Arbetsplats och förvaring

Frågor och svar om Arbetsplats och förvaring

Avrop

• Om vi vill avropa t.ex. en möbel av ett visst varumärke hur gör vi då?

  Svar:

  Om varuvärdet inklusive tjänster understiger beloppsgränsen ska avrop göras enligt särskild fördelningsnyckel. Ni kontaktar den ramavtalsleverantör som bäst motsvarar de önskemål ni har och gör en beställning. Tänk på att flera ramavtalsleverantörer kan erbjuda samma möbel. Det finns ingen rangordning mellan ramavtalsleverantörerna men ni torde ju i sådana fall vända er till den ramavtalsleverantör som erbjuder varan till lägst pris.

  Om varuvärdet inklusive tjänster överstiger beloppsgränsen så måste en förnyad konkurrens göras. Även vid detta förfarande finns möjlighet att ställa krav på att möbeln ska överensstämma med tidigare anskaffad möbel. För att förtydliga i avropet kan man ju förslagsvis beskriva att man redan har möbeln och vill komplettera med likadan.

• Behöver jag kontrollera ramavtalsleverantörernas varor vid avropssvar?

  Svar:

  Ja, du bör kontrollera om ramavtalsleverantörerna har med varan i sin produktlista. Om varan inte finns med så ingår den inte i ramavtalet. I avropsförfrågan så kan ni med fördel be ramavtalsleverantörerna ange på vilken sida som varan kan hittas för att lättare kunna kontrollera avropssvaren.

• Går det inte att avropa hela sitt behov av möbler i ett och samma avrop?

  Svar:

  Nej, detta är inte möjligt då avrop görs per delområde. Överprövningsrisken har varit stor då Kammarkollegiet tidigare upphandlat sådana ramavtal. Dessutom gynnas inte små, nischade, leverantörer om delområdena tas bort.

• Kompletteringsköp av tidigare anskaffade möbler, hur ser vi på det? Hur gör vi om vi har behov av att komplettera med möbler som inte längre finns med i någon av produktlistorna hos ramavtalsleverantörerna.

  Svar:

  Om varuvärdet inklusive tjänster understiger beloppsgränsen (se ”Vägledningen” eller delområdessidorna) kan ni utgå från de parametrar som finns angivna i t.ex. vägledningen eller i snabbguiden för att göra avrop enligt särskild fördelningsnyckel. En av parametrarna som finns angivna är ”varans anpassning till befintliga möbler och inredning”. 
  Ni kontaktar den ramavtalsleverantör som bäst motsvarar de krav och önskemål ni har och gör en beställning. Tänk på att flera ramavtalsleverantörer kan erbjuda samma vara. Det finns ingen rangordning mellan ramavtalsleverantörerna men ni torde ju i sådana fall vända er till den ramavtalsleverantör som erbjuder lägst pris som presenteras i produktlistorna. 
  För varu- och tjänstevärde över beloppsgränsen så råder förnyad konkurrens. Ett krav på att ”varans anpassning till befintliga möbler och inredning” ska kunna uppfyllas gäller även vid förnyad konkurrensutsättning. 
  Om inte varan längre finns med i ramavtalsleverantörernas utbud inom ramavtalen så måste en egen upphandling göras. Det kan finnas flera anledningar till att en vara inte längre finns med i utbudet, t.ex. att varan utgått eller att varan inte längre har en godkänd provning enligt de krav Statens inköpscentral hade i ramavtalsupphandlingen. Det kan också vara så att möbeln är en nyhet och att ramavtalsleverantören ännu inte hunnit prova möbeln på ett provningsinstitut.

Avropsordning

• Kan vi göra en förnyad konkurrensutsättning om det uppskattade värdet för varorna och tjänsterna understiger beloppsgränsen?

  Svar:

  Nej. Då råder avropsformen särskild fördelningsnyckel.

• Kan man skicka en avropsförfrågan till samtliga ramavtalsleverantörer även vid avropsformen särskild fördelningsnyckel?

  Svar:

  Syftet med avropsformen är att man själv kontrollerar priser på de varor man har behov av. Detta görs i de produktlistor som finns under respektive ramavtalsleverantör. Efter detta förfarande kan en enkel beställning skickas till den utvalda ramavtalsleverantören som kan leverera önskat behov till förslagsvis lägsta pris. Tänk på att flera ramavtalsleverantörer kan erbjuda samma vara.

  Det finns ingen rangordning mellan ramavtalsleverantörerna men ni torde i sådana fall vända er till den ramavtalsleverantör som erbjuder lägst pris. Vid mer komplexa avrop, med t.ex. flera tillkommande tjänster, så kan man självklart ställa frågan till flera ramavtalsleverantörer för att få hjälp med ett avrop. Se gärna ”Sökhjälp” för att lättare hitta önskat behov.

• Är ramavtalen rangordnade? Vilken ramavtalsleverantör ska man vända sig till i första hand.

