
-
Kan vi göra en förnyad konkurrensutsättning om det uppskattade värdet för varorna och tjänsterna understiger beloppsgränsen?
Svar:
Nej. Då råder avropsformen särskild fördelningsnyckel
-
Är ramavtalen rangordnade? Vilken ramavtalsleverantör ska man vända sig till i första hand.
Svar:
Ramavtalen har avropsformerna särskild fördelningsnyckel respektive förnyad konkurrensutsättning. Det finns ingen rangordning mellan ramavtalsleverantörerna. Den ramavtalsleverantör som bäst kan erbjuda önskat behov till lägst pris, presenterade i produktlistorna, torde kontaktas om värdet understiger beloppsgräns (se vidare i ”Vägledningen”).
-
Kan man skicka en avropsförfrågan till samtliga ramavtalsleverantörer även vid avropsformen särskild fördelningsnyckel?
Svar:
Syftet med avropsformen är att man själv kontrollerar priser på de varor man har behov av. Detta görs i de produktlistor som finns under respektive ramavtalsleverantör. Efter detta förfarande kan en enkel beställning skickas till den utvalda ramavtalsleverantören som kan leverera önskat behov till förslagsvis lägsta pris. Tänk på att flera ramavtalsleverantörer kan erbjuda samma vara. Det finns ingen rangordning mellan ramavtalsleverantörerna men ni torde i sådana fall vända er till den ramavtalsleverantör som erbjuder lägst pris. Se gärna ”Sökhjälp” för att lättare hitta önskat behov.
Omfattning
-
Varför är det så många delområden inom Möbler och inredning?
Svar:
Fler delområden har gett fler leverantörer möjligheten att lämna anbud i ramavtalsupphandlingen. Detta medför ofta att ett större utbud av varor är möjliga att avropa.
-
Finns det entrémattor och service av dessa att avropa inom Textila mattor?
Svar:
Nej, det finns inga ramavtal för entrémattor och service av dessa.
-
Kan man avropa varor som inte finns med i produktlistorna?
Svar:
Det är bara varor som finns presenterade i ramavtalsleverantörernas produktlistor som är möjliga att avropa. Dessa varor ska uppfylla de obligatoriska krav som ställts i upphandlingen (ev. undantag för s.k. tillbehör). Vid anpassning av en vara, t.ex. annat mått eller ej ordinarie kulör på lack behöver inte själva anpassningen finnas beskriven och prissatt i produktlistan. Dock måste varan (möbelserien) finnas beskriven.
-
Går det att avropa Hörsalsmöbler inom något delområde?
Svar:
Nej, det finns inget delområde där det går att avropa hörssalsstolar. Talarstolar eller annan inredning kan i viss mån avropas inom delområde Arbetsplats och förvaring eller Skrivtavlor och AV-inredning.
-
Var kan jag hitta hyllor till ett bibliotek?
Svar:
Detta går att avropa inom delområde Arbetsplats och förvaring. Eventuellt kan vissa andra varor gå att avropa inom andra delområden.
-
Kan man avropa specialsnickerier, t.ex. en platsbyggd receptionsdisk eller hylla?
Svar:
Det är inte möjligt att avropa den typen av tjänst. Dock går det att kundanpassa delar av det sortiment som erbjuds inom ramavtalen. Det går t.ex. att avropa "udda" format på bord eller en linoleumförsedd skrivbordsskiva. Detta kan man läsa mer om i Vägledningen under avsnitt 2.3.
-
Finns det möjlighet att avropa Inredningsarkitekttjänster inom de statliga ramavtalen?
Svar:
Nej, det finns inga ramavtal som omfattar dessa tjänster.
Tjänst
-
Vilka tjänster ingår i priset vid leverans av en vara?
Svar:
Ramavtalsleverantörerna ska enligt ramavtalet leverera varan och ställa varan innanför er entré (varumottagning eller liknande). Om inte utplacering till angiven plats avropats (innebär en extra kostnad) ska ramavtalsleverantörerna montera varan i funktionsdugligt skick i entrén. Monteringen ingår i priset. Se vidare text i Allmänna villkor kapitel 20.10.
-
Kan man avropa att få en skrivtavla uppsatt på vägg?
Svar:
Ja, det är fullt möjligt, mot en kostnad. Montering i vägg, golv eller tak ingår inte i priset för varan.
-
Hur gör vi om vi vill avropa varurelaterade tjänster, kopplade till varorna, enligt vad som finns angivet i ramavtalet? Vi kan inte se att det finns priser för tjänster angivna i produktlistorna?
Svar:
Om det uppskattade värdet för varorna och tjänsterna understiger beloppsgränsen kontaktas den ramavtalsleverantör som bäst kan tillgodose ert behov utifrån de parametrar som finns i t.ex. vägledningen eller snabbguiden. Ni gör då ett avrop enligt särskild fördelningsnyckel. Om priset är svårt att bedöma för tjänster så kan man eventuellt ställa en prisfråga innan avropet. Frågan bör då ställas till samtliga ramavtalsleverantörer. Vid avrop genom förnyad konkurrensutsättning för ett värde över beloppsgränsen ska ramavtalsleverantörerna prissätta tjänsterna i sitt avropssvar utifrån de krav ni ställt.
Vara