  Svar:

  Ramavtalen har avropsformerna särskild fördelningsnyckel respektive förnyad konkurrensutsättning. Det finns ingen rangordning mellan ramavtalsleverantörerna. Den ramavtalsleverantör som bäst kan erbjuda önskat behov till lägst pris, presenterade i produktlistorna, torde kontaktas om värdet understiger beloppsgräns (se vidare i ”Vägledningen”). 

Omfattning

• Finns det entrémattor och service av dessa att avropa inom Textila mattor?

  Svar:

  Nej, det finns inga ramavtal för entrémattor och service av dessa.

• Finns det ergonomiska produkter inom Möbler och inredning

  Svar:

  Ja, inom delrområde Arbetsplats och förvaring, se stöddokument.

• Går det att avropa Hörsalsmöbler inom något delområde?

  Svar:

  Nej, det finns inget delområde där det går att avropa hörssalsstolar. Talarstolar eller annan inredning kan i viss mån avropas inom delområde Arbetsplats och förvaring eller Möten och paus.

• Finns det möjlighet att avropa Inredningsarkitekttjänster inom de statliga ramavtalen?

  Svar:

  Nej, det finns inga ramavtal som omfattar dessa tjänster.

• Kan man avropa specialsnickerier, t.ex. en platsbyggd receptionsdisk eller hylla

  Svar:

  Det är inte möjligt att avropa den typen av tjänst. Dock går det att kundanpassa delar av det sortiment som erbjuds inom ramavtalen. Det går t.ex. att avropa "udda" format på bord eller en linoleumförsedd skrivbordsskiva. Detta kan man läsa mer om i Vägledningen.

• Kan man avropa varor som inte finns med i produktlistorna?

  Svar:

  Det är bara varor som finns presenterade i ramavtalsleverantörernas produktlistor som är möjliga att avropa. Dessa varor ska uppfylla de obligatoriska krav som ställts i upphandlingen (vissa undantag för s.k. tillbehör). Vid anpassning av en vara, t.ex. annat mått eller ej ordinarie kulör på lack behöver inte själva anpassningen finnas beskriven och prissatt i produktlistan. Dock måste varan (möbelserien) finnas beskriven.

• Kan man hyra möbler?

  Svar:

  Ja men inte korttidshyra. Se ramavtalsområde Cirkulära möbelflöden.

• Var kan jag hitta hyllor till ett bibliotek?

  Svar:

  Detta går att avropa inom delområde Arbetsplats och förvaring. Eventuellt kan vissa andra varor gå att avropa inom andra delområden.

• Varför är det så många delområden inom Möbler och inredning?

  Svar:

  Fler delområden har gett fler leverantörer möjligheten att lämna anbud i ramavtalsupphandlingen. Detta medför ofta att ett större utbud av varor är möjliga att avropa.

Tjänst

• Kan man avropa att få en skrivtavla uppsatt på vägg?

  Svar:

  Ja, det är fullt möjligt, mot en kostnad. Montering i vägg, golv eller tak ingår inte i priset för varan.

• Vilka tjänster ingår i priset vid leverans av en vara?

  Svar:

  Ramavtalsleverantörerna ska enligt ramavtalet leverera varan och ställa varan innanför er entré (varumottagning eller liknande). Om inte utplacering till angiven plats avropats (innebär en extra kostnad) ska ramavtalsleverantörerna montera varan i funktionsdugligt skick i entrén. Monteringen ingår i priset. Se vidare text i Allmänna villkor. 

Vara

• Finns det projektionsdukar och projektorer att avropa?

  Svar:

  Om man vill avropa enbart projektionsdukar/skrivtavlor ska avrop ske från delområde Möten och paus. Om man har behov av både projektionsdukar/skrivtavlor och projektorer/bildskärmar ska avrop ske inom ”AV och distansmöten”. Inom ”AV och distansmöten” betraktas projektordukar/skrivtavlor som tillbehör till projektorer/bildskärmar.

  I princip gäller följande: Om myndigheten har behov av teknik ska avrop ske inom ”AV och distansmöten”. Se vidare under kategorin ”Teknisk utrustning”

• Vi har behov av en speciell arbetsstol som är utvald av en ergonom. Hur gör vi då?

  Svar:

  Varuvärdet inklusive tjänster understiger beloppsgränsen och därmed kan ni utgå från de parametrar som finns angivna i t.ex. vägledningen för att göra avrop enligt särskild fördelningsnyckel. Ni kontaktar den ramavtalsleverantör som bäst uppfyller det behov ni har och gör en beställning. Tänk på att flera ramavtalsleverantörer kan erbjuda samma utbud/stol. Det finns ingen rangordning mellan ramavtalsleverantörerna men ni torde ju i sådana fall vända er till den ramavtalsleverantör som erbjuder lägst pris som presenteras i produktlistorna.

• Det är svårt att hitta i alla produktlistor!

  Svar:

  Det finns/kommer att tas fram en ”Sökhjälp” som stöd. Den går att hitta på avropa under ”Avropsstöd”. Tyvärr har vi inte möjlighet att ta fram en fullständig sökhjälp per vara/artikel men typ av vara, varumärke och ramavtalsleverantörer som erbjuder varumärket går att hitta.